Lista de comprobación y guía para la incorporación de empleados a distancia

23.01.2024

Lista de comprobación y guía para la incorporación de empleados a distancia

El mundo del trabajo ha cambiado. el30% de la población activa del Reino Unido trabaja ahora a distancia al menos una vez a la semana, mientras que uno de cada cinco británicos aspira a trabajar desde casa a tiempo completo.

Al mismo tiempo, el 16% de las empresas son ahora 100% remotas. Es decir, no disponen de oficinas tradicionales ni de locales comerciales en los que trabajen los empleados. Todo es digital y disperso.

Dado que los modelos de trabajo han cambiado, también lo han hecho por necesidad las prácticas de contratación. Ofrecer puestos de trabajo a distancia tiene claras ventajas. Puedes buscar más allá en la búsqueda de los mejores talentos disponibles. Al no tener que pagar por el espacio de la oficina, el equipo o los servicios, los trabajadores a distancia cuestan menos. Cada vez hay más pruebas de que los trabajadores a distancia pueden ser más productivos en casa.

Pero para cualquier empresa que ofrezca puestos a distancia por primera vez, hay mucho que pensar. Las tecnologías de la información (TI) son lo primero de la lista. El trabajo a distancia se basa en disponer del software y la conectividad adecuados para que los equipos remotos puedan trabajar juntos de forma eficaz a distancia.

Gracias a la computación en la nube, las soluciones que permiten el trabajo a distancia ya están disponibles. Pero hay mucho más que añadir una nueva cuenta de usuario a la aplicación de software elegida. ¿Cómo integrar a un nuevo empleado a distancia con sus nuevos compañeros y hacerlo parte del equipo? ¿Cómo se gestiona la orientación y la formación? ¿Cómo se controla su evolución y se asegura de que se adapten bien?

Estas y otras consideraciones forman parte del proceso de incorporación. Tradicionalmente, todo esto se habría hecho en persona. Los nuevos reclutas se reunían y conocían a sus compañeros cara a cara, se les asignaba un mentor para que les enseñara el funcionamiento, y recibían formación e iniciación para ponerse al día.

La incorporación de los empleados a distancia es totalmente diferente. Presenta diferentes retos y requiere diferentes enfoques. ¿Cómo se hace? Esta lista y guía para la incorporación a distancia destacará los aspectos clave que debes conocer.

¿Cuál es el objetivo de la incorporación de empleados a distancia?

Todo nuevo empleado necesita tiempo para asentarse en su puesto, ponerse al día con los procesos y formas de trabajo, integrarse en el equipo, etc. Cuanto más rápido ocurra esto, antes empezarán a trabajar a su máximo nivel de productividad. El objetivo de la incorporación es allanar el camino para que los nuevos empleados rindan al máximo.

En el caso de la incorporación a distancia, hay que tener en cuenta aspectos como la forma en que un nuevo empleado establecerá relaciones de trabajo positivas con compañeros a los que nunca conocerá en persona. O la dependencia adicional que tienen de las tecnologías de la información.

Los objetivos generales de la incorporación de los empleados a distancia pueden resumirse así

  • Garantizar que el nuevo empleado tenga todo lo que necesita para hacer su trabajo eficazmente a distancia.
  • Sentar las bases para que se establezcan relaciones de trabajo positivas entre el nuevo empleado y sus compañeros.
  • Realización de todas las tareas necesarias para la puesta en marcha del nuevo empleado, desde el papeleo hasta la formación, pasando por la informática.

Lista de comprobación de la guía de incorporación a distancia

Puede haber mucho en que pensar cuando se incorpora un nuevo empleado. A muchas empresas les resulta útil crear un proceso formal que puedan repetir con cada nuevo empleado. De esta manera, solo tienes que completar todos los puntos de una lista de comprobación para asegurarte de que lo cubres todo.

A continuación te sugerimos una lista de comprobación para la incorporación de empleados a distancia.

