Yeni çalışanlar için başarılı bir işe alım sürecinin değeri küçümsenemez. Reklam, ajans ücretleri, geçmiş kontrolleri ve kendi personelinizin harcadığı zaman gibi tüm farklı faktörleri topladığınızda, Birleşik Krallık'ta işe alım başına ortalama maliyet, çalışan başına 3.000 £'dur.

Bu, hiçbir şirketin çöpe atmayı göze alabileceği türden bir yatırım değildir. Seçtiğiniz adayı belirlediğinizde, harcadığınız zaman, çaba ve paranın karşılığını iyi bir şekilde aldığınızdan emin olmak istersiniz. Bu getiri, ekibinize başarılı bir şekilde entegre olmalarından ve uzun ve başarılı bir kariyer boyunca olumlu, üretken bir katkı yapmalarından gelir.

İlk izlenimler hakkında ne derler biliriz. Mülakatta seçim sürecinde büyük fark yaratırlar. Ancak aynı şekilde, bir şirket olarak yeni işe başlayanlar üzerinde bıraktığınız izlenim, ne kadar çabuk uyum sağladıkları ve kendilerini ne kadar rahat hissettikleri konusunda büyük fark yaratabilir. Basitçe söylemek gerekirse, hoş karşılandığını ve istendiğini hisseden mutlu işe alımlar hızla entegre olur, hızlı bir şekilde hızlanır ve ekibinizin önemli bir parçası olmak için etrafta kalma olasılıkları daha yüksektir.

Öte yandan, yeni işverenleri hakkında kötü bir ilk izlenim edinen yeni işe alınanlar kendilerini asla evlerinde hissetmeyebilir ve işten ayrılma olasılıkları çok daha yüksektir. Yatırımınız boşa gider ve her şeye yeniden başlamak zorunda kalırsınız.

İşe alım sürecinin pek çok farklı bölümü vardır ve bunların tamamını Yeni Çalışan Başlangıç Kılavuzumuzdaokuyabilirsiniz. Ancak dediğimiz gibi, bu ilk izlenimler gerçekten önemlidir. Bir adaya teklif yaptığınız andan itibaren, işe yeni başlayan her kişiye hoş karşılandığını hissettirmeye ve onları şirket süreçlerine ve kültürüne alıştırmaya odaklanmalısınız.

İşte bu yüzden yeni çalışanınıza göndereceğiniz hoş geldiniz e-postası veya mektubu çok önemlidir. Bu, işe alım sürecinin geri kalanı için tonu belirler. Bu onların sizinle bir aday olarak değil, bir çalışan olarak ilk etkileşimleridir. Bu e-postanın tonu ve içeriği, ilişkinizin ileriye dönük seyrini belirlemede uzun bir yol kat eder.

Yeni bir çalışan karşılama e-postası ile ne elde etmek istiyorum?

Yeni başlayan bir kişiye gönderilen bir mektup veya e-posta aynı anda birkaç amaca hizmet edebilir. Her şeyden önce, yeni işe alınan kişiye resmi bir hoş geldiniz demek istersiniz. Bunun için sıcak, misafirperver ve samimi bir ton hedeflemelisiniz.

Aynı zamanda, tüm şirket adına resmi bir karşılama sunuyorsunuz. Üst düzey bir yönetici, İK müdürü, departman lideri veya en azından yeni işe başlayan kişinin bölüm müdürü adına gönderilmesi mantıklıdır. Daha geniş bir şirket adına yazdığınız için, arkadaş canlısı ama kibar biri olarak görünmek istersiniz. Aşırı gayri resmi veya 'geveze' şeylerden kaçının. Cana yakın ve misafirperver olmak ile ticari ve profesyonel olmak arasında bir denge kurmak istersiniz.

Hoş geldin mektubu, yeni işe başlayan kişiye önemli bilgileri iletmek için de bir fırsattır. Yeni bir ekibe katılma konusunda gergin olabileceklerini veya soracak çok sayıda soruları olabileceğini unutmayın. Hoş geldiniz e-postanız, ilk sözlerinden önce onları rahatlatmak için pek çok güvence ve yanıt sağlayabilir. Mektubunuzu mümkün olduğunca yararlı ve okuyucu dostu hale getirmeye çalışın. Önemli ayrıntıları açık ve öz bir şekilde ortaya koyun. Uzun paragrafları ayırın ve bilgilerin taranmasını ve sindirilmesini kolaylaştırmak için başlıklar ve madde işaretleri kullanın.

