Kun niin monet ihmiset siirtyvät nykyään tekemään kotityötä tai hybridityötä, pysyvän kotitoimiston perustamisesta on tullut välttämättömyys. Ehkä sinun on tilanpuutteen vuoksi luotava yhteinen kotitoimisto kumppanisi, kämppiksen tai perheenjäsenen kanssa. Jos näin on, teidän on harkittava asetuksia huolellisesti, jotta voitte molemmat työskennellä tilassa, joka vastaa tarpeitanne ja mahdollistaa keskittymisen, tuottavuuden ja tehokkaan työskentelyn yhdessä.

Jos etsit vinkkejä ja neuvoja jaetun kotitoimiston perustamiseen ja tehokkaaseen työskentelyyn, alla on asiantuntijoiden ohjeita.

Luo erillisiä vyöhykkeitä

Tärkeä osa tuottavan yhteisen kotitoimiston luomista on luoda erilliset alueet sinulle ja toimistokaverillesi. Sinun on ensin mietittävä työpöytääsi. Haluatteko istua vastakkain, pöydät huoneen keskellä, vai haluatteko istua selkä vastakkain, seinää vasten? Ihannetapauksessa kotitoimistossasi on paljon luonnonvaloa, joten saatat joutua päättämään, kuka saa työpöydän ikkunan läheltä. Ota huomioon yksilölliset mieltymyksenne - jos toinen teistä pitää lämpimämmästä huoneesta, hänen työpöytänsä voisi ehkä olla lähempänä lämmönlähdettä. Jos jompikumpi teistä pitää viileämmästä lämpötilasta, hän voi viihtyä paremmin avoimen ikkunan lähellä. Voi olla hyödyllistä laatia karkea pohjapiirros huoneesta ja määritellä yksityiskohtaisesti, missä pöydät, tuolit ja mahdolliset säilytystilat sijaitsevat.

Kun olet päättänyt, missä työpöydät sijaitsevat, voit aloittaa vyöhykkeiden luomisen. Mieti, mitä kotoa käsin työskentelyyn liittyviä välttämättömiä tarvikkeita te molemmat tarvitsette tehtäviänne varten, mukaan lukien kotitoimiston hyllyt ja säilytystilat, joita te molemmat tarvitsette. Vyöhykkeiden värikoodauksesta voi olla apua, jotta vältytään sekaannuksilta ja työkalujen sekoittumiselta. Leitzillä on valtava valikoima kotoa käsin työskenteleviä työkaluja eri väreissä, mukaan lukien Leitz Cosy -mallistomme. Cosy tuotesarjassa yhdistyvät tyylikäs sisustus ja älykkäät organisointiratkaisut, ja tuotteita on saatavana kolmessa Cosy-värissä - keltainen, sininen ja musta - jotka sopivat erinomaisesti erillisten alueiden luomiseen jaettuun toimistoon säilyttäen kuitenkin yhtenäisyyden. Lisäksi teidän ei tarvitse koskaan kiistellä siitä, kenellä on nitoja.

Erillisiä vyöhykkeitä luodessasi on myös otettava huomioon tietosuoja. Tietosuojasääntöjä sovelletaan myös silloin, kun työskentelet kotona, ja toimiston jakaminen jonkun kanssa voi lisätä riskiä siitä, että tietoja jaetaan tahattomasti. Varmista, että luottamukselliset puhelut soitetaan kahden kesken, äläkä koskaan jätä luottamuksellisia tietoja näkyviin näytöllesi tai työpöydälläsi oleviin asiakirjoihin. Investoimalla kotitoimiston paperisilppuriin voit minimoida tietomurron riskin, kun jaat toimiston, sillä sen avulla on helppo tuhota kaikki paperityöt, jotka saattavat sisältää luottamuksellisia tietoja.

 

 

Hanki oikeat laitteet työasemiin

Oikeat laitteet yhteisessä kotitoimistossasi ovat elintärkeitä, jotta pysyt sekä keskittyneenä että tuottavana. Työpisteen järjestäminen työpöydän säilytystilojen, kuten kirjelokeroiden, lehtikansioiden tai laatikostojen avulla auttaa pitämään työpöydän vapaana sotkuista ja asiakirjat ja työkalut järjestyksessä ja helposti saatavilla. Mieti, tarvitsetteko kumpikin todennäköisesti samanlaista säilytystilaa - jolloin tarvitsette kahta kaikkea - vai onko teillä erilaiset tarpeet ja tarvitsetteko eri järjestelyjä.

