Guida all'acquisto dei distruggidocumenti Leitz

Oggi più che mai il distruggidocumenti è uno strumento essenziale in qualsiasi ufficio, ufficio domestico o luogo di lavoro.

Il mondo in cui viviamo e il nostro modo di lavorare stanno evolvendo e il volume dei dati personali disponibili è destinato ad aumentare. Questo inevitabilmente aumenta le possibilità di furti, violazioni della sicurezza e illeciti.

Molte persone pensano che i regolamenti di sicurezza come il GDPR riguardino solo i dati elettronici, ma non è così. I regolamenti, sia online che offline, stanno diventando sempre più severi e perciò una soluzione per la sicurezza dei dati cartacei deve essere presa in considerazione. La scelta più sicura e pratica è un distruggidocumenti, poiché questo dà la conferma visiva che i documenti vengono realmente distrutti da persone fidate.

Sia che lavori da casa o in ufficio, o che tu sia un consumatore, l'acquisto di un distruggidocumenti dovrebbe quindi essere considerato parte integrante della protezione della tua privacy e dei tuoi dati dati.

La gamma di distruggidocumenti tra cui scegliere è davvero ampia. Sono disponibili in diverse dimensioni, con diverse caratteristiche e offrono diversi livelli di sicurezza a seconda di come sminuzzano e distruggono i documenti.

La nostra Guida all'acquisto dei distruggidocumenti ti fornisce tutto quello che c'è da sapere sui distruggidocumenti e ti aiuterà a fare la scelta migliore per assicurarti di essere protetto contro qualsiasi furto d'identità, attività fraudolenta ed errore umano.

Perché scegliere un distruggidocumenti?

Ti sei mai chiesto cosa fare con le tutte le scartoffie indesiderate a casa o in ufficio? Prima di gettare tutto nel cestino, bisogna pensarci due volte.

Negli ultimi due anni in media un cittadino dell'UE su cinque ha subito un furto d'identità¹. Potremmo pensare al furto d'identità come qualcosa che accade quando i dati personali di qualcuno vengono rubati online. Ma tutto quello che serve è un nome, un indirizzo e una data di nascita presi da un pezzo di carta straccia, e i criminali possono clonare l'identità di una persona e iniziare a usarla per scopi illegali.

Ancora peggio, con i dati finanziari contenuti in un estratto conto bancario, una ricevuta di pagamento o una vecchia carta di debito o di credito mal tagliata, qualcuno potrebbe rubare direttamente dal tuo conto.

Le aziende dovrebbero avere la stessa cautela prima di buttare via vecchi documenti. Qualche documento contiene informazioni private su clienti o impiegati?  Se è così, allora è coperto dalle norme GDPR sulla privacy e la protezione dei dati.

Il semplice fatto di buttare via documenti contenenti informazioni personali potrebbe costituire una violazione dei dati, indipendentemente dal fatto che finiscano nelle mani sbagliate o meno.

Ancora una volta, bisogna diffidare del presupposto che il GDPR si applica solo alla protezione dei dati digitali - non è così. Secondo i termini del GDPR, una violazione dei dati personali "può essere ampiamente definita come un incidente di sicurezza che ha colpito la riservatezza, l'integrità o la disponibilità dei dati personali". Da dove provengano i dati personali non ha importanza, conta solo che la loro riservatezza o integrità è influenzata dal fatto di essere disponibili.

Queste sono le ragioni principali per cui dovresti considerare lo smaltimento dei vecchi documenti un problema di sicurezza dei dati. Distruggendo i documenti, si rendono illeggibili le informazioni in essi contenute.

Un distruggidocumenti rappresenta quindi un'efficace difesa in prima linea contro il furto d'identità e la frode. Aiuta anche la tua azienda a rimanere conforme al GDPR, evitando le multe potenzialmente pesanti e i danni alla reputazione che potrebbero derivare da una violazione dei dati.

Come scegliere un buon distruggidocumenti?