Neleri dahil etmeliyim?

Yeni bir başlangıç hoş geldiniz e-postasını aşağıdaki gibi üç ana bölüme ayırabilirsiniz.

Yeni çalışan için faydalı olacak bilgiler

Bunlar, yeni başlayanların ilk günlerine ve sonrasına hazırlanmalarına yardımcı olacak gerçek detaylardır. Listeyi temel unsurlarla sınırlı tutun - çok uzun bir liste göz korkutucu gelecektir. Ancak onların gerçekten işine yarayacak, bilinmesi gereken temel bilgiler şunları içerebilir:

• Başlangıç tarihi ve başlangıç saati
• Tesis bazında ise, nereye gidileceği ve kiminle görüşüleceğine ilişkin talimatlar. Gerekirse park yeri, güvenlik erişimi vb. ile ilgili bilgileri de ekleyin.
• Uzaktan çalışıyorlarsa, hangi yazılım platformlarını kullanacakları, o ilk sabah nasıl oturum açacakları vb. hakkında ayrıntılar. Hoş geldiniz e-postasında gönderilecek bağlantı ve oturum açma bilgileri için zamanında kullanıcı olarak ayarlanıp ayarlanamayacaklarını görmek üzere İK ve BT ekipleriniz arasında irtibat kurmalısınız.
• Yanlarında getirecekleri veya ilk gün işe başlatmak için hazır bulunduracakları kişisel belgeler, örneğin banka hesap bilgileri, pasaport, ülkede çalışma hakkı belgesi vb.
• Oryantasyon sürecinin neye benzeyeceğinin ana hatları, çalışanı ilk gün ve ilk hafta nelerin bekleyebileceği vb.
• Kilit kişiler hakkında bilgi (örneğin, bölüm müdürlerinin kim olacağı, böyle bir sisteminiz varsa mentorları), hangi departmanda çalışacakları vb.
• İşe yeni başlayan kişinin başlangıç tarihinden önce okuması ve/veya imzalaması gereken önemli belgeler. Bu, temel politikaları, eğitim belgelerini ve belki de iş sözleşmelerini içerebilir. Bunlar e-postaya ayrı dosyalar olarak eklenebilir.

Şirket, tarihi ve kültürü hakkında arka plan bilgileri

İyi işe alımcılar şirketiniz hakkında araştırma yapmış olacaktır. Çoğu çalışan, bir şirketin kendi değerlerine ve hedeflerine uygun olduğundan emin olmak ister.

Yine de, karşılama e-postanız boşlukları doldurmak için bir fırsattır. Yine, şirket geçmişini birkaç paragraftan fazla olmayacak şekilde özetleyerek kısa tutun. İyimser olun - bu, işe yeni başlayan bir kişiye güven vermek ve çalışılacak bir yer olarak sunduğunuz tüm harika şeyleri vurgulayarak neden ilk etapta şirketinize çalışmak için başvurmak istediklerini hatırlatmak için başka bir fırsattır.

Yeni işe başlayan kişiye sözleşme teklifini kabul ettiği için teşekkür edin ve onunla çalışmaktan ne kadar heyecan duyduğunuzu ifade edin

Son olarak, yeni bir çalışana hoş geldin e-postası göndermenin temel amaçlarından birine geri dönelim - bir bağ kurmak, hoş karşılandıklarını hissettirmek. İnsanlar sıcak, nazik ve açık olduklarında diğer insanlara olumlu tepki verirler.

İşe yeni başlayan kişiye en başından itibaren değerli olduğunu hissettirin; onu aranızda görmekten ne kadar memnun olduğunuzu, şirkete katılmayı seçtiği için teşekkür ettiğinizi ve bunun sizin için ne kadar heyecan verici olduğunu söyleyin. Bu, herhangi bir gerginliği onlar adına heyecana dönüştürmeye yardımcı olacaktır.

Kişisel bir dokunuş da ekleyin. Soruları olup olmadığını sorun ve varsa doğrudan size gelmelerini isteyin. Doğrudan telefon hattınızı ve e-postanızı belirtin. Bu, yeni başlayanlara insanlara değer veren ve yardım etmek isteyen bir şirkete katıldıkları izlenimini vererek güvence sağlamak için uzun bir yol kat edecektir.