Hoe houdt je het bedrijf georganiseerd wanneer je op afstand werkt

28.07.2021

Hoe houdt je het bedrijf georganiseerd wanneer je op afstand werkt

Werken op afstand kan in het beste geval belastend zijn. Als je jouw eigen bedrijf vanuit huis probeert te runnen, voegt dat nog een complexe laag toe aan jouw organisatorische behoeften. Als je onlangs bent overgestapt op thuiswerken of als jouw thuisomgeving rommelig en chaotisch is geworden, hebben wij de onderstaande tips om van jou een professional op het gebied van kantoororganisatie te maken.

Breng werknemers op één lijn

Als je een klein bedrijf vanuit huis runt en een paar werknemers hebt, is het belangrijk dat zij jouw regels volgen. Als je een ruimte in jouw huis deelt, geef hen dan de hulpmiddelen die ze nodig hebben om hun werk georganiseerd te houden. Wees niet bang om verwachtingen te stellen aan jouw personeel, zij werken tenslotte voor jou en vanuit jouw pand.

Iedereen heeft opbergruimte nodig om papierwerk, pennen en potloden netjes in op te bergen. Immers, een opgeruimd bureau is een opgeruimde geest. Als papierwerk een probleem is, kunnen ladekasten worden gebruikt om jouw team georganiseerd te houden en te voorkomen dat papierwerk zoekraakt. Een opgeruimd bureau helpt jouw werknemers (en jezelf) efficiënt en productief te werken in een opgeruimde omgeving.

 

 

Het opbergen van documenten voor bedrijven

Wij zijn een groot voorstander van groen ondernemen, maar we begrijpen ook dat papierwerk een integraal onderdeel is voor sommige bedrijven. Maar wat gebeurt er als jouw documenten het kantoor overnemen? Papierlawines zijn geen pretje, dus stop met het opbergen van oude dossiers in kasten en investeer in een archiefsysteem met ordners .

Een goede manier om documenten op te bergen die toegankelijk moeten blijven, ordners van Leitz zijn er in smalle of brede uitvoeringen. Ons assortiment is verkrijgbaar in 14 kleuren, wat betekent dat je jouw opbergsysteem van een kleurcode kunt voorzien of jouw thuiskantoor gewoon een vrolijke noot kunt geven. Elk ordner heeft een etikethouder op de rug waar zodat je details kunt toevoegen. Bij gevoelige documenten kunnen ordners gemakkelijk worden opgeborgen op een boekenplank of in een afsluitbare dossierkast.

 

 

Wees voorbereid op vergaderingen op afstand

Afhankelijk van jouw bedrijf is het waarschijnlijk dat je op afstand zult moeten vergaderen. Zoom, Skype, Microsoft Teams en Google Hangouts zijn virtuele vergaderplatforms die het afgelopen jaar hun intrede hebben gedaan nu thuiswerken de norm wordt. Vergaderen via een scherm in plaats van persoonlijk kan vreemd aanvoelen, maar om jouw bedrijf naadloos te laten draaien, moeten jij en jouw team over de juiste uitrusting beschikken om deze nieuwe manier van werken mogelijk te maken.

Om effectieve online vergaderingen te houden, moet je rekening houden met:

  • Jouw desktop of laptop klaarzetten voor vergaderingen
  • Heb je een webcam of microfoon nodig om de gesprekskwaliteit te verbeteren?
  • Een online agenda (meestal gekoppeld aan jouw e-mail) om vergaderingen te plannen en te boeken
  • Heb je een account met software voor videovergaderingen, zoals Zoom of Microsoft Teams?
  • Is de internetverbinding toereikend voor vergaderingen op afstand?
  • Kan je effectief samenwerken met het personeel om conflicterende schema's te vermijden?

Om jouw bedrijf thuis soepel te laten draaien, moet je je niet alleen richten op de fysieke items in jouw kantoor. Virtuele vergaderingen zijn een deel van jouw dag dat zal moeten gebeuren om georganiseerd te blijven. Raadpleeg onze BLOG over Hoe creëer ik het beste zoomvriendelijke thuiskantoor voor meer informatie.

Creëer een kabelvrij kantoor

Een essentieel onderdeel van jouw thuiskantoor is een kabelopbergsysteem. Hoewel een pak kabelbinders zeker volstaat, zijn ze niet ideaal voor als je iets verplaatsbaars nodig hebt. Door te investeren in een kabelopbergsysteem raken de kabels niet meer in de knoop en hoef je ook niet meer onder het bureau te kruipen als de oplader van jouw laptop zoek is. Kabelopbergers kunnen gemakkelijk aan de achterkant op jouw bureau worden bevestigd of geplaatst.