Ci sono molti aspetti da considerare quando si acquista un distruggidocumenti per la propria casa o azienda. Scegliere il modello giusto è una questione di corrispondenza tra le tue esigenze e il tuo budget, e le caratteristiche che ogni modello offre.

Cominciamo da quello di cui hai bisogno. Possiamo suddividere la questione in due categorie chiave: il tipo di luogo per il quale stai acquistando un distruggidocumenti e il livello di sicurezza.

Dove userai il tuo distruggidocumenti?

Dove viene usato un distruggidocumenti serve come utile informazione per una serie di considerazioni importanti che influenzeranno la tua decisione di acquisto.

Infatti, i produttori spesso progettano i distruggidocumenti in base al luogo dove verranno utitlizzati, quindi li troverete spesso commercializzati come distruggidocumenti personali o per la casa, come distruggidocumenti per grandi uffici e così via.

La posizione del vostro distruggidocumenti porta a rispondere ad altre domande sull'utilizzo e sui requisiti operativi, come ad esempio:

• Quante persone useranno il distruggidocumenti?
• Quanto spesso sarà usato?
• Quanto materiale dovrà gestire per ora/giorno/settimana ecc
• Quanto spazio hai per un distruggidocumenti?
• Qual è la soglia accettabile del rumore durante il funzionamento?
• Di cosa hai bisogno per rendere l'uso del distruggidocumenti il più efficiente e senza problemi possibile?

Ecco quattro esempi di casi d'uso comuni di distruggidocumenti e le cose chiave da considerare quando si acquista per ognuno di essi.

Uffici di piccole dimensioni

In un piccolo ufficio o dipartimento dove diverse persone condividono lo stesso distruggidocumenti, la macchina sarà usata più regolarmente. La durata e la capacità di funzionare per periodi più lunghi diventano quindi un fattore più importante nel modello che si sceglie.

Per accelerare il processo di distruzione, in modo da non ritrovarsi con persone in coda per usare il tuo distruggidocumenti, è preferibile un modello che possa gestire un numero maggiore di fogli. Questo è particolarmente utile per distruggere documenti e opuscoli di grandi dimensioni senza doverli smontare foglio per foglio.

Avrai anche bisogno di un distruggidocumenti che possa gestire materiali diversi dalla carta, che si assicuri che la presenza di numerosi punti metallici e graffette non causi problemi.

Caratteristiche chiave da tenere in considerazione:

• Ciclo di lavoro più lungo
• Maggiore capacità dei fogli da inserire manualmente o capacità di alimentazione automatica di base
• Avvisi/indicatori per quando il cestino deve essere svuotato
• Tecnologia anti-inceppamento
• Livello di sicurezza conforme al GDPR

Sala stampa & fotocopie

Se la vostra azienda o organizzazione ha una stanza dedicata alla stampa e alla copia, questo è un posto ideale per collocare un distruggidocumenti.

Nei luoghi di lavoro più grandi, raccogliere tutta la carta indesiderata e usata per smaltirla in un unico posto è l'opzione più efficiente. Questo è di grande aiuto anche per la gestione dei dati, poichè puoi essere sicuro che tutta la documentazione contenente dati potenzialmente sensibili venga gestita in modo coerente.

Ma per arrivare a questo, è necessaria una macchina per eleveti carichi di lavoro, in grado di distruggere il materiale in grandi quantità. In questi ambienti, si dovrebbe scegliere un distruggidocumenti di grandi dimensioni che offra un'elevata capacità del cestino, cicli di lavoro lunghi e l'alimentazione automatica.

Quando si distruggono elevati volumi di carta, la tecnologia automatica anti-inceppamento può fare una grande differenza in termini di velocità e di efficienza, poiché nella maggior parte dei casi la macchina risolve da sola i blocchi e continua senza interruzione.

Caratteristiche chiave da tenere in considerazione:

• Capacità massima del cestino
• Ciclo di lavoro
• Alimentazione automatica con capacità massima in termini di fogli
• Anti-inceppamento automatico
• Pannello digitale touch
• Struttura robusta e durevolezza
• Livello di sicurezza elevato (per la gestione di documenti sensibili dal punto di vista legale)

Quale tipo di distruggidocumenti è più sicuro?

