Värdet av en lyckad introduktionsprocess för nya medarbetare kan inte underskattas. När du räknar ihop alla olika faktorer som annonsering, byråavgifter, bakgrundskontroller och den tid som din egen personal lägger ner är den genomsnittliga kostnaden per anställd i Storbritannien 3 000 pund per anställd.

Det är inte en investering som ett företag har råd att kasta bort. När du identifierar den utvalda kandidaten vill du försäkra dig om att du får en bra avkastning på den tid, de ansträngningar och de pengar du lägger ner. Det är en vinst när de lyckas integreras i ditt team och bidrar på ett positivt och produktivt sätt under en lång och framgångsrik karriär.

Vi vet alla vad man säger om första intryck. De gör hela skillnaden i urvalsprocessen vid intervjun. Men även det intryck som du som företag ger nyanställda kan göra stor skillnad för hur snabbt de kommer in och hur bekväma de känner sig. Enkelt uttryckt kan man säga att lyckliga rekryter som känner sig välkomna och uppskattade integreras snabbt, kommer igång med arbetet snabbt och är mer benägna att stanna kvar och bli en viktig del av ditt team.

Å andra sidan kan det bli så att nyanställda som får ett dåligt första intryck av sin nya arbetsgivare aldrig känner sig hemma och blir därför mycket mer benägna att lämna företaget. Det är din investering som går åt pipan och du måste börja om från början.

Inskolningsprocessen består av många olika delar och du kan läsa allt om dem i vår startguide för nya anställda. Men som man säger, första intrycket har stor betydelse. Redan från det att du ger en kandidat ett erbjudande bör du fokusera på att få personen att känna sig välkommen och introducera dem i företagets processer och kultur.

Det är därför välkomstbrevet är så viktigt. Det sätter tonen för resten av introduktionsprocessen och är deras första kontakt med dig som anställd snarare än som kandidat. Tonen och innehållet i mejlet kan ha stor betydelse för hur ert förhållande kommer att utvecklas framåt.

Vad vill jag uppnå med ett välkomstmejl för nya anställda?

Ett välkomstmejl till en nybörjare kan tjäna flera syften samtidigt. Först och främst vill du officiellt välkomna den nya rekryten. Därför ska du sträva efter en varm, välkomnande och vänlig ton.

Ett välkomstbrev är också ett tillfälle att förmedla viktig information till den nya arbetstagaren. Tänk på att de kanske är nervösa inför att börja arbeta i ett nytt team eller har många frågor. Ditt välkomstmejl kan ge dem en hel del trygghet och svar för att göra dem lugna inför deras första samtal. Tänk på att göra ditt brev så hjälpsamt och läsarvänligt som möjligt. Ange viktiga detaljer tydligt och kortfattat. Dela upp långa stycken och använd rubriker och punkter för att göra det lättare att läsa och smälta informationen.

Vad ska jag ta med?

Du kan dela in ditt välkomstbrev i tre huvuddelar enligt följande.

Information som kan vara till nytta för den nya arbetstagaren

Detta är de faktiska detaljerna som hjälper den nya personen att förbereda sig inför sin första dag och därefter. Håll dig till det viktigaste - en alltför lång lista kan verka skrämmande. Men viktig information som de behöver veta och som de verkligen kan ha nytta av kan vara följande:

• Startdatum och starttid
• Om personen ska arbeta från kontoret: anvisningar om vart man ska gå och vem man ska fråga efter. Vid behov, ange information om parkering, säkerhetstillträde etc.
• Om de arbetar på distans: uppgifter om vilka plattformar de kommer att använda, hur de loggar in den första morgonen osv. Ta kontakt med HR- och IT-teamet för att se till att de kan konfigureras som användare i tid så att en länk och inloggningsuppgifter kan skickas med i välkomstbrevet.
• En översikt över hur introduktionsprocessen kommer att se ut, vad den anställde kan förvänta sig den första dagen och den första veckan osv.
• Information om viktiga kontakter (t.ex. vem som är deras linjechef, deras mentor om ni har ett sådant system), vilken avdelning de kommer att arbeta på osv.
• All viktig dokumentation som du vill att den nya rekryten ska läsa och/eller skriva under innan den nya rekryten börjar. Det kan handla om viktiga policyer, utbildningsdokumentation och kanske deras anställningsavtal. Dessa kan bifogas till e-postmeddelandet som separata filer.

Bakgrundsinformation om företaget, dess historia och kultur

Bra rekryterare har gjort sin research om ditt företag. De flesta arbetstagare vill vara säkra på att ett företag passar deras värderingar och ambitioner lika mycket som tvärtom.

Men ditt välkomstmejl är ändå ett tillfälle att fylla i eventuella luckor. Återigen, håll det kortfattat och sammanfatta företagets historia i högst ett par stycken. Håll dig positiv - det här är ytterligare ett tillfälle att lugna en nyanställd och påminna honom eller henne om varför han eller hon ville söka jobb på ditt företag från början, genom att lyfta fram alla de fantastiska saker som ni erbjuder som arbetsplats.

Välkomna den nyanställde och uttryck hur mycket du ser fram emot att arbeta med honom eller henne

Slutligen, tillbaka till ett av de viktigaste målen med ett välkomstmejl för nya anställda - att skapa ett band och få dem att känna sig välkomna. Människor reagerar positivt på andra människor när de är varma, artiga och öppna.

Se till att den nyanställde känner sig uppskattad redan från början genom att säga hur roligt det är att ha honom eller henne ombord, tacka för att de valde att börja på företaget och uttryck hur spännande det är för er. På så sätt kan du vända eventuell nervositet till spänning och upprymdhet.

Lägg också till en personlig touch. Fråga om de har några frågor och uppmana dem att vända sig direkt till dig om de har några frågor. Ange ditt direktnummer och din e-postadress. Det kommer att bidra till att skapa trygghet och ge den nyanställde ett intryck av att han eller hon kommer till ett företag som värdesätter människor och vill hjälpa till.