Draagbare opbergoplossingen

Als je jouw bedrijf vanuit huis runt, maar toch af en toe de weg op moet om klanten of dienstverleners te ontmoeten, kan het best lastig zijn om alle spullen van A naar B te krijgen. Vaak moet je dan op pad met zware tassen, vooral als je documenten of producten mee moet nemen. Leitz heeft de perfecte oplossing. Onze archiefdozen en -koffers kan je thuis veilig opbergen, maar zijn ook draagbaar als je op pad moet. Beide archiefsystemen zijn afsluitbaar, wat betekent dat ze veilig zijn als ze onbeheerd worden achtergelaten. Thuis kunnen ze gemakkelijk worden gestapeld en opgeborgen. Om je leven nog gemakkelijker te maken, hebben we een groot aantal verschillende inlegmappen, showtassen en labelhouders voor hangmappen op voorraad om je papierwerk georganiseerd te houden.

Stel duidelijke bedrijfsdoelen

Het maakt niet uit hoe groot jouw bedrijf is, of je een team hebt of dat je alleen bent, doelen stellen helpt iedereen om op koers te blijven wanneer je vanuit huis werkt. Maak een onderscheid tussen jouw doelstellingen en wat je van elke werknemer (of jezelf) verwacht, en maak deadlines en to-do-lijsten toegankelijk en duidelijk. Details zijn belangrijk en het gebruik van een managementtool zoals Basecamp, Monday of TeamGannt - er zijn heel veel verschillende soorten software beschikbaar - zal helpen bij het projectbeheer en de communicatie, zowel intern als extern, mocht je dat nodig hebben.

Vóór de pandemie dachten heel weinig mensen dat je een bedrijf met succes alleen vanuit huis kon runnen. Maar, vandaag de dag, is het mogelijk. Dankzij de vooruitgang in de technologie kunnen afgelegen rijken floreren en kunnen teams georganiseerd en met elkaar verbonden blijven ondanks de geografische afstand.

 

 

Overtollige documenten wegwerken

Het is maar al te gemakkelijk om papierwerk te bewaren 'voor het geval dat'. Maar heb je echt facturen van 10 jaar geleden nodig? Kan je in plaats daarvan kopieën online opslaan? Bovendien, zou het niet leuk zijn om wat extra opslagruimte te hebben?

Het kan moeilijk zijn te beslissen wat te doen met oud papierwerk, vooral als het gevoelig is. Alles wat veilig is, kan gemakkelijk via het oud papier worden weggegooid, maar investeren in een automatische papierversnipperaar kan het beste zijn voor:

  • Bescherming van jouw persoonlijke en zakelijke gegevens
  • Bescherming van de gegevens van jouw klanten en dienstverleners
  • Je helpen boetes en juridische stappen te vermijden wegens niet-naleving van de AVG-wetgeving
  • Je helpen een datalek te voorkomen dat kan resulteren in slechte PR en reputatieschade

Papiervernietigers zijn niet alleen een investering voor het bedrijf, ze kunnen ook thuis worden gebruikt. Je hoeft je dan niet langer zorgen te maken dat er persoonlijke documenten tussen zitten met de volgende gegevens:

  • Jouw naam en adres
  • Bankgegevens
  • Rekeningen
  • Wachtwoorden en PIN-nummers

Met een papiervernietiger kan je alle gevoelige gegevens eenvoudig en veilig verwijderen. Met sommige modellen kan je zelfs creditkaarten, CD's en diskettes versnipperen.

De voordelen van het runnen van jouw bedrijf vanuit huis

Jouw imperium vanuit huis runnen kan ontmoedigend zijn, vooral als je gewend was elke dag in een drukke kantooromgeving te zijn. Bedrijven over de hele wereld hebben zich aangepast aan werken op afstand en zijn nu geoliede machines door het advies dat we in dit artikel hebben gegeven over te nemen.

Er zijn ongelooflijke voordelen voor bedrijfseigenaren en werknemers als het gaat om thuiswerken. Als je nog twijfelt, bekijk dan hieronder een paar van de voordelen van het runnen van een bedrijf op afstand:

  • Een beter evenwicht tussen werk en privéleven voor jezelf en jouw werknemers
  • Geen uitgaven voor het huren van een kantoorruimte en de bijbehorende kosten
  • Flexibiliteit voor jouw werknemers, wat kan resulteren in hogere productieniveaus
  • Als bedrijfseigenaar heb je toegang tot een onbeperkte pool met talent om aan te werven, aangezien je niet gehinderd wordt door locatie
  • Thuiswerken is vaak een morele opkikker voor het personeel
  • Jij en jouw werknemers hebben de kans om een gezondere levensstijl aan te nemen
  • De mogelijkheid om meer technologie in te zetten kan jouw bedrijfsvoering ten goede komen
  • Het vertrouwen tussen jezelf en jouw werknemers kan omhoogschieten

Voor meer gerelateerde informatie en nieuws, volg ons op Instagram en Facebook.

Uitgelichte producten

Leitz IQ Auto+ Small Office 100 Papiervernietiger P4

Leitz IQ Auto+  Small Office 100 Papiervernietiger P4

Leitz 180° Active Cosy Ordner

Leitz 180° Active Cosy Ordner

Leitz Cosy brievenbak met Desk organiser

Leitz Cosy brievenbak met Desk organiser