On tärkeää, että ergonomiaotetaan huomioon yksittäisiä työpisteitä perustettaessa. Jos käytät kannettavaa tietokonetta, kannettavan tietokoneen teline nostaa näytön sopivalle korkeudelle. Jos sinulla on erillisiä näyttöjä, näytönteline nostaa näytön oikealle korkeudelle, jotta katselu on helppoa, ja työskentelet oikeassa asennossa ilman kyyristelyä tai rasitusta. 

Ergonomian kannalta istuma-seisomatyöpöytä voi hyödyttää useimpia ihmisiä, sillä se antaa sinulle mahdollisuuden vaihtaa istumisesta seisomiseen koko päivän ajan. Tämä vähentää loukkaantumisriskiä, joka voi aiheutua liian pitkästä työskentelystä samassa asennossa, ja poistaa myös väsymyksen, joka aiheutuu pelkästään seisovista työpöydistä. Säädettävät työtasot toimivat omassa tilassaan, joten voit säästää tilaa työpöydälläsi, ja ne on helppo asentaa ja laskea, joten ne häiritsevät sinua ja toimistokavereitasi mahdollisimman vähän aina, kun sinun on vaihdettava asentoa. Väsymystä estävä matto on hyvä lisä, kun käytät seisovaa työpöytää, sillä se auttaa pitämään olosi mukavana työskennellessäsi, ja istuintyyny ja jalkatuki auttavat sinua pitämään terveellisen asennon ja tukevat kehoasi, kun istut.  Kun teillä molemmilla on käytössänne tarvittavat välineet, voitte keskittyä ja pysyä tuottavina.

 

 

Järjestä jaettu kotitoimiston varastointi

Saattaa olla, että jaettu kotitoimistosi vaatii jonkin verran yhteistä säilytystilaa. Jotta tämä toimisi teille molemmille, teidän on luotava järjestelmä, jonka molemmat ymmärtävät ja jota noudatatte. Se voi tarkoittaa esimerkiksi toimistokaapin organisointilaitteen, kuten säilytyslaatikon, jossa on organisointilokero, tai säilytyslaatikoiden käyttöä, joihin voit helposti merkitä sisällön. Keskustele toimistokaverisi kanssa siitä, millaisia tavaroita tarvitsette molemmat, mitä teidän on pidettävä erillään ja mitä voitte jakaa. Kun olette keksineet teille molemmille sopivan säilytysjärjestelmän, on tärkeää, että kaikki noudattavat sitä. Voi olla uskomattoman turhauttavaa ja aikaa vievää, jos toinen teistä joutuu käyttämään aikaa tiettyjen asiakirjojen tai työkalujen etsimiseen, koska niitä ei ole laitettu takaisin oikeaan paikkaan, joten varmista aina, että noudatat sovittua järjestelmää.

Aseta melutasot

Kuunteletteko molemmat mielellänne musiikkia työskennellessänne? Täydellistä - luo vain jaettu soittolista tai laita radio päälle. Ongelmaksi voi muodostua se, että toinen haluaa kuunnella musiikkia ja toinen kaipaa täydellistä hiljaisuutta. Silloin sinun on investoitava kuulokkeisiin, jotta jokainen voi keskittyä työhönsä haluamallaan tavalla.

Kannattaa myös miettiä, onko jompikumpi tai kumpikin teistä paljon puhelimessa töiden aikana. Saattaa olla, että sinun on luotava erillinen tila kotitoimistohuoneen ulkopuolelle, jossa voit pitää kokouksia, esimerkiksi ruokapöydällä tai sohvalla. Näin voit osallistua kokouksiin häiritsemättä toista henkilöä tai joutumatta itse häirityksi. Jos tämä ei ole mahdollista, sinun on sen sijaan varmistettava, että kommunikoit toimistokaverisi kanssa. Kerro heille, milloin sinulla on kokouksia sinä päivänä, milloin tarvitset hiljaisuutta ja milloin saatat olla itse äänekäs. Näin toinen henkilö voi suunnitella päivänsä kokoustenne ympärille, jotta voitte molemmat työskennellä mahdollisimman häiriöttömästi.

