Protección de datos y trabajo desde casa: Consejos para trabajar con seguridad

14.11.2022

Protección de datos y trabajo desde casa: Consejos para trabajar con seguridad

Muchas personas disfrutan ahora del trabajo desde casa, ya sea a tiempo completo o en modo híbrido. Aunque esto ha proporcionado más flexibilidad a empresas y empleados, también ha supuesto un reto para la protección de datos. Sin embargo, si se toman las medidas adecuadas, puedes seguir cumpliendo con el RGPD cuando trabajas desde casa, utilizando el equipo adecuado y manteniendo buenos procesos.

Utiliza únicamente tecnología aprobada por la empresa

Cuando trabajas desde casa, lo mejor es que utilices la tecnología que te haya proporcionado la empresa para trabajar. Esto incluye tu portátil o PC, así como tu teléfono. Si en tu trabajo te han autorizado a utilizar tus propios dispositivos, debes asegurarte de que estén debidamente protegidos por contraseña con autenticación multifactor para acceder a los documentos y correos electrónicos de trabajo. También debes asegurarte de mantener tus archivos personales separados de los archivos de trabajo.

Lo ideal es que utilices los dispositivos que te proporcione tu organización, ya que éstos deberían contar con el mejor software de seguridad, como programas antivirus y antimalware que quizá no tengas en tus propios dispositivos. Además, el equipo informático de la empresa debe mantenerlos actualizados para garantizar que siempre estén protegidos con las últimas medidas de seguridad.

 

 

Utiliza una destructora doméstica para documentos confidenciales

Una destructora de papel doméstica es esencial para tu oficina en casa si vas a trabajar con documentos confidenciales de los que tendrás que deshacerte. Hay todo tipo de documentos que puedes imprimir en casa y que podrían contener información confidencial, como agendas de reuniones, currículums, información sobre nóminas y contratos. Todos ellos podrían contener información sobre la empresa, los empleados y los clientes, como datos de contacto y detalles de cuentas bancarias, que provocarían una filtración de datos si no se eliminaran adecuadamente. Si trabajas con papeleo en casa, una destructora de papel doméstica te permitirá deshacerte de cualquier documento de forma segura. Nuestras destructoras de papel domésticas son súper silenciosas y tienen un nivel de seguridad P4 de corte en partículas para garantizar que tus documentos puedan eliminarse correctamente.

Recuerda que las notas escritas a mano también deben eliminarse de forma segura. Si anotas el número de teléfono o la dirección de correo electrónico de alguien, se trata de información confidencial que no debes compartir con otras personas, ni siquiera tirarla a la papelera general o de reciclaje. Tritura el papel o guárdalo en un lugar seguro hasta que puedas deshacerte de él correctamente.

Sigue las políticas de tu organización en materia de tratamiento de datos

Tu empresa ya debería contar con políticas de protección de datos. Éstas se aplicarán en casa de la misma manera que en la oficina, por lo que debes seguir los mismos procesos para el tratamiento de los datos independientemente del lugar desde el que trabajes. Puede resultar tentador hacer las cosas de un modo más "cómodo" cuando se trabaja desde casa, como utilizar el correo electrónico personal para asuntos de trabajo. No obstante, siempre debes utilizar el software y los métodos habituales propuestos por tu empresa.

Deberías recibir formación de tu empresa sobre cómo manejar los datos de forma segura, de modo que cumplas con el RGPD cuando trabajes desde casa. Si no estás seguro de lo que debes hacer para evitar una violación de datos cuando trabajas a distancia, debes hablar con tu responsable de protección de datos o con el equipo de seguridad informática para que te orienten.

Compartir datos de forma segura

Si tienes que enviar documentos o archivos cuando trabajas desde casa, sólo debes utilizar métodos seguros. Puede que trabajes desde un servidor remoto seguro para acceder a los archivos de trabajo, o tal vez tu empresa utilice almacenamiento en la nube. Asegúrate de saber qué método ha considerado seguro tu empresa para compartir documentos cuando trabajas desde casa.

