Est-ce que le fait d'être plus organisé au travail permet d'augmenter votre productivité ?

17.03.2022

Est-ce que le fait d'être plus organisé au travail permet d'augmenter votre productivité ?

Certaines personnes trouvent qu'être organisé dans leur travail est automatique - d'autres ont du mal à garder les choses en ordre et trouvent l'idée de s'organiser décourageante. Cependant, tout le monde peut bénéficier de la mise en place d'habitudes et de méthodes de travail qui aident à devenir plus organisé.

L'organisation au travail contribue incontestablement à accroître la productivité, en nous permettant de travailler beaucoup plus efficacement et en nous faisant gagner du temps et du stress. Vous trouverez ci-dessous quelques moyens d'améliorer votre organisation au travail et d'accroître votre productivité.

Espaces de travail numériques

Avec le nombre croissant de personnes travaillant à distance et le travail hybride, il est plus important que jamais que les entreprises disposent d'un espace de travail numérique pratique et organisé. Le fait de disposer d'un endroit central pour stocker les documents signifie que chacun peut accéder à ce dont il a besoin, quel que soit l'endroit où il travaille. Il est essentiel que les systèmes de stockage de documents en ligne soient bien organisés, avec des dossiers disposés de manière simple et logique pour votre entreprise, afin de trouver le fichier dont vous avez besoin rapidement et facilement. Vous devez vous efforcer d'utiliser la même structure de dossiers dans l'ensemble de l'entreprise, afin que les gens puissent trouver intuitivement le document dont ils ont besoin et ne perdent pas de temps à le chercher.

Cela devrait également s'appliquer à votre espace numérique individuel, y compris votre bureau. Vous devez toujours veiller à organiser correctement vos fichiers numériques, afin de savoir où trouver vos documents. Non seulement l'encombrement visuel dû sur votre bureau aura un impact négatif sur votre productivité, mais vous perdrez du temps à rechercher des fichiers spécifiques lorsque vous en aurez besoin.

Vous pouvez également utiliser un espace de gestion de projet en ligne avec votre équipe, où les gens peuvent collaborer et discuter des projets. Il est essentiel que ce type de serveur soit également organisé correctement, afin que les gens sachent toujours exactement où en est un projet et ce que l'on attend d'eux. Lorsque les espaces numériques sont correctement organisés, l'ensemble de l'équipe peut travailler de manière beaucoup plus efficace et productive.

 

 

Idées de rangement pour le bureau

Outre l'organisation de votre espace de travail numérique, vous devez veiller à ce que votre poste de travail physique soit également bien organisé. Il existe de nombreux outils et moyens d'organiser votre bureau qui peuvent contribuer à votre productivité.

Les corbeilles à courrier sont un excellent moyen d'organiser vos projets de travail. Avec l' ensemble de 3 corbeilles à courrier Leitz Cosy, vous pouvez organiser le courrier et d'autres documents sur différents plateaux, afin d'avoir une pile séparée pour les papiers que vous devez traiter, les documents en cours et les documents terminés. Grâce aux corbeilles à courrier empilées, vous pouvez organiser de nombreux documents tout en occupant une petite place sur votre bureau, ce qui vous permet de réduire l'encombrement. Cela peut vous aider à être plus productif, car vous savez toujours ce qui doit être fait et vous n'aurez pas la distraction d'un bureau en désordre.

Vous pouvez également utiliser des organiseurs de bureau pour aider à garder votre bureau et vos outils en ordre et à portée de main. Lorsque vos accessoires sont rangés à leur place, vous n'aurez pas à passer du temps à chercher un objet spécifique lorsque vous en aurez besoin. De plus, en travaillant sur un bureau organisé, vous pouvez également garder l'esprit clair et libre de toute distraction, ce qui vous permet de vous concentrer sur la tâche à accomplir. L' organiseur de bureau Leitz avec chargeur à induction est parfait pour le rangement et comprend un socle de charge sans fil pour que votre téléphone soit toujours chargé et prêt pour les appels.

Gestion des tâches

Organiser et hiérarchiser votre propre liste de tâches peut vraiment vous aider à travailler de manière plus productive. Si vous commencez la journée avec une longue liste de tâches, il peut être difficile de savoir par où commencer. Prendre le temps, au début de chaque journée ou de chaque semaine, d'examiner ce qui doit être fait et d'organiser vos priorités vous permet de travailler de manière plus rationnelle.

