Cómo organizar tu oficina en casa para lograr la máxima productividad

12.07.2022

Cómo organizar tu oficina en casa para lograr la máxima productividad

Organizar tu oficina en casa puede ser un reto, especialmente si has dejado de lado las cosas durante un tiempo. Con el desorden y los montones de papel por todas partes, puede parecer un gran trabajo ponerse al día con el archivo y con ordenar los artículos de tu oficina en casa. Sin embargo, si te tomas un tiempo para conseguir el material y las herramientas adecuadas para ordenar tu oficina en casa, te resultará mucho más fácil concentrarte y trabajar de forma más productiva y eficiente.

Si necesitas ayuda para organizar tu oficina, sigue leyendo nuestros consejos y trucos de expertos.

Identifica los objetivos de tu organización

El primer paso para organizar tu oficina en casa es identificar qué problemas de organización quieres solucionar. Piensa en lo que te causa estrés y en lo que te distrae del trabajo. Puede ser que no tengas las herramientas adecuadas para completar tus tareas, o puede ser que nunca puedas encontrar el material que necesitas. Puede ser que te cueste mantener tus papeles organizados, o que pierdas habitualmente un documento importante. Es posible que tengas problemas con el control del tiempo y la programación, lo que hace que llegues tarde y no estés preparado para las reuniones, las llamadas o los plazos.

Una vez que hayas reconocido en qué te equivocas con la organización de tu oficina en casa, estarás en mejor posición para encontrar la solución. A continuación, podrás averiguar qué herramientas necesitarás y si hay algún cambio en tus procesos de trabajo que puedas realizar para ayudarte a organizarte y trabajar de forma más productiva. 

 

 

Utiliza almacenamiento para la oficina en casa

El desorden puede ser un gran problema en tu oficina en casa. No sólo es una distracción, sino que también puede dar lugar a un trabajo ineficaz, al tener que dedicar tiempo a buscar una herramienta o un documento específico entre el desorden. La mejor manera de resolver este problema es con el almacenamiento en la oficina en casa. En Leitz tenemos una amplia gama de soluciones de almacenamiento para la organización de tu oficina en casa, incluyendo elegantes cajas de almacenamiento, armarios de cajones y cajas de archivo.

Piensa en el tipo de cosas que necesitas almacenar. ¿Qué herramientas utiliza a veces, pero no siempre? Estos pueden guardarse, liberando espacio en tu puesto de trabajo y manteniendo tu oficina en casa ordenada para que puedas concentrarte. Sólo tienes que asegurarte de que tu almacén sea fácilmente accesible y esté bien organizado para cuando necesites encontrar algo.

Crea un sistema de almacenamiento de archivos en casa

Si tienes muchos documentos que almacenar, piensa en qué tipo de sistemas de archivo vas a necesitar. Las carpetas colgantes son una buena forma de mantener los documentos organizados y fáciles de encontrar, o puedes utilizar archivadores de palanca. Sólo tienes que archivar y etiquetar en un sistema que tenga sentido para ti y tu forma de trabajar, ya sea por fecha, por orden alfabético, por categoría o una combinación de todos ellos.

La clave de tu archivo doméstico es asegurarte de que cumple con tu sistema. No dejes los documentos sobre tu mesa cuando hayas terminado con ellos, sino que archívalos inmediatamente. Puede parecer una tarea pesada cuando quieres seguir con la siguiente tarea, pero probablemente te ahorrará mucho tiempo la próxima vez que necesites encontrar ese documento.

 

 

Tu sistema de archivo también debería extenderse a tus documentos virtuales. El escritorio de tu PC debe estar tan libre de desorden como tu escritorio físico, así que asegúrate de que has organizado correctamente tus archivos allí también. Puede ser útil utilizar un sistema de archivo similar al que tienes en tu oficina en casa, de modo que encontrar el documento correcto se convierta en algo natural, tanto si buscas una copia impresa como una copia electrónica.

Equipa adecuadamente tu puesto de trabajo

Un escritorio organizado es una parte esencial de una oficina en casa organizada. Las bandejas de sobremesa son estupendas para organizar los documentos, de modo que sepas lo que hay que tratar y lo que ya está a mano, o una cajonera puede funcionar mejor si necesitas más secciones. Asegúrate de etiquetar claramente las secciones para saber exactamente qué debe ir en cada lugar.

