Of je nu thuis of op kantoor werkt, je zal waarschijnlijk vergaderingen op afstand hebben met collega's en klanten over de hele wereld. Of je nu videochat met een collega in het gebouw of een conferentie houdt met overzeese partners, het is belangrijk om te begrijpen hoe je vergaderingen op afstand voor jou kan laten werken.

Virtuele vergaderingen zijn snel de norm geworden nu meer mensen zich aanpassen aan het thuis werkleven. Maar omdat dit voor veel werknemers een nieuw fenomeen is, krabben sommigen op hun hoofd als het op efficiëntie aankomt. Hieronder laten we zien hoe je effectieve vergaderingen op afstand kunt houden en je doelen kan bereiken.

 

 

1. Wat is de beste online vergadertool voor het bedrijf?

Er zijn talloze virtuele vergaderplatforms beschikbaar. Enkele van de populairste zijn Zoom, Skype, Microsoft Teams en Google Hangouts. De meeste bieden een proefversie of een gedetailleerde instructievideo over hoe je het meeste uit de tool kan halen. Het delen van schermen kan een aandachtspunt zijn voor jouw team. Wil je zowel aantekeningen kunnen maken als vocaal en visueel kunnen verschijnen? Is samenwerking belangrijk voor je? Jouw softwareprioriteiten op een rijtje zetten en er een paar uitproberen zal je zeker helpen de juiste beslissing te nemen. In principe zal je een programma willen dat een gemeenschappelijke sfeer creëert en gemakkelijk te gebruiken is.

2. Voorbereiding van jouw virtuele vergadering

Vergaderen via een scherm kan vreemd aanvoelen, vooral als je je niet op je gemak voelt voor een camera. Maar oefening baart kunst. Maak, voordat je begint met vergaderen, op afstand contact met collega's, zodat je aan het concept kunt wennen. Dit geeft je ook de kans om je camera- en audio-instellingen uit te proberen, en een professionele achtergrond te creëren.

Bazen en hoger kader personeel moeten werknemers helpen om te wennen aan vergaderingen op afstand. Een goede manier om ervoor te zorgen dat iedereen zijn standpunten met vertrouwen via de camera naar voren brengt, is een wekelijkse teamvergadering, gewoon om de weekendplannen te bespreken of deel te nemen aan een quiz, om degenen die zich ongemakkelijk voelen op hun gemak te stellen.

 

 

3. Hoe conflicterende agenda's te bestrijden

Intern contact onderhouden met collega's is relatief eenvoudig als je gesynchroniseerde agenda's hebt die ook verbinding maken met jouw software voor virtuele vergaderingen. Microsoft Teams en Outlook werken bijvoorbeeld onafhankelijk en samen, net als Gmail en Google Hangouts. Zo kan je alles georganiseerd houden zonder ontelbare agenda's en kalenders te gebruiken.

Er kunnen echter problemen ontstaan wanneer je vergaderingen probeert op te zetten met externe partijen en partijen in verschillende tijdzones. Om iedereen op het juiste tijdstip online te krijgen, kan je met tools als Every Time Zone en World Clock Meeting Planner wereldwijde locaties invoeren en bepalen wat voor iedereen het beste werkt. Vervolgens kan je eenvoudig een uitnodiging voor een virtuele vergadering maken en deze wordt naar alle relevante partijen gestuurd om te accepteren.

Als je alleen te maken hebt met nationale personen, dan kan je gewoon een uitnodiging voor een vergadering sturen met een voorgestelde tijd. De deelnemers kunnen de uitnodiging aanvaarden of afwijzen of een nieuw tijdstip voorstellen dat hen past.

4. Stel een vergaderagenda op

Een gestructureerde vergadering is een efficiënte vergadering, of ze nu online of in persoon plaatsvindt. Als je de gastheer van de vergadering bent, stel dan een agenda op en stuur die door naar de relevante partijen of neem hem op in de notulen van de virtuele vergadering. Dit zal anderen in staat stellen om documenten voor te bereiden die de vergadering ondersteunen. Jouw vergaderagenda kan het volgende bevatten:

• Belangrijke discussiepunten
• Verloop van de vergadering
• Aanwezige partijen
• Relevante documenten

 

 

5.  Bepaal de vergaderregels

Hand in hand met jouw vergaderagenda is de behoefte aan vergaderregels. Hoewel dit overdreven kan klinken, schept het een precedent voor wat er van de vergadering wordt verwacht. Sommige deelnemers moeten misschien aantekeningen maken en niet mondeling reageren, daarom kan je hen vragen het geluid uit te zetten. Je kan aangeven wie de vergadering zal leiden en of anderen naar eigen goeddunken moeten bijdragen, of dat de leider naar eigen goeddunken mensen zal oproepen. Dit is jouw kans om de vergadertijd te maximaliseren en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit.

 

 

6. Een thuiskantoor inrichten voor telewerken

Of je nu een toegewijd thuiskantoor hebt of een creatief hoekje met een thuiskantooropstelling, ervoor zorgen dat je ruimte geschikt is voor werken op afstand is essentieel voor videovergaderingen. Hoewel we niet zeggen dat je de comfortabele kleding moet weggooien, kan aandacht voor het volgende jouw vergaderingen helpen naadloos te verlopen:

• Zorg voor een goede internetverbinding
• Test je audio- en visuele apparatuur van tevoren
• Zorg ervoor dat je comfortabel zit en verbeter je houding indien nodig
• Besteed aandacht aan je achtergrond
• Informeer familieleden over je vergadertijden

Je thuiskantoor moet je in staat stellen effectief op afstand te vergaderen. Als je je prettig voelt in je eigen ruimte en beschikt over betrouwbare apparatuur, is de kans groot dat jouw vergaderingen zonder problemen zullen verlopen. Lees onze BLOG over: 'Hoe creëer je het beste Zoom-vriendelijke thuiskantoor' voor meer informatie.

Voor meer gerelateerde informatie en nieuws, volg ons op Instagram en Facebook.