Comment organiser son entreprise lorsque vous travaillez à distance ?

28.07.2021

Comment organiser son entreprise lorsque vous travaillez à distance ?

Le télétravail peut être éprouvant dans le meilleur des cas. Essayer de gérer sa propre entreprise depuis son domicile ajoute de la complexité à ses besoins organisationnels. Si vous avez récemment fait la transition vers le télétravail ou si votre environnement professionnel à domicile est devenu encombré et chaotique, nous avons quelques conseils pour faire de vous un pro de l'organisation de bureau.

Mettre les employés sur la même longueur d'onde

Si vous dirigez une petite entreprise et que vous avez quelques employés, il est important qu'ils suivent vos règles. Si vous partagez un espace dans votre maison, fournissez-leur les outils dont ils ont besoin pour organiser leur travail. N'ayez pas peur de fixer des attentes à votre personnel, après tout, il travaille pour vous et dans vos locaux.

Chaque personne a besoin d'un espace de rangement sur son bureau pour ranger ses papiers, ses stylos et ses crayons. Après tout, un bureau bien rangé est un esprit bien structuré. Si la paperasse est un problème, les blocs de classement peuvent être utilisées pour garder votre équipe organisée et éviter que les documents ne soient égarés. Un bureau bien rangé aidera vos employés (et vous-même) à travailler de manière efficace et productive dans un environnement positif.

 

 

Stockage de fichiers à domicile pour les entreprises

Bien que nous soyons de fervents adeptes de l'écologie, nous comprenons que les documents papier font parties intégrantes de certaines entreprises. Mais que se passe-t-il lorsque vos documents prennent possession de votre bureau ? Les avalanches de paperasse ne sont pas drôles, alors cessez de ranger vos vieux dossiers dans des armoires et investissez dans un système de classeurs à levier

Excellent moyen de stocker des documents devant rester accessibles, les classeurs à levier Leitz sont disponibles dans des formats étroits ou larges. Notre gamme se décline en 14 couleurs, ce qui signifie que vous pouvez coder votre système de classement par couleur ou simplement ajouter de l’éclat à votre bureau à domicile. Chaque classeur individuel dispose d'une section au dos de laquelle vous pouvez ajouter des détails. Les classeurs à levier peuvent facilement être rangés sur une étagère ou dans une armoire de classement verrouillable s'il s'agit de documents sensibles.

 

 

Soyez prêt pour les réunions à distance

En fonction de votre activité, il est probable que vous deviez organiser des réunions à distance. Zoom, Skype, Microsoft Teams et Google Hangouts sont des plates-formes de réunion virtuelle qui se sont imposées l'année dernière, à mesure que le télétravail devenait la norme. Tenir une réunion sur un écran plutôt qu'en personne peut sembler étrange, mais il est impératif de veiller à ce que vous et votre équipe disposiez du matériel adéquat pour faciliter cette nouvelle façon de travailler, afin que votre entreprise puisse fonctionner de manière fluide.

Pour organiser des réunions en ligne efficaces, vous devez tenir compte des éléments suivants :

  • Préparer votre ordinateur de bureau ou portable pour les réunions
  • Avez-vous besoin d'une webcam ou d'un microphone pour améliorer la qualité des appels ?
  • Disposer d'un calendrier en ligne (généralement lié à votre messagerie électronique) pour planifier et réserver des réunions
  • Avez-vous un compte avec un logiciel de réunion vidéo tel que Zoom ou Microsoft Teams ?
  • Votre connexion Internet est-elle suffisante pour les réunions à distance ?
  • Pouvez-vous assurer une liaison efficace avec vos équipes pour éviter les conflits d'horaires ?

Pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise à domicile, il ne faut pas seulement se concentrer sur les éléments physiques de votre bureau. Les réunions virtuelles font parties intégrante de votre journée pour rester organiser. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notre guide " Comment créer le meilleur bureau à domicile adapté aux besoins des utilisateurs de Zoom" .

Créez un bureau sans câble

Un organisateur de câbles est un élément essentiel du bureau à domicile dont votre entreprise ne peut se passer. Un paquet de serre-câbles fera certainement l'affaire, mais il n'est pas idéal si vous avez besoin de déplacer vos affaires. En investissant dans un organisateur de câbles, vous éviterez que vos fils ne s'emmêlent et vous n'aurez pas à ramper sous votre bureau lorsque le chargeur de votre ordinateur portable aura disparu. Les range-câbles peuvent facilement être collés ou placés à l'arrière de votre bureau, avec de nombreuses fentes vous permettant de glisser vos câbles d'alimentation et de chargement.

