Per alcune persone, l'idea di stare davanti a un distruggidocumenti manuale, alimentando una pila dopo l'altra di documenti nella macchina, pochi fogli alla volta, viene considerato come un lavoro noioso e ripetitivo. Ma non è così per tutti.

Mettiamola così. Ti è mai capitato di non vedere l'ora che arrivi la prossima volta che dovrai andare al distruggidocumenti per distruggere le tue scartoffie indesiderate? Ti viene da sorridere mentre accendi la macchina e senti il ronzio meccanico delle lame che girano?

Provi un inspiegabile senso di soddisfazione quando inserisci i tuoi fogli nel distruggidocumenti e guardi il foglio intero venire sezionato in mille piccoli pezzi in pochi secondi?

Ti assicuriamo che non sei solo. C'è qualcosa di intrinsecamente gratificante nel modo in cui un distruggidocumenti distrugge tutta quella carta - nello stesso modo in cui il bambino che c’è in te ama ancora far scoppiare il pluriball ogni volta che ricevi qualcosa di fragile per posta (e non provare a fingere che non sia così!)

C'è però qualcosa di più. Sia che si usi un distruggidocumenti da ufficio o un distruggidocumenti da casa, distruggere è anche un modo molto utile e pratico per smaltire i documenti che non servono più. Le soluzioni pratiche alle molte sfide che affrontiamo ogni giorno portano ad una vera e propria soddisfazione.

Ecco alcune delle ragioni principali per cui distruggere la carta può darti un appagante sentore di realizzazione.

1. La distruzione protegge i dati sensibili

Tutti devono prendere sul serio la protezione dei dati al giorno d'oggi, sia come privati cittadini che come imprese. Il furto d'identità e la frode sono problemi crescenti, che coinvolgono dettagli personali come nomi, indirizzi, e-mail e dettagli bancari che vengono rubati e poi utilizzati per scopi illegali. Nel peggiore dei casi, la frode d'identità può comportare un furto di denaro o gravi crimini commessi a tuo nome.

Il furto d'identità non è solo un problema online. I tuoi dati personali possono essere rubati altrettanto facilmente da un estratto conto bancario, una bolletta o una stampa di una ricevuta di acquisto che arriva con qualcosa che hai ordinato online, quanto da un account violato o da un'e-mail di phishing. Il modo migliore per difendersi da questo è quello di investire in un distruggidocumenti domestico e distruggere tutti i documenti che contengono dettagli personali prima di buttarlo via, in modo da essere sicuri che nessuno possa entrare in possesso delle tue informazioni per scopi illeciti.

2. La distruzione aiuta a rispettare la legge

Per le imprese e altri tipi di organizzazioni, c'è un incentivo in più per prendere sul serio il furto d'identità e altre forme di furto di dati. I nuovi regolamenti sulla protezione dei dati e la privacy, come il GDPR a livello europeo, pongono una pesante responsabilità sulle organizzazioni che devono prendersi cura di tutti i dati privati e personali che raccolgono e utilizzano, sia online che fuori.

Le aziende moderne si basano molto sui dati, molti dei quali riguardano i clienti e i potenziali clienti. Che si tratti di ordini o spedizioni per le vendite online, di contatti per campagne di marketing mirate, le informazioni private e personali che vengono stampate devono essere protette allo stesso modo dei dati digitali. Questo comporta protocolli rigorosi per assicurare che tali dettagli siano visti solo da coloro che hanno bisogno di vederli, fino ad un appropriato smaltimento sicuro dei dati una volta che la documentazione non serve più.

La distruzione è quindi la soluzione perfetta. Rende illeggibili le informazioni sensibili contenute nei documenti prima che vengano buttati via. I moderni distruggidocumenti sono dotati di vari livelli di sicurezza che esprimono l'efficacia con cui nascondono le informazioni (che si traduce nella dimensione dei pezzi in cui viene tagliato un foglio). Per la conformità alla protezione dei dati è richiesto un livello minimo di P4, che equivale a un singolo foglio tagliato in 400 pezzi.

3. La distruzione ti aiuta a rimanere organizzato

Uno dei grandi problemi delle scartoffie è che hanno l'abitudine di crescere sempre di più. La maggior parte dei documenti cartacei ha una vita limitata in termini di quanto tempo sono effettivamente utili - quanto spesso vi capita di ricevere un foglio stampato che guardate una volta e non vi serve più? Cosa ne fate allora?

Ci sono fondamentalmente due opzioni: buttarlo via o metterlo da qualche parte per occuparsene più tardi. Se scegli la prima opzione, devi tenere in considerazione i problemi di protezione dei dati come discusso sopra. Se decidi di mettere al sicuro i documenti da qualche parte, prima o poi dovrai fare i conti con il fatto di avere solo una quantità limitata di spazio.

Alcuni documenti ovviamente hanno bisogno di essere conservati e archiviati per una serie di ragioni. Ma se si prende l'abitudine di conservare la carta solo perché non si sa che altro farne, si finisce per perdere ogni parvenza di ordine. Le scatole per l’archiviazione si riempiranno, i mucchi cresceranno sulla tua scrivania e prima o poi non saprai più cosa è cosa o dove si trova qualcosa. Non solo è stressante, ma è anche una cattiva pratica di gestione dei dati.

L'opzione migliore è quella di prendere l'abitudine di distruggere i documenti cartacei non appena non servono più. È un modo di smaltimento pulito, efficiente e sicuro, i frammenti di carta tagliati finemente si condensano facilmente in un sacchetto della spazzatura e sono facili da eliminare, e il risultato finale è uno spazio di lavoro pulito e ordinato.

E questo, naturalmente, porta con sé la soddisfazione di un lavoro ben fatto.