  1. Correo electrónico o carta de bienvenida a los nuevos empleados. Una vez aceptada la oferta de trabajo, querrás empezar por dar la bienvenida oficial del equipo al nuevo fichaje. Para ello, es posible que quieras establecer una videollamada o una llamada por teléfono. Pero incluso en ese caso, sigue siendo una buena idea enviar un correo electrónico o una carta de bienvenida. Esta es una oportunidad para proporcionar por escrito la información clave que necesitará el nuevo empleado, como la fecha de inicio, qué esperar el primer día, cómo conectarse a los sistemas de la empresa, etc. También es una oportunidad para vender la cultura de la empresa, iniciar el importante proceso de creación de relaciones y disipar cualquier preocupación que pueda tener el empleado. Puedes hacerlo respondiendo a las preguntas más comunes y simplemente siendo cálido y amable en su acogida.
  2. Acceso a los sistemas informáticos y comprobación de los equipos. El trabajo a distancia depende fundamentalmente de las TI. Una parte fundamental del proceso de incorporación de los empleados remotos es la configuración de sus perfiles de usuario en todos los sistemas que utiliza la empresa. También tendrás que comprobar que se sienten cómodos utilizando estos sistemas y proporcionarles la formación necesaria. Del mismo modo, deberías hacer una auditoría del hardware informático que tienen. Muchas empresas prefieren proporcionar ordenadores portátiles y teléfonos móviles de la empresa a los empleados remotos por razones de seguridad. O tal vez prefieras proporcionarles VPN, cortafuegos y otras herramientas de seguridad digital que puedan instalarse a distancia en sus propios dispositivos.
  3. Revisión del equipamiento de la oficina en casa. Además de los equipos informáticos, como empleador responsable también debes asegurarte de que un nuevo empleado a distancia tiene todo lo que necesita para trabajar de forma segura en casa. Las evaluaciones ergonómicas de los espacios de trabajo en las oficinas domésticas pasan desapercibidas en comparación con la gran importancia que tienen ahora en las instalaciones de las empresas. Pero los trabajadores a distancia son igual de propensos a padecer dolores de espalda, RSI y otras lesiones a largo plazo por culpa de una mala postura. Una buena práctica en este ámbito es enviar un cuestionario durante la incorporación en el que se pregunte por los escritorios, las sillas, la altura de las pantallas, etc. Proporcionar sillas de oficina adecuadas elevadores de pantallasoportes para las muñecas y más, ayudará a mantener a los trabajadores en casa sanos y productivos.
  4. Presenta al equipo. Una de las desventajas del trabajo a distancia es que no es tan fácil para la gente, y especialmente para los recién llegados, establecer vínculos con las personas con las que trabajan. Pero hay cosas que puedes hacer para ayudar con eso. Comienza durante la incorporación. Organiza una videollamada de grupo para presentar al equipo. Una vez que se hayan hecho las presentaciones cara a cara (virtualmente, por supuesto), añade al nuevo recluta a cualquier canal de Slack, grupo de WhatsApp y otras herramientas de comunicación que utilicen sus compañeros. Tal vez se pueda organizar un evento social virtual, como un concurso, para ayudar a romper el hielo.
  5. Documentación y políticas de la empresa. El papeleo es una parte inevitable de cualquier proceso de incorporación, ya sea a distancia o no. En el caso de los trabajadores a distancia, la forma más eficaz de tratar el tema es enviar el contrato de trabajo, los acuerdos de confidencialidad y cualquier otro documento oficial por correo electrónico o archivo compartido y explicarles cómo pueden firmarlos digitalmente. Lo mismo ocurre con las políticas de la empresa que deben leer. También podrías compartir recursos que den más detalles sobre los antecedentes, los valores y las aspiraciones de la empresa.
  6. Desarrollo personal. Por último, como se ha señalado anteriormente, uno de los principales objetivos de la incorporación es conseguir que un nuevo empleado se ponga al día y trabaje lo mejor posible lo antes posible. Es inevitable que haya una curva de aprendizaje. Pero el objetivo de la incorporación es que sea lo más breve posible. Establece la formación necesaria tan pronto como sea posible después de la fecha de inicio. A muchas empresas les gusta poner en marcha sistemas de mentores o compañeros con los nuevos contratados, para que puedan aprender de un miembro experimentado del equipo. Es útil establecer objetivos y revisar los progresos regularmente. Explica al nuevo empleado dónde espera que esté dentro de dos semanas o un mes, y cómo se revisará. Y, por supuesto, deja siempre claro que hay ayuda disponible si descubren que tienen problemas.

Para obtener una guía más detallada sobre la incorporación de nuevos empleados, consulta nuestra Guía de inicio para nuevos empleados.