Voor de meeste Office Managers is het een permanent onderwerp: Hoe zorg je ervoor dat je collega's het kantoor netjes achterlaten en hun documenten opbergen? Verzoeken of herinneringen om alles netjes achter te laten, lopen meestal uit op niets. Maar er zijn een paar eenvoudige manieren om het hele team te betrekken bij het netjes houden van het kantoor.

Moet je je lieve collega's keer op keer vragen om hun eigen werkplek op te ruimen of de kantoorkeuken? Alles in de gaten moeten houden kan heel vermoeiend zijn. Vaak geldt dit voor alle medewerkers: de werkdag begint met een veel beter gevoel van welzijn als de werkomgeving opgeruimd is. Een prettige en vooral nette kantooromgeving draagt bij aan een hogere concentratie, efficiëntie en motivatie. De voordelen van een opgeruimd kantoor mogen niet worden onderschat.

Regel nummer 1: Zichtbare richtlijnen

Om de hele organisatie van een kantoor op de schouders van één persoon te leggen, helpen enkele eenvoudige regels, die in gelijke mate op alle werknemers van toepassing zijn. De eerste basisregel is: maak deze regels voor iedereen zichtbaar op de plekken die netjes moeten zijn. Dit betekent dat de taken waar niemand aan denkt, niet meer over het hoofd kunnen worden gezien. Hang een mooi bedrukt en ontworpen bord of een poster duidelijk zichtbaar op, zodat het hele kantoor zich er door aangesproken voelt. Duidelijk gecommuniceerde en universeel erkende kantoorregels zorgen ervoor dat collega's elkaar helpen en elkaar er aan herinneren eraan te voldoen.

Regel nummer 2: Doorlopende organisatiesystemen

Verenig de algemene en individuele organisatiesystemen - van boekhouding tot persoonlijke bureaus. Voor dit doel moet de nodige kantooraccessoires beschikbaar worden gesteld, van ordners tot opbergdozen. Zodra de regels aangeleerd zijn, zoals bepaalde structuren en kleursystemen in de opberg- of bestandsmappen, kunnen ze beter worden nageleefd. Een continu organisatiesysteem zorgt ook voor een visuele structuur. Dit zorgt voor een harmonieuze kantoorsfeer.

Regel nummer 3: Minder is meer

Een te druk kantoor/werkplaats is veel moeilijker schoon te houden. Blijf minimalistisch. Wanneer de bureau-accessoires tot de noodzakelijke spullen worden teruggebracht, is het gemakkelijker om de werkplek bij te houden. Om chaos op het bureau te voorkomen, is het handig om regelmatig alle documenten en mapjes uit te zoeken en alleen de belangrijkste bij de hand te houden. Eenvoudige opbergsystemen met een paar submappen, brievenbakken en gekleurde opbergdozen met duidelijke markeringen, zoals datum en onderwerp, helpen om snel de inhoud te identificeren. Voor de opgeruimde werkruimte is er nog een onverslaanbaar argument: een chaotisch bureau vermindert de productiviteit.

Regel nummer 4: Houd het kantoor netjes

Een mooie kantoorsfeer verhoogt het welzijn en draagt bij aan een goede werkomgeving. Het is daarom belangrijk om collega's duidelijk te maken dat respect voor een bepaalde basisorde voor ieder individu alleen maar positieve effecten heeft en dat alle medewerkers zich persoonlijk prettiger voelen. Met andere woorden: hen bewust maken van de voordelen van een schoon kantoor. Regelmatig gezamenlijk opruimen of schoonmaken is niet alleen verstandig, maar bevordert ook een positief verband tussen organisatie en effect. Dit kan bijvoorbeeld een gezamenlijke voorjaarsschoonmaak of de eindschoonmaak zijn. Een kleine prijs voor de beste afdeling stimuleert de teams onderling en zorgt voor veel plezier bij opruimen. De voor-en-na-ervaring zal het effect niet missen.