Pour vous aider à organiser vos tâches, vous pouvez utiliser un tableau ou un chevalet de bureau en verre pour noter vos projets et l'ordre dans lequel vous devez accomplir vos tâches pour la journée ou la semaine. L'utilisation d'un accessoire en verre et d'un marqueur effaçable à sec vous permet de mettre facilement à jour votre liste de tâches si des projets de dernière minute se présentent, tout en restant organisé et en maîtrisant la situation.  De plus, l'utilisation d'un tableau ou d'un accessoire de prise de notes en verre vous permet de faire un geste pour l'environnement tout en restant organisé et productif, car il vous suffit d'essuyer et de réutiliser à volonté, plutôt que d'utiliser du papier.

Maîtrise du temps

La gestion du temps est un élément essentiel pour rester organisé et productif au travail. Si vous avez des réunions avec des collègues ou des clients au cours de la journée, vous devez vous assurer que vous êtes à l'heure et bien préparé, afin d'utiliser le temps de manière efficace. Veillez à utiliser votre calendrier numérique pour programmer des rappels pour les réunions et autres rendez-vous et donnez-vous suffisamment de temps pour vous préparer à l'avance si nécessaire.

 

 

Vous pouvez également utiliser votre calendrier pour marquer les dates limites des projets et définir des rappels avec suffisamment de temps à disposition, afin de ne pas laisser les projets à la dernière minute et devoir vous précipiter pour les terminer. Vous pouvez même inscrire des tâches individuelles dans votre calendrier afin d'organiser parfaitement votre journée et de vous assurer que vous travaillez avec une productivité maximale. Veillez également à prévoir des pauses, toutes les demi-heures environ, ne serait-ce que pour vous éloigner de votre écran pendant cinq minutes ou pour faire un peu d’exercice.

Il se peut que vous préfériez les rappels visuels physiques pour vos réunions et rendez-vous, afin qu'ils soient toujours présent dans votre esprit. Au lieu d'encombrer votre poste de travail de notes autocollantes, utilisez l' horloge murale en verre Leitz Cosy. Non seulement cette horloge est silencieuse, et vous ne serez pas distrait par un tic-tac constant, mais elle est livrée avec un marqueur effaçable à sec pour écrire sur la façade en verre de l'horloge - il suffit d'écrire les réunions importantes ou les rappels de la journée à l'heure où ils auront lieu, puis de les effacer lorsqu'ils sont terminés. Vous pourrez ainsi organiser votre journée et conserver un poste de travail ordonné et sans encombrement.

Classement

Lorsque vous traitez un grand nombre de documents, il est important de les classer correctement. Si vos documents ne sont pas classés et organisés correctement, vous risquez de perdre du temps à rechercher des documents spécifiques et même de perdre des dossiers importants.

 

 

La gamme Leitz Click and Store comprend des boîtes de rangement, des blocs tiroirs et des porte-revues qui sont tous parfaits pour organiser vos documents à la maison et au bureau. Leclassement suspendu est un excellent moyen d'organiser vos documents lorsque vous avez besoin d'y accéder fréquemment et les boîtes d'archives sont utiles pour le stockage des dossiers et des documents que vous devez conserver mais auxquels vous n'avez pas besoin d'accéder aussi souvent. Vous devez vous efforcer de classer vos documents de la manière la plus logique possible pour votre entreprise - généralement par client, avec éventuellement des sous-dossiers pour les différents projets. Que vous travailliez à domicile ou au bureau avec d'autres personnes, vous devez vous assurer que toutes les personnes qui doivent accéder aux documents connaissent le système de classement et peuvent organiser les documents de manière appropriée.

Lorsque vous disposez de documents physiques, vous devez veiller à les éliminer correctement s'ils contiennent des informations confidentielles. Vous devez donc toujours avoir un destructeur de papier sur place afin de pouvoir vous débarrasser rapidement et efficacement des documents qui ne sont plus nécessaires. Si vous n'êtes pas en mesure de vous débarrasser correctement des documents confidentiels, vous pourriez constater qu'ils encombrent votre système de classement et rendent plus difficile un travail productif.

 

Leitz dispose d'une vaste gamme d'outils pour l' organisation du bureau et d'équipements pour vous aider dans votre organisation à la maison. Travaillez de manière plus productive en organisant vos fichiers et vos projets avec Leitz.

Pour d'autres conseils pour rester organisé, lisez nos articles ci-dessous :

Pouvez-vous utiliser la technologie pour améliorer votre bureau à domicile ?

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