La valeur d'un bon processus d'accueil des nouveaux employés ne peut être sous-estimée. Si l'on additionne tous les différents facteurs tels que la publicité, les frais d'agence, les vérifications des antécédents et le temps passé par votre propre personnel, le coût moyen par embauche au Royaume-Uni est de 3 000 £ par employé.

Ce n'est pas le genre d'investissement qu'une entreprise peut se permettre de gaspiller. Lorsque vous identifiez le candidat de votre choix, vous voulez être sûr d'obtenir un bon retour sur le temps, les efforts et l'argent dépensés. Ce retour sur investissement dépend de leur intégration dans votre équipe et de leur contribution positive et productive au cours de leur carrière.

Nous savons tous ce qu'on dit de la première impression. Elle fait toute la différence dans le processus de sélection lors de l'entretien. Mais de même, l'impression que vous donnez aux nouveaux arrivants en tant qu'entreprise peut faire toute la différence quant à la rapidité avec laquelle ils s'intègrent. En d'autres termes, des recrues heureuses, qui se sentent bienvenues s'intègrent rapidement, se mettent vite au travail et sont plus susceptibles de rester pour devenir des éléments clés de votre équipe.

En revanche, les nouvelles recrues qui ont une mauvaise impression de leur nouvel employeur risquent de ne jamais se sentir acceptées et sont beaucoup plus susceptibles de partir. C'est votre investissement qui tombe à l'eau et vous devez tout recommencer.

Le processus d'intégration comporte de nombreuses étapes que vous pouvez découvrir dans notre Guide de démarrage pour les nouveaux employés. Comme nous le disons, ces premières impressions comptent vraiment. Dès l'offre faite à un candidat, vous devez faire en sorte que chaque nouvelle recrue se sente le bienvenu et le familiariser avec les processus et la culture de l'entreprise.

C'est pourquoi un mail ou une lettre de bienvenue est un élément important. Cela donne le ton pour le reste du processus d'intégration. C'est leur première interaction avec vous en tant qu'employé et non en tant que candidat. Le ton et le contenu de ce mail déterminent en grande partie votre relation à venir sur le long terme.

Quel est l'objectif d'un mail de bienvenue aux nouveaux employés ?

Une lettre ou un mail adressé à un nouveau venu peut servir plusieurs objectifs à la fois. Avant toute chose, vous devez souhaiter officiellement la bienvenue à la nouvelle recrue. Pour cela, vous devez avoir un ton chaleureux, accueillant et amical.

En même temps, vous offrez un accueil officiel au nom de toute l'entreprise. Il est judicieux de l'envoyer au nom d'un cadre supérieur, d'un responsable des RH, d'un chef de service ou au minimum du supérieur hiérarchique de la nouvelle recrue. Comme vous écrivez au nom de l'entreprise dans son ensemble, vous devez vous montrer amical mais poli. Évitez tout ce qui est trop informel ou " bavard ". Vous devez trouver un équilibre entre le fait d'être accessible, accueillant et le fait d'être professionnel.

Une lettre de bienvenue est également l'occasion de communiquer des informations importantes au nouveau venu. Gardez à l'esprit qu'ils peuvent être nerveux à l'idée de rejoindre une nouvelle équipe, ou avoir beaucoup de questions à poser. Votre mail de bienvenue peut apporter beaucoup de réconfort et de réponses qui les mettront à l'aise avant leur premier contact. Pensez à rendre votre lettre aussi utile et conviviale que possible pour le lecteur. Exposez les détails importants de manière claire et succincte. Découpez les longs paragraphes, utilisez des titres et des tirets pour faciliter la lecture et la digestion des informations.

Que dois-je inclure ?

Vous pouvez décomposer un mail de bienvenue pour les nouvelles recrues en trois sections principales.

Informations qui seront utiles au nouvel employé

Ce sont les détails factuels qui aideront le nouvel arrivant à se préparer pour ses premiers jours Limitez-vous aux éléments essentiels, une liste trop longue peut sembler intimidante. Mais les informations clés dont ils ont besoin et qui leur seront vraiment utiles peuvent inclure :

• Date et heure de début
• Des indications sur l'endroit où aller (adresse) et qui demander. Incluez toute information sur le stationnement, l'accès sécurisé et autres informations si nécessaire.
• S'ils travaillent à distance, précisez les logicielles qu'ils utiliseront, comment ils se connecteront le premier matin, etc. Vous devez contacter les équipes RH et informatique pour voir s'ils peuvent vous obtenir un lien et des détails de connexion qui seront envoyés dans le mail de bienvenue.
• Les documents personnels à apporter ou à avoir en main pour l'accueil le premier jour : coordonnées bancaires, passeport, preuve du droit de travailler dans le pays, etc.
• Aperçu du processus d'orientation, de ce à quoi l'employé peut s'attendre le premier jour et la première semaine, etc.
• Informations sur les contacts clés (qui sera leur supérieur hiérarchique, leur mentor si vous avez un tel système), dans quel département ils travailleront, etc.
• Toute documentation importante que vous devez faire lire et/ou signer à la nouvelle recrue avant son entrée en fonction. Il peut s'agir de politiques clés, de documents de formation, voire de leur contrat de travail. Ils peuvent être joints au mail sous forme de fichiers séparés.

Informations générales sur l'entreprise, son histoire et sa culture

Les bonnes recrues auront fait des recherches sur votre entreprise. La plupart des travailleurs veulent être sûrs qu'une entreprise correspond bien à leurs valeurs, leurs ambitions et non l'inverse.

Pourtant, votre mail de bienvenue est l'occasion de combler les éventuelles données manquantes. Là encore, soyez concis et résumez l'histoire de l'entreprise en quelques paragraphes. Restez optimiste, c'est une autre occasion de rassurer une recrue et de lui rappeler les raisons pour lesquelles il a voulu postuler dans votre entreprise, en soulignant tous les avantages que vous offrez dans votre lieu de travail.

Remerciez la nouvelle recrue d'avoir accepté l'offre de contrat et exprimez votre enthousiasme à l'idée de travailler avec lui

Enfin, revenons à l'un des principaux objectifs du mail de bienvenue aux nouveaux employés : établir un lien, faire en sorte qu'ils se sentent à l’aise. Les gens réagissent positivement aux autres personnes lorsqu'elles sont chaleureuses, courtoises et ouvertes.

Faites en sorte que la nouvelle recrue se sente valorisée dès le départ en lui disant que c'est un plaisir de l'accueillir, en le remerciant d'avoir choisi de rejoindre l'entreprise et en lui expliquant à quel point son arrivée vous intéresse. Cela contribuera à transformer leur nervosité en excitation.

Ajoutez également une touche personnelle. Demandez-leur s'ils ont des questions et invitez-les à vous contacter directement s'ils en ont. Indiquez votre ligne téléphonique directe et votre adresse mail. Cela contribuera grandement à rassurer la nouvelle recrue en lui montrant qu'il rejoint une entreprise qui valorise et veut aider les gens.