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Para la mayoría de los managers de oficina, este es un tema permanente: ¿Cómo haces que tus colegas salgan de la oficina con las cosas y sus documentos ordenados? Las solicitudes o los recordatorios normalmente se quedan en el vacío. Pero hay algunas maneras sencillas de incluir a todo el equipo para mantener la oficina ordenada.

 

 

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¿Tienes que pedir a tus queridos colegas una y otra vez que ordenen en su propio lugar de trabajo o en la cocina de la oficina? Ser el guardián de la organización de la oficina puede ser agotador. Normalmente, todos los empleados se sienten de la misma manera: la jornada laboral comienza con una sensación de bienestar mucho mejor cuando el lugar de trabajo se ha dejado ordenado. Un entorno de oficina agradable y, sobre todo, limpio contribuye a una mayor concentración, eficiencia y motivación. No hay que subestimar los beneficios de una oficina limpia.

 

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Regla número 1: Directrices visibles

Para mantener todo el trabajo de una persona, ayudan unas simples reglas, que se aplican por igual a todos los empleados. La primera regla básica es: hacer estas reglas visibles para todos en los lugares que tienen que ser ordenados. Cuelga un tablero o un póster con un diseño y un texto precioso, claramente visible, para que toda la oficina se sienta atraída por él. Las reglas de la oficina, comunicadas con claridad y reconocidas universalmente, hacen que los colegas se ayuden entre sí y recuerden que deben cumplirlas.

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Regla número 2: Sistemas de organización continua

Unificar los sistemas organizativos generales e individuales, desde la contabilidad hasta las áreas de trabajo personal. Para ello, se debe proporcionar el equipo de oficina necesario, desde las dosieres hasta cajas de almacenamiento. Una vez aprendidas las reglas, como ciertas estructuras y sistemas de colores en las carpetas de almacenamiento o de archivo, se pueden imprimir y establecer mejor. Un sistema de organización continua también crea una estructura visual. Esto crea un ambiente de oficina armonioso.

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Regla número 3: Menos es más

En un lugar de trabajo con demasiados trastos, es mucho más difícil mantener la limpieza. Mantente más minimalista. Cuando reduces los utensilios de trabajo a las cosas necesarias, es más fácil mantener el orden. Para evitar densos montones por archivar, es útil clasificar regularmente y tener sólo lo más importante a mano. Los sistemas de almacenamiento sencillos con unas pocas subcarpetas, así como las bandejas o cajas de colores, indicando claramente la fecha y el tema, ayudan a identificar más rápidamente dónde y qué tienes. Para el espacio de trabajo ordenado, hay otro argumento insuperable: un escritorio caótico reduce la productividad.

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Regla número 4: Mantén la oficina ordenada

Un bonito ambiente de oficina aumenta el bienestar y contribuye a un buen ambiente de trabajo. Por lo tanto, es importante dejar claro a los colegas que el respeto de un determinado orden básico sólo tiene efectos positivos para cada individuo y que todos los empleados se sienten más cómodos personalmente. En otras palabras: hacerles conscientes de los beneficios de una oficina limpia. Una acción conjunta no sólo es apropiada, sino que también promueve un vínculo positivo entre la organización y el resultado. Esto puede ser, por ejemplo, una limpieza de primavera conjunta o la limpieza de fin de mes. Un pequeño premio para el mejor departamento estimula a los equipos entre sí y aporta una buena porción de diversión a la acción de ordenar o limpiar.

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