Piensa en las herramientas que necesitas para poder trabajar con eficacia. Si trabajas habitualmente con documentos en papel que deben archivarse, ¿necesitas una grapadora o una taladro en tu escritorio? ¿Necesitas tijeras o un dispensador de cinta adhesiva? Un organizador de escritorio mantendrá todas tus herramientas ordenadas y fácilmente accesibles, para que estén siempre a mano cuando las necesites. Si utilizas mucho tu teléfono para trabajar, un práctico cargador inalámbrico Qi mantendrá tu dispositivo cargado y listo para funcionar y no tendrás que preocuparte de enchufar y desenchufar cables. 

También debes tener en cuenta la ergonomía de tu puesto de trabajo. Esto te ayudará a trabajar cómodamente y a mantenerte concentrado. Asegúrate de que tu material está correctamente colocado para que no tengas que estirarte o esforzarte para alcanzar nada, con las pantallas a la altura adecuada para que puedas verlas fácilmente.

Mantén recordatorios visuales de tu horario

Si tienes problemas para controlar el tiempo, los recordatorios visuales de tu horario te serán de gran ayuda para mantenerte organizado. Anotar tu agenda semanal o diaria en una pizarra blanca te permitirá no olvidar nunca una reunión o un plazo. También podrás modificarlo o actualizarlo fácilmente cuando cambien los planes.

 

 

Deberías intentar mantener una sola versión de tu calendario para evitar cualquier confusión, aunque puede resultar beneficioso tener un calendario virtual conectado a tu cuenta de trabajo y luego mantener una copia física de éste en tu pizarra. Si se modifica algo en tu calendario virtual, sólo tendrás que actualizar tu copia física. Debes asegurarte de revisar tu agenda del día a primera hora de la mañana, para saber exactamente qué reuniones tienes y para qué tienes que prepararte, así como los plazos.

Un reloj de pared es otro excelente indicador visual para ayudarte a controlar el tiempo, que a veces puede funcionar mejor que confiar en el reloj del ordenador portátil o del teléfono. Nuestro reloj de pared de cristal Leitz Cosy Silent tiene un diseño minimalista e incluye un bolígrafo de borrado en seco para que puedas añadir tus propios números o notas, perfecto para cuando tengas una reunión importante que quieras asegurarte de recordar.

Invierte en una destructora

Una destructora de papel puede ser una parte esencial de tu oficina en casa y te ayudará a mantenerte organizado. Con una destructora doméstica, podrás deshacerte de forma rápida y segura de los documentos antiguos que contengan información confidencial. Esto es perfecto tanto para los documentos de trabajo como para tu documentación personal que podría incluir información que podría ser utilizada para el fraude de identidad.

 

 

En Leitz, tenemos una gama de destructoras de papel, incluyendo pequeñas destructoras para trabajos pequeños, destructoras más grandes, destructoras automáticas y destructoras manuales. Si no estás seguro de qué destructora de papel necesitas para tu oficina en casa, nuestra guía de compra de destructoras te ayudará a explicar las diferentes características, incluyendo la capacidad de hojas y el tipo de corte, para que puedas encontrar la destructora de papel adecuada a tus necesidades.

Mantén los objetos personales separados

Cuando organices tu oficina en casa, debes asegurarte siempre de que tus objetos personales estén separados de los de trabajo. Esto incluye el archivo de documentos, así como el material de papelería y otros equipos. Si tienes que utilizar el almacén de tu oficina en casa para ciertos artículos personales, debes procurar mantenerlos bien alejados de los artículos de trabajo, para que nada se desordene ni se confunda. Puede que te resulte útil utilizar cajas de almacenamiento de distintos colores para separar los objetos de trabajo de los personales. Un sistema de almacenaje sencillo como éste ayudará a que todos los demás miembros de la casa también se atengan a él, lo que significa que tu oficina en casa puede mantenerse organizada.

 

Leitz dispone de una gama de productos esenciales para la oficina en casa con estilo, para que puedas crear un entorno de trabajo cómodo y organizado en casa.

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