Tietoturva ja kotona työskentely: vinkkejä turvalliseen työskentelyyn

14.11.2022

Tietoturva ja kotona työskentely: vinkkejä turvalliseen työskentelyyn

Monet ihmiset nauttivat nyt kotoa käsin työskentelystä, olipa kyseessä sitten kokoaikainen etätyö tai hybridityö. Vaikka tämä on tarjonnut yrityksille ja työntekijöille enemmän joustavuutta, se on myös osoittautunut haasteeksi tietoturvan kannalta. Oikeilla toimilla voit kuitenkin noudattaa GDPR-asetusta kotoa käsin työskennellessäsi käyttämällä oikeita laitteita ja ylläpitämällä hyviä prosesseja.

Käytä vain yrityksen hyväksymää teknologiaa

Kotona työskennellessäsi on parasta käyttää työasioissa yrityksen tarjoamaa teknologiaa. Tämä koskee kannettavaa tietokonetta tai tietokonetta sekä puhelinta. Jos työnantajasi on sallinut omien laitteiden käytön, sinun on varmistettava, että ne on suojattu asianmukaisella salasanalla ja monivaihetodennuksella, jotta voit käyttää työasiakirjoja ja sähköposteja. Sinun on myös varmistettava, että pidät henkilökohtaiset tiedostosi erillään työtiedostoista.

Ihannetapauksessa käytät organisaatiosi sinulle antamia laitteita, sillä niissä pitäisi olla parhaat tietoturvaohjelmat, kuten virustorjunta- ja haittaohjelmien torjuntaohjelmat, joita sinulla ei välttämättä ole omissa laitteissasi. Yrityksen tietotekniikkatiimin olisi myös pidettävä ne ajan tasalla, jotta varmistetaan, että ne on aina suojattu uusimmilla turvatoimilla.

 

 

Käytä kotituhoojaa luottamuksellisia asiakirjoja varten

Kodin paperintuhooja on välttämätön kotitoimistossasi, jos käsittelet luottamuksellisia asiakirjoja, jotka on hävitettävä. Saatat tulostaa kotona kaikenlaisia asiakirjoja, jotka voivat sisältää luottamuksellisia tietoja, kuten kokouslistoja, ansioluetteloita, palkkatietoja ja sopimuksia. Ne voivat kaikki sisältää yritystä, työntekijöitä ja asiakkaita koskevia tietoja, kuten yhteystietoja ja pankkitilitietoja, jotka aiheuttaisivat tietomurron, jos niitä ei hävitettäisi asianmukaisesti. Jos käsittelet paperitöitä kotona, kotituhooja varmistaa, että voit hävittää kaikki asiakirjat turvallisesti. Kotikäyttöön tarkoitetut paperintuhoojamme ovat erittäin hiljaisia ja niissä on P4-ristikkoleikkauksen turvataso, joka takaa, että asiakirjasi voidaan hävittää asianmukaisesti.

Muista, että myös käsinkirjoitetut muistiinpanot on hävitettävä turvallisesti. Jos kirjoitat muistiin jonkun henkilön puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen, se on luottamuksellista tietoa, jota ei pidä jakaa muille, eikä sitä saa laittaa yleiseen jäteastiaan tai kierrätykseen. Paperi kannattaa silputa tai säilyttää turvallisesti, kunnes se voidaan hävittää asianmukaisesti.

Noudata organisaatiosi tietojenkäsittelyä koskevia käytäntöjä

Yrityksellänne pitäisi jo olla käytössänne tietosuojaa koskevat käytännöt. Näitä sääntöjä sovelletaan kotona samalla tavalla kuin toimistossa, joten sinun on noudatettava samoja tietojenkäsittelyprosesseja riippumatta siitä, missä työskentelet. Saattaa olla houkuttelevaa tehdä asioita "helpommalla" tavalla, kun työskentelet kotona, kuten käyttää henkilökohtaista sähköpostiasi työasioihin. Sinun tulisi kuitenkin aina käyttää yrityksesi esittämiä tavanomaisia ohjelmistoja ja menetelmiä.

Työnantajasi tulee kouluttaa sinua siihen, miten tietoja käsitellään turvallisesti, jotta noudatat GDPR-asetusta kotoa käsin työskennellessäsi. Jos et ole varma, mitä sinun pitäisi tehdä tietosuojaloukkauksen välttämiseksi etätyöskentelyssä, ota yhteyttä tietosuojavastaavaan tai tietoturvaryhmään saadaksesi ohjeita.

Jaa tietoja turvallisesti

Jos sinun on lähetettävä asiakirjoja tai tiedostoja kotoa käsin työskennellessäsi, käytä vain turvallisia menetelmiä. Saattaa olla, että käytät työtiedostoja suojatulta etäpalvelimelta tai että yrityksesi käyttää pilvitallennusta. Varmista, että tiedät, mitä menetelmää yrityksesi pitää turvallisena asiakirjojen jakamisena, kun työskentelet kotoa käsin.

Sähköposti ei ole aina turvallisin tapa jakaa tietoja. Jos tämä on kuitenkin yrityksesi suosima menetelmä, voit käyttää salasanasuojausta asiakirjojen lähettämiseen. Tämä on hyvä käytäntö luottamuksellisia tietoja sisältäville asiakirjoille - lähetä vain yksi salasanalla suojatun asiakirjan kanssa ja lähetä salasana erikseen eri menetelmällä, esimerkiksi työpaikan viestisovelluksen kautta.

