No podemos subestimar el valor de un proceso de incorporación exitoso para los nuevos empleados. Si se suman todos los factores, como la publicidad, tarifas de agencia, la comprobación de los antecedentes y el tiempo dedicado por el propio personal, el coste medio por contratación en el Reino Unido es de 3.000 libras por empleado.

No es el tipo de inversión que una empresa puede permitirse tirar a la basura. Cuando identifiques al candidato elegido, querrás asegurarte de que obtienes un buen rendimiento del tiempo, el esfuerzo y el dinero invertidos. Ese retorno proviene de que se integren con éxito en tu equipo y hagan una contribución positiva y productiva durante una larga y exitosa carrera.

Todos sabemos lo que dicen sobre las primeras impresiones. Marcan la diferencia en el proceso de selección en la entrevista. Del mismo modo, la impresión que causes a los nuevos empleados como empresa puede marcar la diferencia en cuanto a la rapidez con que se adapten y lo cómodos que se sientan. En pocas palabras, los nuevos empleados felices que se sienten bienvenidos y queridos se integran rápidamente, se ponen al día rápidamente y es más probable que se queden para convertirse en piezas clave de tu equipo.

Por otro lado, los nuevos contratados que se llevan una mala primera impresión de su nuevo empleador pueden no sentirse nunca como en casa y es mucho más probable que se vayan. La inversión se va al garete y hay que volver a empezar.

El proceso de incorporación tiene muchas partes diferentes, y puedes leerlas todas en nuestra Guía de inicio para nuevos empleados. Pero como decimos, esas primeras impresiones son realmente importantes. Desde el momento en que se hace la oferta a un candidato, hay que centrarse en hacer que todos los nuevos empleados se sientan bienvenidos y en ponerlos al corriente de los procesos y la cultura de la empresa.

Por eso es tan importante el correo o la carta de bienvenida a los nuevos empleados. Esto marca la pauta para el resto del proceso de incorporación. Es su primera interacción contigo como empleado y no como candidato. El tono y el contenido de ese correo electrónico determinan en gran medida el curso de tu relación en el futuro.

¿Qué quiero conseguir con un correo electrónico de bienvenida a un nuevo empleado?

Una carta o un correo electrónico dirigido a un nuevo empleado puede servir para varios propósitos a la vez. Lo primero y más importante es dar una bienvenida oficial al nuevo recluta. Para ello, debes buscar un tono cálido, acogedor y amistoso.

Al mismo tiempo, estás ofreciendo una bienvenida oficial en nombre de toda la empresa. Es lógico que se envíe en nombre de un alto directivo, jefe de RRHH, jefe de departamento o, como mínimo, del jefe de línea del nuevo empleado. Como estás escribiendo en nombre de toda la empresa, debes mostrarte amable pero cortés. Evita todo lo que sea demasiado informal o "charlatán". Hay que encontrar un equilibrio entre ser accesible y acogedor y ser profesional y comercial.

Una carta de bienvenida es también una oportunidad para comunicar información importante al nuevo titular. Ten en cuenta que pueden estar nerviosos por incorporarse a un nuevo equipo, o que tienen muchas preguntas que hacer. Tu correo electrónico de bienvenida puede proporcionarles mucha tranquilidad y respuestas para que se sientan cómodos antes de su primer día. Piensa en hacer que tu carta sea lo más útil posible y que se adapte al lector. Expone los detalles importantes de forma clara y sucinta. Divide los párrafos largos y utiliza títulos y viñetas para facilitar el escaneo y la digestión de la información.

¿Qué debo incluir?

Puedes dividir un correo electrónico de bienvenida en tres secciones principales, te las indicamos a continuación.

Información que será útil para el nuevo empleado

Estos son los detalles fácticos que ayudarán al nuevo titular a prepararse para su primer día y más allá. Limítate a lo esencial: una lista demasiado larga resultará intimidante. Pero la información clave que necesitan saber y que les será realmente útil podría incluir:

• Fecha y hora de inicio
• Si es en un local, indicaciones sobre dónde ir y a quién preguntar. Incluye cualquier información sobre el aparcamiento, el acceso de seguridad, etc., si es necesario.
• Si trabajan a distancia, detalles sobre las plataformas de software que utilizarán, cómo se conectarán la primera mañana, etc. Deberías ponerte en contacto con tus equipos de RRHH y de TI para ver si pueden ser configurados como usuarios a tiempo para que se les envíe un enlace y los datos de acceso en el correo electrónico de bienvenida.
• Documentos personales que deben traer consigo o tener a mano para la inducción el primer día, por ejemplo, datos de la cuenta bancaria, pasaporte, prueba del derecho a trabajar en el país, etc.
• Esbozo de cómo será el proceso de orientación, qué puede esperar el empleado el primer día y la primera semana, etc.
• Información sobre los contactos clave (por ejemplo, quién será su superior jerárquico, su mentor si tiene un sistema de este tipo), en qué departamento trabajará, etc.
• Toda la documentación importante que necesites que el nuevo contratado lea y/o firme antes de su fecha de inicio. Esto podría incluir políticas clave, documentación de formación, tal vez su contrato de trabajo. Pueden adjuntarse al correo electrónico como archivos separados.

Información sobre la empresa, su historia y su cultura

Los buenos reclutas habrán investigado sobre tu empresa. La mayoría de los trabajadores quieren estar seguros de que una empresa se ajusta a sus valores y ambiciones tanto como al revés.

Aun así, tu correo electrónico de bienvenida es una oportunidad para llenar cualquier vacío. De nuevo, sé conciso, resumiendo la historia de la empresa en no más de un par de párrafos. Mantente optimista: esta es otra oportunidad para tranquilizar a un nuevo empleado y recordarle por qué quiso solicitar un empleo en tu empresa en primer lugar, destacando todas las cosas buenas que ofreces como lugar de trabajo.

Agradece al nuevo titular que haya aceptado la oferta de contrato y exprésale lo ilusionado que estás de trabajar con él

Por último, volvemos a uno de los objetivos clave de un correo electrónico de bienvenida a los nuevos empleados: establecer un vínculo, hacer que se sientan bienvenidos. La gente responde positivamente a otras personas cuando son cálidas, corteses y abiertas.

Haz que el nuevo empleado se sienta valorado desde el principio diciéndole que es un placer tenerlo a bordo, agradeciéndole que haya elegido unirse a la empresa y lo emocionante que es para ti. Esto ayudará a convertir los nervios en emoción por su parte.

Añade también un toque personal. Pregúntale si tiene alguna duda, e invítalo a dirigirse directamente a ti si la tiene. Indica tu línea telefónica directa y tu correo electrónico. Esto contribuirá en gran medida a tranquilizar al nuevo empleado, dándole la impresión de que se incorpora a una empresa que valora a las personas y quiere ayudarlas.