Solutions de stockage portables

Si vous gérez votre entreprise à domicile mais que vous devez prendre la route pour rencontrer des clients ou des prestataires de services, il peut être difficile de transporter vos affaires de A à B. Il arrive souvent que vous soyez encombré de sacs lourds, en particulier si vous devez emporter des documents ou des produits. Leitz a la solution parfaite. Nos coffres de classement et nos mallettes de classement peuvent assurer la sécurisation de vos documents à la maison, mais sont également totalement portables lorsque vous devez voyager. Les deux systèmes de classement sont verrouillables, ce qui signifie qu'ils seront en sécurité s'ils sont laissés sans surveillance. À la maison, ils peuvent être facilement empilés et rangés. Pour vous faciliter la vie, nous proposons également une multitude de différents intercalaires, classeurs, pochettes et porte-étiquettes pour dossiers suspendus afin de garder vos documents organisés.

Fixer des objectifs clairs pour l'entreprise

Quelle que soit la taille de votre entreprise, que vous ayez une équipe ou que vous soyez seul, la fixation d'objectifs permet à tous de rester sur la bonne voie lorsque vous travaillez à domicile. Etablissez vos objectifs et ceux de chaque employé (ou de vous-même) et rendez les échéances et les listes de tâches accessibles et claires. Les détails sont essentiels et l'utilisation d'un outil de gestion tel que Basecamp, Monday ou TeamGannt facilitera la gestion des projets et la communication, tant en interne qu'en externe, si nécessaire.

Avant la pandémie, peu de gens auraient pensé qu'il était possible de gérer avec succès une entreprise uniquement depuis son domicile. Mais, aujourd'hui, c'est possible. Les progrès de la technologie ont permis à des entreprises de prospérer et à des équipes de rester organisées et connectées malgré la distance géographique.

 

 

Se débarrasser des documents obsolètes

Il est très facile de conserver des documents "au cas où". Mais avez-vous vraiment besoin de factures datant de 10 ans ? Pouvez-vous plutôt stocker des copies en ligne ? De plus, ne serait-il pas agréable d'avoir un espace de rangement supplémentaire ?

Il peut être difficile de décider ce qu'il faut faire des vieux papiers, surtout s'ils sont sensibles. Tout ce qui est sûr peut être facilement jeté dans votre poubelle de recyclage, mais investir dans un destructeur automatique pourrait être la meilleure solution :

  • Protection de vos données personnelles et professionnelles
  • Protéger les données de vos clients et de vos prestataires de services
  • Vous aider à éviter les amendes et les actions en justice dues à la non-conformité à la législation RGPD
  • Vous aider à éviter une violation des données qui pourrait entraîner une mauvaise image et une atteinte à votre réputation

Les destructeurs de papier ne sont pas seulement un investissement pour votre entreprise, ils peuvent aussi être utilisés à la maison. Vous n'aurez plus à vous soucier de la conservation de vos documents personnels :

  • Votre nom et votre adresse
  • Coordonnées bancaires
  • Factures de services publics
  • Mots de passe et codes PIN

Vous pouvez simplement vous débarrasser de toutes les données sensibles en toute sécurité avec un destructeur de papier. Certains modèles vous permettent même de détruirer les cartes, les CD et les disquettes.

Les avantages de gérer son entreprise à domicile

Diriger votre empire depuis votre domicile peut être décourageant, surtout si vous avez l'habitude d'être dans un environnement de bureau très actif tous les jours. Les entreprises du monde entier se sont adaptées au travail à distance en adoptant les conseils que nous avons partagés dans cet article.

Le télétravail présente des avantages considérables pour les chefs d'entreprises et les employés. Si vous n'êtes toujours pas sûr, pourquoi ne pas jeter un coup d'œil à quelques-uns des avantages de la gestion d'une entreprise à distance ci-dessous :

  • Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour vous-même et vos employés
  • Pas de dépenses pour la location d'un espace de bureau et les coûts des services publics associés
  • Flexibilité pour vos employés, ce qui peut se traduire par des niveaux de producttivité plus élevés
  • En tant que chef d'entreprise, vous avez accès à une réserve illimitée de talents à recruter, car vous n'êtes pas limité par le lieu
  • Le travail à domicile est souvent une source de motivation pour le personnel
  • Vous et vos employés avez la possibilité d'adopter un mode de vie plus sain
  • La possibilité d'exploiter davantage la technologie peut améliorer le fonctionnement de votre entreprise
  • La confiance entre vous et vos employés peut monter en flèche

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