Voor sommige mensen is het idee om bij een handmatige papiervernietiger te staan en de ene stapel documenten na de andere in de machine te stoppen, een saai en repetitief karwei. Maar niet voor iedereen.

Kijk je ook wel eens uit naar de volgende keer dat je naar de papiervernietiger moet om een lading ongewenst papierwerk te vernietigen? Glimlach je bij het inschakelen van de stroom en als je het zachte mechanische gezoem hoort van de ronddraaiende messen?

Krijg je ook een onverklaarbaar gevoel van voldoening als je de vellen papier in de papiervernietiger stopt en ziet hoe wat heel was, in enkele seconden in duizend kleine stukjes wordt versnipperd?

Laat ons je verzekeren - je bent niet alleen. Er is iets intrinsiek bevredigends aan de knarsende, snijdende manier waarop een papiervernietiger al dat papier vernietigt - net zoals je innerlijke kind het nog steeds geweldig vindt om bubbeltjesplastic uit verpakkingen te knallen wanneer je iets breekbaars via de post krijgt (en probeer maar niet te doen alsof jij dat niet doet!)

Papierversnippering is echter meer dan een van die eigenzinnige opkikkertjes die ons de werkdag doorhelpen. Of je nu een papiervernietiger voor op kantoor of voor thuis gebruikt, het is ook een zeer nuttige en praktische manier om documenten die je niet meer nodig hebt, weg te gooien. Praktische oplossingen voor de vele uitdagingen waar wij dag in, dag uit mee worden geconfronteerd, geven een eigen voldoening.

Hier zijn enkele van de belangrijkste redenen waarom papiervernietiging je een warme gloed van voldoening kan geven.

1. Versnipperen beschermt gevoelige gegevens

Iedereen moet gegevensbescherming tegenwoordig serieus nemen, zowel particulieren als bedrijven. Identiteitsdiefstal en fraude zijn groeiende problemen, waarbij persoonlijke gegevens zoals namen, adressen, e-mails en rekeninggegevens worden gestolen en vervolgens voor illegale doeleinden worden gebruikt. In het ergste geval kan identiteitsfraude ertoe leiden dat geld van jou wordt gestolen of dat ernstige misdrijven in jouw naam worden gepleegd.

Identiteitsdiefstal is niet alleen een online probleem. Jouw persoonsgegevens kunnen net zo gemakkelijk worden gestolen van een bankafschrift, een energierekening of een factuur van een aankoopbewijs dat je ontvangt bij iets wat je online hebt besteld, als van een gehackte rekening of een phishing-e-mail. De beste manier om je hiertegen te wapenen is te investeren in een papiervernietiger voor thuisgebruik en alles wat persoonlijke gegevens bevat te versnipperen voor je het weggooit, zodat je er zeker van kunt zijn dat niemand jouw informatie ooit voor illegale doeleinden in handen kan krijgen.

2. Het helpt je de wet na te leven

Voor bedrijven en andere soorten organisaties is er een extra stimulans om identiteitsdiefstal en andere vormen van gegevensdiefstal serieus te nemen - het is nu wettelijk verplicht om dat te doen. Nieuwe regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy, zoals de Europese AVG wetgeving, legt een zware verantwoordelijkheid op organisaties om zorg te dragen voor alle privé- en persoonsgegevens die zij verzamelen en gebruiken, zowel online als offline.

Moderne bedrijven zijn sterk afhankelijk van gegevens, waarvan een groot deel betrekking heeft op klanten en potentiële klanten. Of het nu gaat om bestel- en verzendschema's voor onlineverkoop, lijsten van leden van loyaliteitsprogramma's of contactpersonen voor gerichte marketingcampagnes, persoonlijke privégegevens die worden afgedrukt voor gebruik waar dan ook in het bedrijf, moeten even goed worden beschermd als digitale gegevens. Dit omvat strikte protocollen om ervoor te zorgen dat dergelijke gegevens alleen worden ingezien door degenen die ze moeten zien, en gaat zelfs zover dat de gegevens op een veilige manier worden verwijderd zodra het papierwerk is gedaan.

Versnipperen is de perfecte oplossing. Het maakt gevoelige informatie op documenten onleesbaar voordat ze worden weggegooid. Moderne papierversnipperaars hebben verschillende beveiligingsniveaus, afhankelijk van de mate waarin zij informatie versnipperen (de grootte van de stukken waarin een vel wordt versnipperd). Om aan de eisen inzake gegevensbescherming te voldoen, is men het erover eens dat een minimumclassificatie van P4 vereist is, wat overeenkomt met één vel dat in 400 stukken wordt gesneden.

3. Het helpt je georganiseerd te blijven

Een van de grote problemen met papierwerk is dat het de gewoonte heeft te groeien en te groeien. De meeste papieren documenten hebben een eindige levensduur - hoe vaak krijg je niet een gedrukt vel dat je één keer bekijkt en niet meer nodig hebt? Wat doe je er dan mee?

Er zijn in feite twee opties - weggooien of ergens opbergen om het later op te ruimen. Als je voor het eerste kiest, moet je rekening houden met gegevensbeschermingskwesties, zoals hierboven besproken. Als je besluit jouw papieren ergens veilig op te bergen, krijg je vroeg of laat te maken met het feit dat je maar een beperkte hoeveelheid ruimte hebt.

Sommige documenten moeten natuurlijk om uiteenlopende redenen worden opgeslagen en gearchiveerd. Maar als je er een gewoonte van maakt papierwerk te bewaren omdat je niet weet wat je er anders mee moet doen, zal je met de beste wil van de wereld uiteindelijk elke schijn van orde verliezen. Dozen raken vol, stapels groeien op je bureau, vroeg of laat weet je niet meer wat wat is of waar iets is. Dat is niet alleen stressvol, het is ook een slechte praktijk voor gegevensbeheer.

Voor jouw eigen gevoel van rust en orde is het een veel betere optie om er een gewoonte van te maken papieren documenten te versnipperen zodra je ze niet meer nodig hebt. Het is een schone, efficiënte en veilige manier van afvalverwijdering, fijngesneden papiersnippers vallen gemakkelijk samen in een vuilniszak en zijn gemakkelijk weg te gooien, en het eindresultaat is een heldere, opgeruimde werkruimte, zodat je jouw werk kunt doen met één zorg minder.

En dat brengt natuurlijk de voldoening van een goed uitgevoerde job met zich mee.