 

 

Turvallisen alueen perustaminen puheluita varten

Jos työskentelet kotoa käsin, kun muita ihmisiä on kotona, sinun on löydettävä tila, jossa voit luottamuksellisesti pitää puheluita ja videokokouksia. Jos keskustelet yksityisistä asioista, haluat välttää, että kukaan kuulee sinua. Jos jaat kotitoimiston, sinun on ehkä otettava puhelut vastaan muualla tai ajoitettava luottamukselliset puhelut toimistokaverisi kanssa sellaisille ajankohdille, jolloin hän pitää taukoa.

Sijoita työpisteesi oikein

Kun perustat työpistettä, sinun on otettava huomioon yksityisyys. Näyttösi ei tulisi olla näkyvällä paikalla, joten saatat joutua sijoittamaan sen kauemmas ovesta, ikkunasta tai toisen työpöydästä, jos jaat kotitoimiston. Jos näyttöjäsi on vaikea asettaa niin, ettei niitä pääse katselemaan, sinun tulisi pyytää yritykseltäsi näyttösuojaa. Tämä tarkoittaa, että näyttöä voi katsella vain, jos istut suoraan sen edessä. Sinun on myös sijoitettava kaikki luottamuksellisia tietoja sisältävät paperit niin, että kukaan muu ei voi nähdä niitä.

Jos poistut työasemaltasi, lukitse tietokoneesi, jotta kukaan ei pääse siihen käsiksi eikä näe sitä. Sinun pitäisi myös siivota kaikki paperityöt pois työpöydältäsi ja arkistoida tai hävittää ne asianmukaisella tavalla. Jopa perheenjäsenesi lasketaan kolmansiksi osapuoliksi, joten jos he näkevät luottamuksellisia tietoja, se katsotaan tietomurroksi.

 

 

Siivoa jokaisen päivän päätteeksi

Kun lopetat päivän työsi, siivoa työpisteesi, jotta kaikki luottamukselliset tiedot ovat turvassa. Tähän kuuluu tietokoneen sammuttaminen ja asiakirjojen arkistointi. Saatat joutua lukitsemaan luottamuksellisia tietoja sisältävät paperit pois, esimerkiksi lukitsemalla kotitoimiston oven tai laittamalla ne turvalliseen, lukittavaan laatikkoon, jos sinulla ei ole erillistä huonetta kotitoimistoa varten.

Työpöydälläsi ei pitäisi olla asiakirjoja, eikä tietokoneen tai kannettavan tietokoneen pitäisi olla kenenkään muun ulottuvilla. Sinun ei pitäisi jakaa salasanaa, joka tarvitaan työasiakirjojen käyttämiseen, kenenkään muun kanssa.

Ole valppaana verkossa

Kotona työskennellessäsi sinun on oltava yhtä valppaana netissä kuin toimistossa työskennellessäsi. Sinun tulisi olla tietoinen kalastelu sähköposteista ja huijauksista. Usein nämä voivat näyttää laillisilta sähköpostiviesteiltä ja jopa näyttää siltä, että ne ovat peräisin kollegalta tai toimittajalta. Tarkista ne kuitenkin huolellisesti, äläkä napsauta linkkejä tai lataa tiedostoja, jos jokin näyttää sinusta väärältä. Jos olet epävarma sähköpostiviestistä, ota yhteyttä tietoturvatiimiin, jotta he voivat tarkistaa sen.

Kannattaa myös varoa lataamasta mitään verkkosivuilta. Näin hakkerit voivat päästä käsiksi verkkoosi ja luottamuksellisiin tietoihin. Älä lataa mitään tuntemattomilta verkkosivustoilta. Jos asiakas tai tavarantoimittaja on pyytänyt sinua lataamaan jotain, sinun on ensin tarkistettava hänen tietonsa. Jos olet vielä epävarma, ota yhteyttä tietoturvatiimiin, ennen kuin lataat mitään.

Ilmoita mahdollisista vaaratilanteista

Jos tietomurtoja tapahtuu, niistä on aina ilmoitettava, vaikka kyseessä olisi mielestäsi pieni asia. Ilmoita asiasta IT-tiimillesi ja tietosuojavastaavallesi, jos yrityksessäsi on sellainen. He voivat tutkia, mitä tapahtui, ja ryhtyä tarvittaviin toimiin rikkomuksen rajoittamiseksi. Heidän on ehkä myös luotava ja otettava käyttöön uusia toimintatapoja, joilla varmistetaan, ettei näin tapahdu enää. He voivat myös ilmoittaa asiasta tarvittaville tietoturvasta vastaaville henkilöille.

 

Leitzillä on valikoima kotitoimiston tarvikkeita , jotka auttavat sinua pysymään tuottavana ja järjestelmällisenä, kun työskentelet kotoa käsin.

Lue lisää tietosuojasta ja paperintuhoojistamme:

Paras Heavy Duty paperintuhooja korkean kapasiteetin silppuamiseen

Mitä turvallisuusominaisuuksia tuhoojissa yleensä on?

Miksi valita ristiinleikkaustuhoojai?

Aiheeseen liittyvät tuotteet

Leitz IQ Protect Premium 3M paperisilppuri, P5
Katso tuote
Leitz IQ Small Office 100 automaattinen paperisilppuri, P4
Katso tuote