Uzaktan Toplantıları Etkin Yürütmenin 10 Yöntemi

27.05.2021

Uzaktan Toplantıları Etkin Yürütmenin 10 Yöntemi

Evden de çalışsanız, ofisten de dünyanın dört bir yanındaki müşterileriniz ya da iş arkadaşlarınızla uzaktan toplantılar yapmanız olasıdır.   İster binadaki bir arkadaşınızla görüntülü görüşme yapıyor olun ister denizaşırı ortaklarınızla konferans, uzaktan yapılan toplantıların işinize yaramasını nasıl sağlayabileceğinizi anlamanız önemlidir. 

Daha fazla kişi evden çalışmayı benimsedikçe sanal ortamda yapılan toplantılar da bir norm hâline geldi.   Pek çok çalışan için bu bir fenomen hâline gelmiş olsa da etkinlik söz konusu olduğunda kimleri hâlâ çaresiz kalıyor.   Uzaktan verimli toplantılar yürüterek, hedeflerinize nasıl ulaşabileceğinize dair aşağıda bazı ipuçları verdik.

 

 

1. İş için en iyi çevrim içi toplantı aracı nedir?

Piyasada sayısız çevrim içi toplantı platformu var. Bunlardan en popüler oranları arasında Zoom, Skype, Microsoft Teams ve Google Hangouts var. Pek çoğu araçtan nasıl en iyi verim alınabileceğine dair ayrıntılı videolar veya deneme imkânı sunuyor.  Ekibiniz için ekran paylaşımı odak noktası olabilir.  Görsel ve işitsel olarak toplantıda yer alıp, aynı zamanda not almak mı istiyorsunuz? İş birliği sizin için önemli mi? Yazılım önceliklerinizi belirlemeniz ve birkaçını denemeniz muhakkak doğru kararı vermenize yardımcı olacaktır.  Temelde ortak bir alan oluşturan ve kullanımı kolay bir program istersiniz. 

2. Sanal toplantınıza hazırlık

Bir ekran aracılığıyla toplantı yapmak tuhaf hissettirebilir, hele de kameralar karşısında rahat değilseniz.  Ancak, pratik kusursuzlaştırır. Hemen toplantıya geçmeden önce, ortama alışmak için önce iş arkadaşlarınızla görüntülü görüşün.  Bu sayede kamera ve ses ayarlarınızı kontrol edip, profesyonel bir fon oluşturma fırsatınız olur.

Patronlar ve kıdemli personel, çalışanların uzaktan toplantı yapmaya alışmasına yardım etmelidir.  Kamera aracılığıyla herkesin görüşünü sunarken rahat hissetmesini sağlamanın harika bir yolu da kendini tuhaf hissedenlerin rahatlamasına yardımcı olmak için sadece hafta sonu planlarını konuşmak veya bir teste katılmak için de olsa haftalık ekip toplantısı yapmaktır. 

 

 

3. Çakışan programlarla nasıl başa çıkılır

Sanal toplantı yazılımınıza bağlanan tanımlı takvimleriniz vara, ekip içinde personelle iletişim kurmak görece kolaydır.  Örneğin, Microsoft Teams ve Outlook hem bağımsız hem de birlikte çalışır, Gmail ve Google Hangouts da öyle.  Bu da sayısız ajanda ve takvim kullanmaksızın her şeyi düzenli tutmanızı sağlar. 

Ancak, ekip dışı taraflar ve farklı zaman dilimlerindekilerle toplantı düzenlemeye çalıştığınızda sorun yaşayabilirsiniz.  Doğru zamanda herkesin çevrim içi olması için Every Time Zone ve World Clock Meeting Planner gibi araçlar, küresel konumları girmenizi ve herkes için en uygun olabilecek zamanı belirlemenizi sağlar.  Daha sonra bir sanal toplantı davetiyesi oluşturarak, ilgili taraflara kabul etmek üzere gönderebilirsiniz. 

Yalnızca aynı ülkede yaşayanlarla muhatap oluyorsanız, teklif edilen toplantı saatinin davetini göndermeniz yeterli olacaktır.  Katılımcılar daveti kabul veya reddedebilir veya kendilerine uygun yeni bir saat önerebilir. 

4.  Toplantı gündemi oluşturma

Fiziki ya da sanal fark etmeksizin, yapılandırılmış bir toplantı etkin bir toplantıdır.  Toplantıyı siz düzenliyorsanız, bir gündem oluşturun ve bunu ilgili taraflara gönderin ya da sanal toplantı notlarına ekleyin.   Böylece, diğerleri de toplantıya yardımcı olabilecek araştırmaları derleyebilecek veya belgeler hazırlayabilecektir.  Gündeminizde şu noktalar yer alabilir: 

  • Temel tartışma noktaları
  • Toplantının yapısı
  • Katılımcılar
  • İlgili belgeler

 

 

5. Toplantı kurallarını belirleme

Toplantı gündeminizle birlikte, toplantı kurallarına da ihtiyaç vardır.  Kulağa aşırıymış gibi gelecek olsa da toplantıdan neler beklendiğine dair bir örnek oluşturur. Bazı katılımcılardan not tutmaları ve sözlü yanıt vermemeleri bekleniyor olabilir. Bu yüzden mikrofonlarını kapatmalarını isteyebilirsiniz. Toplantıyı kimin yöneteceğini ve diğerlerinin diledikleri zaman araya mı gireceğini yoksa toplantı yöneticisinin gerekli gördüğü zamanlarda söz mü vereceğini belirtmek isteyebilirsiniz. Bu, toplantıda geçirilen zamanı maksimize etmeniz ve herkesin aynı görüşte olmasını sağlamanız için bir fırsat.

 

 

6. Uzaktan çalışma için ev ofis kurulumu 

Özel bir ev ofisiniz ya da ev ofis düzenlemesi yaptığınız yaratıcı bir alanınız varsa çalışma alanınızın uzaktan çalışmaya elverişli olmasını sağlamanız, video toplantılar için önemlidir.  Rahat giysilerinizi bir kenara atın demiyoruz ama aşağıdakilere dikkat etmeniz toplantılarınızı sorunsuz yürütmenize yardımcı olabilir: 

  • Yeterli internet bağlantınız olduğundan emin olun
  • Görsel ve işitsel ekipmanınızı önceden kontrol edin
  • Rahat olun ve gerekirse duruşunuzu düzeltin
  • Fonunuza dikkat edin
  • Toplantı saatlerinizi aile üyelerine bildirin

Ev ofisinizin etkin uzaktan toplantı yürütmenize yardımcı olması gerekir.  Kendi alanınızda mutlu ve rahatsanız ve güvenebileceğiniz ekipmana sahipseniz, toplantılarınızın sorunsuz gitmesi muhtemeldir.  Daha fazla bilgi için En İyi Zoom Dostu Ev Ofis Nasıl Oluşturulur adlı rehberinize bakabilirsiniz.