L’archiviazione e l’organizzazione ben strutturate sono attività difficili da svolgere anche all’interno di un ufficio e richiedono molta attenzione. Durante il lavoro da casa, siamo noi responsabili di un’organizzazione chiara e razionale. I colori possono essere di grande aiuto per risolvere questo problema.

Secondo una ricerca di Kyocera del 2018, ogni giorno vengono impiegate circa 2 ore nella ricerca di file e documenti. Questo tempo può essere speso molto meglio. Soprattutto quando si lavora da casa, gli strumenti di lavoro vengono spesso sparsi nell’intera zona giorno. Per semplificare questa attività quotidiana, esiste una soluzione semplice e di grande effetto: il colore!

I colori come sistema di organizzazione

L'uso sistematico di colori per cartelline, vaschette o scatole per archivio aiuta enormemente a mantenere in ordine i documenti. Con l’uso dei diversi colori, tutto può essere collocato nel posto giusto in modo molto semplice, perché i colori ci permettono di riconoscere in modo intuitivo determinati schemi e quindi a risparmiare molto tempo per la ricerca e la memorizzazione.

I colori influenzano l'umore

È dimostrato che i colori hanno un'influenza diretta anche sulle emozioni umane. Questo è un altro elemento che può essere utilizzato per organizzare al meglio il lavoro da casa. Una persona è completamente libera nell’assegnare un colore a determinati “argomenti” come tasse, fatture o qualsiasi altro contenuto e può farsi guidare dalla propria associazione.

Le caratteristiche dei colori di base:

Giallo:

Il colore giallo indica energia e continuo dinamismo. È un colore accogliente, luminoso ed è l'ideale come alternativa al bianco.

Suggerimento: i prodotti essenziali per l’ufficio come perforatori, forbici e contenitori nel colore giallo garantiscono un ambiente piacevole senza troppe distrazioni..

Verde:

Il colore verde è associato al pensiero positivo e al successo. Trasmette un sentimento di speranza e porta le persone a lavorare in modo ambizioso.

Suggerimento: Una cartellina o una vaschetta di colore verde utilizzate per archiviare un lavoro svolto con successo o un buono spunto motiva il lavoratore nello svolgimento delle attività future.

Blu:

Il colore blu è legato ai concetti di serietà ed equilibrio. Ha un effetto calmante in situazioni stressanti e durante fasi di lavoro complesse.

Suggerimento: attività complesse e di lunga durata come dichiarazioni dei redditi e calcoli richiedono un alto grado di concentrazione. In questi casi, il colore blu è l'ideale.

Rosso:

Il colore rosso è associato a un forte potenziale energetico e un'elevata produttività. Ma, è anche considerato un colore per richiamare l’attenzione.

Suggerimento: per avere subito pronti i documenti più importanti, è utile contrassegnarli con il colore rosso. Ciò permette di evitare ricerche stressanti. 

In generale, si applica quanto segue:

• Do not use more than 3 or 4 colours, otherwise they bring more restlessness than structure into the workplace.
• È essenziale mantenere coerente il sistema dei colori e assegnare di conseguenza lo stesso colore a file digitali ed e-mail. 
• Goditi il momento di relax: organizzarsi con l’uso dei colori può essere molto bello e ti permetterà di interrompere un momento di concentrazione eccessivamente lungo.