I distruggidocumenti hanno una classificazione in termini di sicurezza che dipende dalla dimensione dei pezzi in cui tagliano un documento. Più piccoli sono i pezzi, più alto è il livello di sicurezza, perché c'è meno possibilità che qualcuno possa rimettere insieme il documento per ricavarne dati sensibili.

Il luogo in cui viene usato un distruggidocumenti potrebbe dare qualche indicazione sul livello di sicurezza richiesto - tradizionalmente c’è meno richiesta in termini di sicurezza quando si distruggono documenti personali a casa, per esempio, rispetto alla gestione dello smaltimento di documenti riservati per una grande azienda.

Ma questo comunque non è una regola fissa. Il livello di sicurezza necessario dipende esclusivamente dal tipo di lavoratore che sei, da dove lavori, dal tipo di documenti che devi smaltire e da qualsiasi requisito normativo pertinente. Non dipende semplicemente dall'ambiente in cui viene usato il distruggidocumenti. Molti lavoratori oggi hanno ancora a che fare con documenti altamente sensibili anche quando lavorano da casa.

È quindi importante pensare attentamente alle proprie esigenze di sicurezza e scegliere di conseguenza un distruggidocumenti adatto.

I distruggidocumenti Leitz sono valutati secondo lo standard industriale Protection Rating, altrimenti noto come livello P.

Più alto è il livello P del modello, più alto è il livello di sicurezza. Potrebbero esserci anche riferimenti a una classificazione "DIN", dove DIN sta per Deutsches Institut für Normung, l'ente tedesco per gli standard che è diventato l'autorità de facto per la sicurezza dei distruggidocumenti.

Caratteristiche del distruggidocumenti

Una volta che hai capito cosa hai bisogno da un distruggidocumenti, sei in grado di scegliere il modello che soddisfi questi requisiti.

E’ abbastanza un luogo comune classificare i distruggidocumenti come "distruggidocumenti per l'ufficio domestico" o "distruggidocumenti per l'ufficio professionale", quindi consigliamo vivamente di controllare attentamente tutte le caratteristiche offerte prima di acquistare per assicurarsi che il modello davvero soddisfi tutte le tue esigenze.

Scegliendo un distruggidocumenti sulla base di una conoscenza approfondita delle sue caratteristiche e dei suoi vantaggi, si aumentano le possibilità di acquistare un modello di cui si è soddisfatti e che offre un buon rapporto qualità-prezzo.

In questa sezione, analizzeremo tutte le caratteristiche principali che dovresti conoscere per scegliere e poi usare con successo il tuo distruggidocumenti.

Capacità del cestino

Il 'cestino' di un distruggidocumenti è il contenitore che raccoglie tutti i pezzi triturati. La capacità del cestino ti dice quanto può contenere il cestino prima di dover essere svuotato. La capacità del cestino si esprime in litri o in numero di fogli (cioè quanti fogli di carta A4 triturati può contenere prima di essere pieno).

Come regola generale, più documenti hai bisogno di smaltire e più frequentemente hai bisogno di usare un distruggidocumenti, più grande dovrebbe essere la capacità del cestino. Questo perché avrai così necessità di svuotarlo meno spesso, rendendo il distruggidocumenti più efficiente e comodo da usare.

Un cestino con una grande capacità significa una macchina di dimensioni più grandi, quindi lo spazio disponibile è un fattore da tenere in considerazione. Inoltre, bisogna essere consapevoli del fatto che un livello di sicurezza più basso significa che il cestino si riempirà più rapidamente, poiché i pezzi tagliati più grandi occupano più spazio. Conviene tenerlo presente per i modelli per uso domestico, che tendono ad essere di dimensioni compatte e ad avere un livello P più basso.

