¿Puede el Hot Desking beneficiar a tu empresa?

04.05.2022

¿Puede el Hot Desking beneficiar a tu empresa?

En los últimos años, el bienestar de los empleados ha pasado a primer plano en las prácticas laborales. Se ha prestado más atención a la creación de horarios de trabajo flexibles, para dar al empleado más autonomía y libertad para que su trabajo se adapte a su vida personal.

Con ello, ha aumentado el trabajo a distancia, el trabajo híbrido y los horarios flexibles. Y como parte de estas políticas de trabajo flexible, el "hot desking" también se ha hecho más popular. Pero, ¿qué es exactamente el "hot desking" y puede ser beneficioso para tu empresa?

¿Qué es el Hot Desking?

Aunque el "hot desking" ha aumentado en popularidad en los últimos años, es una práctica que existe desde hace décadas. Cuando una empresa implementa el "hot desking", los empleados no tienen un puesto de trabajo permanente asignado. En su lugar, compartirán escritorios, reservando puestos de trabajo específicos o eligiendo uno el día que llegan a la oficina.

Ventajas del Hot Desking

Colaboración

El "hot desking" puede ayudar a crear una cultura de mayor colaboración en el lugar de trabajo. En una oficina tradicional, los individuos y los equipos pueden quedar aislados y desconectados del resto de la plantilla. Pero con el "hot desking", la gente tiene la oportunidad de moverse por la oficina, sentarse y trabajar con personas con las que de otro modo no habría interactuado. Esto puede dar lugar a más ideas creativas, más innovación y mejor productividad.

Comunicación

El "hot desking" puede mejorar la comunicación entre los trabajadores. Cuando la gente sea más ágil y esté más acostumbrada a moverse por la oficina, será más probable que hable con otros empleados en persona. Esto puede significar mejores conversaciones en comparación con el envío de un correo electrónico o un mensaje instantáneo. La comunicación cara a cara puede ser más efectiva y rápida para llegar a una resolución y evitar cualquier problema de matices que se pierdan en la traducción a través de la comunicación escrita.

El "hot desking" también puede significar que la gente conozca a otros empleados con los que de otro modo no habría tenido la oportunidad de hablar. En general, esta mejor comunicación puede conducir a una plantilla más feliz y amable, y también a un aumento de la productividad.

Espacios de trabajo ordenados

El "hot desking" puede dar lugar a espacios de trabajo más ordenados. Cuando un empleado sabe que va a cambiar de mesa al día siguiente, no deja que el desorden y el papeleo se acumulen en su mesa. En cambio, habrá que mantener un puesto de trabajo ordenado y organizado. Esto, a su vez, puede conducir a que las personas trabajen de forma más productiva y eficiente, ya que no tendrán las distracciones que conlleva un escritorio desordenado. Un espacio de trabajo ordenado permitirá a las personas concentrarse mejor en su trabajo y mantenerse organizadas.

Es importante que la empresa proporcione el equipamiento adecuado para ayudar a los empleados a mantener su espacio de trabajo ordenado. Una caja de almacenamiento portátil ofrece una solución para que las personas puedan mantener su equipamiento, como sus herramientas de oficina, bolígrafos y cuadernos, juntos en un solo lugar. La práctica asa de nuestra caja de transporte Leitz Cosy permite transportarla cómodamente de un escritorio a otro, por lo que es ideal para el hot desking.

Flexibilidad para los empleados

A medida que más empresas adoptan políticas de trabajo flexible, el hot desking puede ayudar a los trabajadores remotos a participar en la cultura de la oficina con más facilidad. Es posible que algunos empleados trabajen predominantemente a distancia, pero que quieran acudir a la oficina de vez en cuando. Una oficina tradicional en la que todo el mundo tiene un escritorio permanente puede significar que no haya espacio extra disponible para que los trabajadores remotos lo utilicen. Pero tener una política de hot desk significa que habrá un espacio disponible en la oficina para estos trabajadores, si lo requieren. Esto puede ayudarles a sentirse más parte del equipo, además de darles la oportunidad de colaborar y comunicarse mejor con el equipo.

El "hot desking" también puede fomentar el trabajo móvil y a distancia, ya que se elimina la necesidad de estar siempre en la mesa asignada. Esto puede conducir a un mayor bienestar de los empleados, ya que pueden utilizar un trabajo más flexible para lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada.

Rentabilidad

El espacio desperdiciado significa dinero desperdiciado. Dado que cada vez más empresas adoptan prácticas de trabajo híbridas, es poco probable que una empresa tenga a toda su plantilla en la oficina al mismo tiempo. Esto significa que las grandes oficinas están viendo escritorios vacíos de forma regular. El hot desking permite a las empresas reducir el tamaño de sus oficinas y ahorrar dinero en el alquiler de grandes edificios medio vacíos. Las empresas pueden encontrar una capacidad que les convenga, ya sea tener espacio para que el 50% de la plantilla esté en la oficina a la vez, o el 60%, o el 80%.

También puede ser rentable para las empresas implantar el "hot desking" cuando sus empleados desempeñan funciones que les obligan a asistir habitualmente a reuniones o citas fuera de la oficina. Su función puede requerir que estén en la oficina parte del tiempo para completar ciertas tareas o papeleo; el hot desking significa que una empresa no desperdiciará espacio asignando escritorios permanentes a personas que pasan un gran periodo de tiempo trabajando fuera de la oficina.