El correo electrónico no siempre es el método más seguro para compartir datos. Sin embargo, si este es el método preferido por tu empresa, puedes utilizar la protección por contraseña para enviar los documentos. Esta es una buena práctica a emplear para cualquier documento que contenga datos confidenciales: basta con enviar uno con el documento protegido por contraseña y enviar la contraseña por separado a través de un método diferente, por ejemplo, a través de la aplicación de mensajería del trabajo.

 

 

Establece una zona segura para las llamadas telefónicas

Si vas a trabajar desde casa cuando haya otras personas, debes encontrar una zona en la que puedas mantener confidencialmente llamadas telefónicas y reuniones por vídeo. Si vas a hablar de información privada, evita que te oigan. Si compartes la oficina en casa, es posible que tengas que atender las llamadas en otro lugar, acordar con tu compañero de oficina para programar las llamadas confidenciales para las horas en las que se vayan a tomar un descanso.

Configura correctamente tu puesto de trabajo

Cuando configures tu puesto de trabajo, debes tener en cuenta la privacidad. La pantalla no debe estar a la vista de todos, por lo que es posible que tengas que colocarla lejos de la puerta, la ventana o el escritorio de otra persona si compartes la oficina en casa. Si te resulta difícil configurar tus pantallas para que no puedan verse, deberías poder solicitar un filtro de privacidad a tu empresa. De este modo, sólo podrás ver la pantalla si estás sentado frente a ella. También debes colocar los papeles que contengan información confidencial de modo que nadie pueda verlos.

Si te alejas de tu puesto de trabajo, debes bloquear tu PC para que nadie pueda acceder a él ni verlo. También debes recoger todo el papeleo de tu mesa y archivarlo o guardarlo bajo llave. Incluso los miembros de tu familia cuentan como terceros, por lo que si ven cualquier información confidencial contaría como una violación de datos.

 

 

Pon orden al final de cada día

Cuando termines tu jornada laboral, tómate un tiempo para ordenar tu puesto de trabajo, de modo que toda la información confidencial quede a buen recaudo. Esto incluye apagar el ordenador y archivar los documentos. Es posible que tengas que guardar bajo llave los documentos que contengan información confidencial, por ejemplo, cerrando la puerta de tu despacho o guardándolos en una caja segura con cerradura si no tienes una habitación separada como despacho.

No debes dejar ningún documento sobre la mesa y nadie debe tener acceso a tu ordenador o portátil. No debes compartir con nadie la contraseña necesaria para acceder a tus documentos de trabajo.

Estate alerta en internet

Debes estar tan atento en Internet cuando trabajas desde casa como cuando lo haces en la oficina. Debes estar atento a los correos electrónicos de phishing y a las estafas. A menudo, pueden parecer correos electrónicos legítimos, incluso parecer que proceden de un colega o proveedor. Sin embargo, debe comprobarlos cuidadosamente y no hacer clic en ningún enlace ni descargar ningún archivo si crees que algo no va bien. Si tienes dudas sobre un correo electrónico, ponte en contacto con tu equipo de seguridad informática para que lo revisen.

También debes desconfiar de descargar cualquier cosa de sitios web. Esto puede permitir a los piratas informáticos acceder a tu red y a información confidencial. No descargues nada de sitios web desconocidos. Si un cliente o proveedor te ha pedido que descargues algo, primero debes verificar sus datos. Si aún no estás seguro, hable con tu equipo de seguridad informática antes de descargar nada.

Notificación de incidentes

Si se produce alguna violación de datos, siempre debes informar de ella, por pequeña que te parezca. Debes comunicárselo a tu equipo informático, así como a tu responsable de protección de datos, si tu empresa cuenta con uno. Podrán investigar lo ocurrido y tomar las medidas necesarias para limitar la infracción. También es posible que tengas que crear y aplicar nuevas políticas para garantizar que no vuelva a ocurrir. También podrás comunicarlo a los órganos de gobierno necesarios que se ocupan de la seguridad de la información.

 

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