Dla niektórych sama myśl o staniu przy niszczarce papieru i wkładaniu do niej masy dokumentów jest nudnym i powtarzalnym zadaniem. Ale nie dla wszystkich.

Spójrzmy prawdzie w oczy. Zdarzyło Ci się kiedykolwiek czekać z niecierpliwością na następny raz przy niszczarce, żeby zniszczyć kolejną partię niepotrzebnych już papierów? Czy uśmiechasz się do siebie na myśl o pstryknięciu przełącznikiem i delikatnym, mechanicznym pomruku obracających się noży?

Czy odczuwasz niewytłumaczalne uczucie satysfakcji, gdy wkładasz papier w szczęki niszczarki i patrzysz jak to co stanowiło całość w kilka sekund rozkłada się na tysiąc maleńkich kawałeczków?

Możemy Ci zagwarantować – nie jesteś sam! Proces niszczenia i mielenia papieru sam w sobie jest w jakiś sposób satysfakcjonujący. Podobnie zresztą, jak twoje wewnętrzne dziecko nadal lubi strzelać z opakowań z folii bąbelkowej (i nawet nie próbuj wmówić nam, że tego nie robisz!).

Niszczenie papieru to jednak coś więcej niż tylko przyjemność i dziwaczny sposób na szybką poprawę nastroju, które pozwalają przetrwać dzień pracy. Niezależnie od tego, czy używasz niszczarki biurowej, czy domowej, jest to również bardzo przydatna i praktyczna droga pozbycia się niepotrzebnych dokumentów. Proces ten to doskonałe rozwiązania wielu wyzwań, przed którymi stoimy na co dzień.

Oto niektóre z głównych powodów, dla których niszczenie papieru może być ważne.

1. Niszczenie zabezpiecza dane wrażliwe

Wszyscy muszą dziś poważnie traktować ochronę danych, zarówno osoby prywatne, jak i firmy. Kradzież tożsamości i oszustwa są coraz częstszym problemem: dane osobowe, takie jak nazwiska, adresy, e-maile i numery kont, są kradzione, a następnie wykorzystywane do nielegalnych celów. W najgorszym przypadku oszustwo może doprowadzić do utraty pieniędzy lub popełnienia poważnych przestępstw w czyimś imieniu.

Kradzież tożsamości to nie tylko temat dla online. Dane osobowe mogą zostać skradzione z wyciągu bankowego, rachunku za energię elektryczną lub wydruku dowodu zakupu, który zostanie dostarczony wraz z zamówionymi towarami. Oczywiście problem dotyczy też zhakowanego konta lub e-maili wyłudzających poufne informacje. Najlepszym sposobem, aby się przed tym bronić, jest zainwestowanie w niszczarkę i niszczenie wszelkich dokumentów z danymi osobowymi przed wyrzuceniem.

2. Pomaga w przestrzeganiu prawa

Firmy i inne organizacje mają dodatkowo inne powody do poważnego traktowania kradzieży tożsamości i innych form danych. Ochrona ich jest obecnie wymagana przez prawo. Nowe przepisy dotyczące ochrony danych i danych wrażliwych, takie jak RODO, nakładają na firmy dużą odpowiedzialność za dbanie o wszystkie dane osobowe i prywatne, które gromadzą i wykorzystują online i offline.

Współczesne przedsiębiorstwa są w dużej mierze uzależnione od danych, z których wiele dotyczy klientów i potencjalnych klientów. Istnieją ścisłe protokoły, które zapewniają, że te szczegóły będą widoczne tylko dla upoważnionych. Dodatkowo są wytyczne o odpowiednim, bezpiecznym usuwaniu danych po zakończeniu wszelkich formalności. Dotyczy to wszystkiego, niezależnie czy są to harmonogramy zamówień i wysyłek dla sprzedaży online, listy klientów czy kontakty dla ukierunkowanych kampanii marketingowych.

Niszczarka jest idealnym rozwiązaniem. Sprawia, że poufne informacje w dokumentach stają się nieczytelne, zanim zostaną wyrzucone. Nowoczesne niszczarki papieru posiadają różne klasy zabezpieczeń pod względem skuteczności ukrywania informacji (wielkości kawałków, na które rozdrabnia się kartkę). Zgodność z ochroną danych wymaga minimalnej oceny P4, co odpowiada pocięciu pojedynczego arkusza na 400 części.

3. Pomaga zachować porządek

Jednym z największych problemów z papierologią jest to, że ma zwyczaj po prostu rosnąć i rosnąć. Większość dokumentów papierowych ma ograniczoną żywotność, jeśli chodzi o to, jak długo są one rzeczywiście potrzebne. Jak często otrzymujesz wydrukowany arkusz, który natychmiast przeglądasz i który nie jest już potem potrzebny? Co z nim robisz?

Istnieją w zasadzie dwa sposoby – wyrzucić lub umieścić go gdzieś, żeby zająć się nim później. Decydując się na ten pierwszy, należy wziąć pod uwagę aspekty prywatności opisane powyżej. Jeśli w grę wchodzi drugi wariant to i tak prędzej, czy później będziesz zmagać się z faktem, że masz tylko ograniczoną ilość miejsca.

Oczywiście niektóre dokumenty muszą być przechowywane i archiwizowane z wielu powodów. Ale jeśli nabierzesz nawyku przechowywania wszystkich, ponieważ nie jesteś pewien, co z nimi zrobić, nawet starając się najbardziej jak tylko można stracisz wszelkie pozory porządku. Pudełka do przechowywania staną się pełne, stosy na biurku urosną i pogubisz się co i gdzie jest. To nie tylko stresujące, ale to też zła praktyka zarządzania danymi.

Dla własnego poczucia spokoju i porządku znacznie lepszą opcją jest przyzwyczajenie się do niszczenia papierowych dokumentów, kiedy nie są już potrzebne. Jest to czysta, wydajna i bezpieczna utylizacja. Drobno pocięte kawałki papieru mieszczą się w worku na śmieci i łatwo się ich pozbyć. Efektem końcowym jest czyste i przejrzyste miejsce pracy. Pozwala to kontynuować pracę z jedną rzeczą mniej do zrobienia.

A to oczywiście daje satysfakcję z dobrze wykonanej pracy.

Więcej podobnych informacji i wiadomości, znajdziecie śledząc nas na Instagramie czy Facebooku