Tipo di alimentazione

L'alimentazione è la fessura del distruggidocumenti dove vengono inseriti i documenti. Il tipo di alimentazione disponibile può essere suddiviso in tre sottocategorie:

Capacità di carico:

La capacità di carico o di alimentazione si riferisce a quanti fogli possono essere inseriti nel distruggidocumenti in una sola volta. Come misura standard, la cifra fornita sulle specifiche di un modello sarà basata su carta da stampante A4 da 80 gr/mq.

Poiché possono essere distrutti più fogli alla volta, una maggiore capacità di carico permette una distruzione più veloce ed è raccomandata per esigenze di volumi elevati.

Se hai bisogno di distruggere documenti più grandi del formato A4, puoi piegare la carta alla dimensione richiesta. Tieni presente, tuttavia, che la piegatura del foglio influisce essenzialmente sullo spessore e quindi sul numero di fogli che vengono distrutti. Tutti i nostri distruggidocumenti IQ possono smaltire documenti A3 piegati a metà, ma non se si supera la capacità di carico. Quindi, quando si tritura la carta piegata, bisogna sempre considerarne il volume.

Dimensione dell’imboccatura

La maggior parte dei distruggidocumenti è progettata con un’imboccatura che può ricevere fogli di carta in formato A4 come standard. Sono disponibili modelli con imboccaturapiù ampia per il formato A3, che vale la pena considerare se avete bisogno di distruggere documenti più grandi in grandi volumi.

Comprare un distruggidocumenti con un’imboccatura per i fogli A3 significa che non dovrai piegare i documenti da distruggere. Senza riduzione della capacità di carico, è possibile distruggere più velocemente i documenti di grandi dimensioni.

Distruggidocumenti manuale vs. automatico

I distruggidocumenti manuali sono il tipo più comune di distruggidocumenti, dove la carta viene inserita a mano nella fessura. (nota come imboccatura).

I distruggidocumenti automatici, al contrario, sono dotati di un sistema completamente automatico che permette di inserire una pila di fogli in un vassoio di alimentazione e il distruggidocumenti farà il resto, alimentando i fogli attraverso la bocca del distruggidocumenti automaticamente. Questo è un enorme risparmio di tempo per gli utenti che distruggono in lotti.

L'alimentazione automatica è raccomandata per volumi di distruzione più elevati. Per esempio, i distruggidocumenti manuali Leitz IQ offrono una capacità di carico tra 10 e 20 fogli alla volta. Ma i distruggidocumenti Leitz IQ Auto feed permettono di smaltire fino a 600 fogli alla volta.

I distruggidocumenti automatici si adattano alle routine di lavoro e aiutano le persone a distruggere nel modo in cui vogliono distruggere.

La ricerca di Deep Blue Insight mostra che il 47% delle persone "distruggono all’occorrenza" - distruggendo un documento immediatamente ogni volta che se ne presenta la necessità - mentre il 53% ha un'area dove tiene i documenti che devono essere distrutti, o ha una routine sull'archiviazione dei documenti e tende a distruggere in lotti.

Ciclo di lavoro

Il ciclo di lavoro di un distruggidocumenti si riferisce alla quantità di tempo in cui può essere usato ininterrottamente senza una pausa. Questo è fondamentalmente una misura della resistenza del motore - spingete un distruggidocumenti oltre il suo massimo tempo di funzionamento e rischiate un danno permanente. A scopo precauzionale, la maggior parte dei distruggidocumenti moderni si spegne automaticamente una volta raggiunto il tempo massimo di funzionamento.

Insieme al ciclo di lavoro, i distruggidocumenti hanno anche un tempo di raffreddamento, che è la quantità di tempo che devono essere lasciati riposare dopo che il loro limite di tempo di funzionamento è stato raggiunto prima che possano essere usati di nuovo. Questo serve ovviamente per evitare il surriscaldamento del motore.

I distruggidocumenti economici destinati solo all'uso personale, potrebbero avere dei cicli di lavoro molto brevi. Questo va bene finché hai bisogno di smaltire solo pochi fogli alla volta e non hai bisogno di usarlo molto spesso.

