Que vous travailliez à domicile ou dans un bureau, vous avez probablement des réunions avec des collègues ou des clients du monde entier. Qu'il s'agisse d'une discussion vidéo avec un collègue ou d'une conférence avec des partenaires étrangers, il est important de comprendre comment optimiser les réunions à distance.

Les réunions virtuelles sont rapidement devenues la norme, car de plus en plus de personnes doivent s’adapter au télétravail. Mais comme il s'agit d'un phénomène nouveau pour de nombreux employés, certains se posent des questions sur leur efficacité. Nous vous expliquons ci-dessous comment organiser des réunions à distance efficaces et atteindre vos objectifs.

 

 

1. Quel est le meilleur outil de réunion en ligne pour une entreprise ?

Il existe d'innombrables plateformes de réunion virtuelle. Parmi les plus populaires, citons Zoom, Skype, Microsoft Teams et Google Hangouts. La plupart proposent un essai ou un guide vidéo détaillé sur la manière de tirer le meilleur parti de l'outil. Le partage d'écran peut être une priorité pour votre équipe. Voulez-vous être capable de prendre des notes en étant présent vocalement et visuellement ? La collaboration est-elle importante pour vous ? Définir vos priorités en matière de logiciels et en tester quelques-uns vous aidera certainement à prendre la bonne décision. Fondamentalement, vous recherchez un programme qui crée une atmosphère convivale et qui est facile à utiliser.

2. Préparation de votre réunion virtuelle

Tenir une réunion via un écran peut sembler étrange, surtout si vous n'êtes pas à l'aise devant une caméra. Cependant, c'est en forgeant que l’on devient forgeron. Avant de vous lancer dans des réunions, connectez-vous à distance avec vos collègues pour vous vous familiariser avec le concept. Cela vous donne également l'occasion d'affiner les réglages de votre caméra et de votre système audio et de créer un arrière-plan professionnel.

Les managers et les cadres supérieurs doivent aider les employés à s'adapter à la tenue de réunions à distance. Un excellent moyen de s'assurer que chacun est en confiance lorsqu'il exprime devant sa caméra est d'organiser une réunion d'équipe hebdomadaire, simplement pour discuter des plans du week-end ou participer à un quiz, afin d'aider ceux qui se sentent mal à l'aise à le devenir.

 

 

3. Comment lutter contre les conflits d'agenda

La liaison avec vos collègues est relativement facile si vous avez des calendriers synchronisés avec votre logiciel de réunion virtuelle. Par exemple, Microsoft Teams et Outlook fonctionnent indépendamment et ensemble, tout comme Gmail et Google Hangouts. Cela vous permet de tout organiser sans avoir besoin d'innombrables agendas et calendriers.

Toutefois, des problèmes peuvent survenir lorsqu'il s'agit d'organiser des réunions avec des parties externes et des personnes situées dans des fuseaux horaires différents. Pour que tout le monde soit en ligne au bon moment, des outils tels que Every Time Zone et World Clock Meeting Planner vous permettent d'entrer des lieux dans le monde entier et de distinguer ce qui conviendrait le mieux à chacun. Il vous suffit ensuite de créer une invitation à une réunion virtuelle et celle-ci sera envoyée à toutes les parties concernées pour qu'elles l'acceptent.

Si vous ne traitez qu'avec des individus nationaux, vous pouvez simplement envoyer une invitation à une réunion en proposant une heure. Les participants pourront accepter ou refuser l'invitation ou suggérer une nouvelle heure qui convient à leur emploi du temps.

4. Définir un ordre du jour

Une réunion structurée est une réunion efficace, que ce soit en ligne ou en personne. Si vous êtes l'hôte de la réunion, établissez un ordre du jour et transmettez-le aux personnes concernées ou incluez-le dans les notes de la réunion virtuelle. Cela permettra aux autres de préparer des documents qui aideront lors de la réunion. L'ordre du jour de votre réunion peut contenir :

• Principaux points de discussion
• Structure de la réunion
• Personnes présentes
• Tout document pertinent

 

 

5. Fixer les règles de la réunion

L'ordre du jour de votre réunion doit s'accompagner de consignes. Bien que cela puisse sembler exagéré, cela établit clairement ce que l'on attend de la réunion. Certains participants peuvent être amenés à prendre des notes et à ne pas répondre verbalement, vous pouvez donc leur demander de couper leur son. Vous pouvez préciser qui dirigera la réunion et si d'autres personnes peuvent intervenir comme elles le souhaitent, ou si le leader fera appel aux participants lui même. C'est l'occasion d’optimiser le temps passé en réunion et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

 

 

6. Aménager un bureau à domicile pour le télétravail

Que vous disposiez d'un bureau à domicile dédié ou d'un recoin pour travailler, il est essentiel de s'assurer que votre espace est adapté au travail à distance pour les réunions vidéo. Vous pouvez prêter attention aux points suivants afin de faciliter le déroulement de vos réunions :

• Assurez-vous que vous disposez d'une connexion Internet appropriée
• Testez votre équipement audio et visuel à l'avance
• Assurez-vous que vous êtes confortable et améliorez votre posture si nécessaire
• Faites attention à votre arrière-plan
• Informez les membres de votre famille des horaires de vos réunions

Votre bureau à domicile doit vous permettre d'organiser des réunions à distance efficaces. Si vous êtes à l'aise dans votre propre espace et que vous disposez d'un équipement fiable, il est probable que vos réunions se dérouleront sans problème. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notre guide " Comment créer le meilleur bureau à domicile adapté aux besoins des utilisateurs Zoom".