Desventajas del Hot Desking

Políticas de limpieza

El "hot desking" requerirá políticas de limpieza más estrictas. Especialmente durante la pandemia, es esencial que los puestos de trabajo se limpien y desinfecten entre cada usuario. La empresa deberá comunicar quién será el responsable de ello, si un equipo de limpieza que desinfectará todos los puestos de trabajo al final de cada jornada o la persona que haya utilizado la mesa. Habrá que proporcionar el equipo y los productos de limpieza adecuados y dar formación.

Además de la limpieza y desinfección, las personas también tendrán que mantener sus puestos de trabajo limpios y ordenados en general para que estén listos para el siguiente trabajador. Es posible que la empresa tenga que establecer unas directrices para el reajuste de la mesa, como colocar los equipos en su sitio, retirar la basura y limpiar las migas o los derrames de comida. Si las personas se descuidan de la limpieza del puesto de trabajo cuando terminan, esto podría crear animosidad entre los trabajadores.

Disrupción

Algunos empleados preferirán tener su propio puesto de trabajo personal que puedan configurar exactamente como quieran. Por lo tanto, cambiar de mesa cada día puede causarles trastornos, ya que tienen que adaptarse a un nuevo puesto de trabajo o dedicar tiempo a configurar su mesa de la forma adecuada para ellos. Trabajar en una nueva mesa cada día puede alterar las rutinas de los empleados y puede llevar un tiempo adaptarse a trabajar en un nuevo entorno o con nuevas personas.

Requisitos ergonómicos

Cada persona tendrá diferentes requisitos para su puesto de trabajo ergonómico correcto. Esto implicará las mejores sillas de oficina ergonómicas para sus necesidades, la posición de la pantalla y el teclado, y la altura del escritorio. Cuando las personas trabajan constantemente en diferentes escritorios, pueden descubrir que los equipos y las pantallas no están configurados correctamente para su ergonomía ideal, lo que provoca dolores de cabeza en el trabajo y otras lesiones laborales, como las lesiones musculares.

La solución es utilizar una ergonomía adaptable en el puesto de trabajo. Un soporte ajustable para el portátilo un soporte ajustable para el monitor en cada escritorio permitirá a los empleados colocar sus pantallas a la altura adecuada para sus necesidades. Las empresas también podrían proporcionar cojines para los asientos y reposapiés a los individuos para que los utilicen en los escritorios, de modo que puedan crear un espacio de trabajo cómodo en cada escritorio en el que trabajen. Tener en cuenta el diseño ergonómico de los puestos de trabajo y permitir que se adapten a cada persona puede ayudar a prevenir los dolores y molestias que pueden surgir de una ergonomía incorrecta del escritorio.

 

Requisitos de IT

El "hot desking" podría requerir que las empresas cambien sus disposiciones informáticas. Si antes trabajabas con ordenadores de torre, es posible que tengas que proporcionar a los empleados ordenadores portátiles para facilitar los desplazamientos por la oficina. Además, deberás contar con los recursos adecuados para que los usuarios puedan conectarse fácilmente a la red desde cada puesto de trabajo. Si los empleados utilizan teléfonos para sus funciones, es posible que tengas que encontrar una solución para proporcionarles un teléfono "itinerante" que esté conectado a su ordenador portátil, de modo que puedan mantener su número específico pero estar localizables desde cualquier lugar en el que trabajen.

También es posible que tengas que encontrar un software para organizar el "hot desking", por ejemplo, que permita reservar mesas y registrar dónde trabajan los empleados en días concretos para que otros puedan encontrarlos.

¿Funcionará el Hot Desking en tu empresa?

El hot desking puede aportar muchas ventajas a una empresa, pero no es adecuado para todos. Es importante que te comuniques con tus empleados antes de adoptar el "hot desking" para determinar qué creen que les conviene. Puede ser que se pruebe el hot desking con un equipo primero, y luego se extienda a toda la empresa si es un éxito o se reduzca si surgen problemas. Es posible que ciertas funciones dentro de tu empresa, como los puestos más técnicos que requieren una configuración más complicada del puesto de trabajo, requieran un escritorio permanente. Sin embargo, puede ser beneficioso permitir que otras funciones más flexibles adopten el "hot desking": puede que no sea necesario aplicar la misma política a todos los empleados.

Si pruebas el "hot desking" con tu equipo, debes ser flexible, abierto y garantizar una buena comunicación en todo momento. El objetivo del "hot desking" es mejorar la colaboración y la productividad, así que asegúrate de solicitar información periódica para determinar si está funcionando como debería.

 

Leitz cuenta con una gama de productos de oficina elegantes y prácticos para ayudar a mantener tu lugar de trabajo organizado y productivo.

Lee más sobre las formas de mejorar la productividad en tu oficina y cuidar el bienestar de los empleados:

¿Afecta la estética de tu lugar de trabajo a la productividad?

¿Deben las empresas plantearse una semana laboral más corta?

10 formas eficaces de garantizar la felicidad de los trabajadores a distancia

Síguenos en las redes sociales, donde podrás ver contenido interesante e inspirador: Instagram y Facebook

Productos destacados

Soporte ajustable para portátil Leitz Ergo Cosy
Ver el producto
Bandeja de sobremesa Leitz Cosy con organizador
Ver el producto