Quando il volume e la frequenza della distruzione aumentano, per esempio in un ufficio molto frequentato, i cicli di lavoro brevi diventano un problema. Nessuno deisdera che un distruggidocumenti si spenga a metà di un lavoro perché è stato raggiunto il limite del tempo di funzionamento, o di perdere tempo in attesa che si raffreddi.

I distruggidocumenti Leitz IQ offrono cicli di lavoro lunghi, che aumentano con i nostri modelli di maggiore capacità fino a un massimo di 240 minuti di uso continuo. Altrettanto importante, tutti i nostri distruggidocumenti sono dotati di spie luminose che ti avvisano quando hanno raggiunto il loro limite di funzionamento e sono di nuovo pronti all'uso.

Caratteristiche di sicurezza

Possedere un distruggidocumenti comporta delle implicazioni in termini di sicurezza. Le lame affilate che operano ad alta velocità rappresentano un notevole rischio per la sicurezza se non sono usate con attenzione e correttamente.

Se utilizzi un distruggidocumenti in casa, dovresti familiarizzare con le linee guida fornite dal produttore per un suo uso sicuro. Se si acquista un distruggidocumenti per il posto di lavoro, è necessario inserire l'uso del distruggidocumenti nella propria politica di salute e sicurezza, e formare tutto il personale che lo utilizza di conseguenza.

Per rendere tutto questo più facile, i distruggidocumenti sono dotati di una serie di caratteristiche di sicurezza incorporate, progettate per proteggere dagli incidenti. Ne abbiamo già menzionato un paio: l'avvio automatico sui distruggidocumenti manuali e lo spegnimento/la protezione da surriscaldamento al raggiungimento del limite massimo di funzionamento. Qui di seguito ne citiamo anche altri:

• Auto Stop. Spegne il motore non appena viene rilevato un inceppamento, in modo che non si intasi altro materiale
• Inversione dell’alimentazione. Inverte la direzione di alimentazione per sbloccare un inceppamento, risparmiando a chiunque di dover mettere la mano troppo vicino all’imboccatura.
• Bloccaggio del cestino. Blocca l'attivazione del distruggidocumenti se il cestino non è bloccato correttamente in posizione.

Come si fa la manutenzione di un distruggidocumenti?

Auto oliatura & fogli lubrificanti

Se usati correttamente, i distruggidocumenti Leitz IQ sono facili da gestire e mantenere. Il più grande requisito di manutenzione è quello di tenerli oliati.

Oliando un distruggidocumenti si evita che le lame si blocchino, il che può causare più inceppamenti e, alla fine, la bruciatura del motore. Il modo standard per oliare un distruggidocumenti è quello di inserire manualmente un foglio lubrificante. La macchina distrugge il foglio lubrificante come qualsiasi altro materiale, diffondendo l'olio sulle sue parti mobili. Questo deve essere fatto circa una volta al mese. L'oliatura regolare previene gli inceppamenti della carta; quando la carta rimane bloccata nelle lame, c'è la possibilità che i motori si surriscaldino nel tentativo di eliminare l'inceppamento, causando uno sforzo enorme e generando molto calore.

Svuotamento regolare del cestino

Un altro consiglio per prevenire gli inceppamenti è quello di svuotare il cestino in modo costante per evitare che trabocchi. Se il cestino del distruggidocumenti si riempie oltre la capacità, la carta tritata potrebbe risalire nelle taglierine e aumentare la possibilità di un inceppamento.

Cosa devo fare se il mio distruggidocumenti si rompe?

Per essere tranquilli è importante assicurarsi che il distruggidocumenti includa un buon periodo di garanzia sia per le lame che per la macchina stessa così come acquistare da un produttore rispettabile che si può contattare direttamente in caso di necessità.

I distruggidocumenti Leitz IQ forniscono una garanzia estesa (se registrati sul sito) e un supporto tramite un servizio clienti e una sezione FAQ.  Se possiedi già un distruggidocumenti Leitz, assicurati di registrarlo qui.