Kun jaettua toimistoa luodaan, tietyt esineet, kuten matot ja huonekasvit, auttavat "äänieristämään" huoneen jossain määrin ja vähentämään huoneessa leviävää melua ja kaikuisuutta. Varmista, että kotitoimistossasi on pehmeitä kalusteita, jotta se pysyy mukavana ja tyylikkäänä ja jotta se vaimentaa melua.

Pidä kiinni aikataulusta

Sinun pitäisi miettiä työaikataulusi ja kertoa siitä toimistokaverillesi. Teidän molempien ei tarvitse välttämättä aloittaa ja lopettaa samaan aikaan - voi jopa auttaa, jos toinen teistä aloittaa aikaisemmin tai lopettaa myöhemmin, sillä se tarkoittaa, että teillä on toimistossa hieman aikaa yksin. Teidän molempien olisi kuitenkin tiedettävä, mitkä tunnit ovat vain työaikaa, jotta molemmat tietävät, mihin aikaan teidän pitäisi keskittyä ja olla häiritsemättä toista osapuolta.

Voit järjestää päiväsi niin, että voit pitää taukoja tai lounastunnin yhdessä. Jos näin on, teidän pitäisi sopia aika, jolloin molemmat lopettavat työskentelyn, jotta molemmat tietävät sen etukäteen, eikä häiritä toista silloin, kun hänellä saattaa olla työ kesken.

Vaikka aikataulusta olisi pidettävä kiinni mahdollisimman hyvin, teidän molempien olisi myös oltava valmiita joustamaan. Joskus kokoukset venyvät tai tehtävien suorittaminen kestää kauemmin kuin alun perin ajateltiin. Varaudu ennakoimattomiin muutoksiin ja sopeudu tarvittaessa.

Ole huomaavainen

Aivan kuten yritystoimistossa, myös kotitoimiston jakaminen vaatii kaikilta osapuolilta tietynlaista harkintaa. Tämä tarkoittaa sitä, että on pidettävä kiinni sovitusta aikataulusta niin paljon kuin mahdollista, oltava tietoinen siitä, milloin sinun on oltava hiljaisempi, olla häiritsemättä toista osapuolta silloin, kun hänen on keskityttävä, ja laittaa yhteiset välineet takaisin oikeille paikoilleen, jotta ne ovat valmiina silloin, kun toinen osapuoli saattaa tarvita niitä.

Teidän molempien on myös noudatettava tiettyä siisteyttä, mutta joitakin poikkeuksia on ehkä tehtävä. Jos olet siisteysfriikki, mutta toimistokaverisi ei ole, saatat turhautua, jos hänen työpöytänsä on epäsiisti. He saattavat kuitenkin työskennellä mieluummin "järjestäytyneessä kaaoksessa". Tärkeintä on pitää jaetut ja yhteiset tilat siisteinä ja järjestyksessä. Paperikorin avulla voit helposti pitää toimistosi siistinä ja estää roskien leviäminen ympäriinsä.

 

 

Toimistokaverin huomioon ottaminen voi tarkoittaa puhelimen tai kannettavan tietokoneen laittamista äänettömälle, jotta et häiritse ketään ilmoituksilla. Se voi tarkoittaa, että tauot pidetään toisessa huoneessa, ja se voi tarkoittaa myös sitä, että tarjoat heille virvokkeita, kun menet hakemaan omia virvokkeita. Kun muistat, että jaat tilan jonkun toisen kanssa, teet kokemuksesta positiivisen molemmille.

 

Leitzillä on valikoima kotitoimiston tarvikkeita, joiden avulla voit luoda täydellisen yhteisen kotitoimiston, joka pitää sinut organisoituna ja tuottavana.

Lue lisää kotitoimiston perustamisesta:

Parhaat kotitoimiston tarvikkeet 2022

Nopeat muutokset työpisteeseesi ergonomian parantamiseksi

Voisiko vihreämmän kotitoimiston luominen säästää myös rahaa?