Con tanta gente que opta por el trabajo en casa o el trabajo híbrido, crear una oficina permanente en casa se ha convertido en una necesidad. Tal vez, debido a las limitaciones de espacio, tengas que crear una oficina en casa compartida con tu pareja, tu compañero de piso o un familiar. Si este es el caso, tendréis que considerar cuidadosamente la configuración, para que ambos podáis trabajar en un espacio que satisfaga vuestras necesidades, permitiéndoos manteneros concentrados, ser productivos y trabajar juntos de forma eficiente.

Si buscas consejos y asesoramiento para montar y trabajar eficazmente en una oficina compartida en casa, a continuación te ofrecemos nuestros consejos.

Crear zonas separadas

Una parte importante de la creación de una oficina en casa compartida y productiva es crear zonas separadas para ti y tu compañero de oficina. Primero tendrás que pensar en la configuración de tu escritorio. ¿Quieres estar frente a frente, con los escritorios en el centro de la sala, o prefieres estar espalda con espalda, de cara a la pared? Lo ideal es que tu oficina en casa tenga mucha luz natural, por lo que tendrás que decidir quién se queda con un escritorio cerca de la ventana. Tened en cuenta vuestras preferencias individuales: si uno de vosotros prefiere una habitación más cálida, quizá el escritorio de esa persona pueda estar más cerca de una fuente de calor. Por otra parte, si uno de los dos prefiere una temperatura más fresca, podría estar más cómodo cerca de una ventana abierta. Puede ser útil dibujar un plano aproximado de la habitación y detallar dónde estarán los escritorios, las sillas y el almacenamiento.

Una vez que hayas decidido dónde estarán tus escritorios, puedes empezar a crear tus zonas. Piensa en los elementos esenciales para trabajar desde casa que ambos necesitaréis para las tareas que llevaréis a cabo, incluyendo las estanterías y el almacenamiento que necesitaréis en la oficina en casa. Puede ser útil codificar las zonas por colores, para que no haya confusión ni riesgo de confundir las herramientas. Leitz tiene una gran selección de herramientas para trabajar desde casa en una variedad de colores, incluyendo nuestra gama Leitz Cosy. La gama Cosy combina interiores elegantes con soluciones de organización inteligentes, con productos disponibles en nuestros tres colores Cosy -amarillo, azul y gris-, ideales para crear tus zonas separadas en una oficina compartida sin dejar de mantener la unidad. Además, nunca tendréis que discutir sobre quién tiene la grapadora.

También debes tener en cuenta la protección de datos al crear tus zonas separadas. Las normas de protección de datos seguirán aplicándose cuando se trabaje desde casa y compartir la oficina con alguien puede aumentar el riesgo de compartir información involuntariamente. Asegúrate de que las llamadas telefónicas confidenciales se realizan en privado y nunca dejes información confidencial visible en tu pantalla o en documentos alrededor de tu mesa. Invertir en una destructora de papel para la oficina en casa es una buena manera de minimizar el riesgo de una filtración de datos cuando se comparte una oficina, ya que facilita la destrucción de cualquier papel que pueda contener información confidencial.

 

 

Consigue el material adecuado para tus puestos de trabajo

Contar con el material adecuado en tu oficina en casa compartida es vital para mantener la concentración y la productividad. Mantener el puesto de trabajo organizado con un sistema de almacenamiento, como con bandejas de sobremesa, archivadores o bucs de cajones, te ayudará a mantener tu escritorio libre de desorden y tus documentos y herramientas organizados y fácilmente accesibles. Piensa si los dos necesitareis el mismo tipo de almacenamiento -en cuyo caso, necesitaréis dos de cada cosa- o si tenéis necesidades diferentes y, por tanto, podríais necesitar una disposición distinta.

A la hora de configurar los puestos de trabajo individuales, es importante tener en cuenta la ergonomía. Si usas un portátil, un soporte para portátil elevará la pantalla a la altura adecuada. O si tienes monitores separados, un soporte de monitor servirá para elevar la pantalla a la altura adecuada para facilitar la visualización, manteniéndote trabajando en la postura correcta sin encorvarte ni esforzarte. 

Siguiendo con la ergonomía, un convertidor de escritorio puede beneficiar a la mayoría de las personas, dándoles la opción de pasar de estar sentadas a estar de pie a lo largo del día. Esto reduce el riesgo de lesiones que puede conllevar el trabajo en una misma posición durante demasiado tiempo, además de eliminar el problema de la fatiga que conllevan los escritorios de pie. Nuestros convertidores de escritorio funcionan dentro de su propio espacio, por lo que puedes ahorrar espacio en tu escritorio, además de que son fáciles de poner y quitar, lo que significa una interrupción mínima para ti y tu compañero de oficina cada vez que necesites cambiar de posición. Una alfombrilla antifatiga es un gran complemento cuando se utiliza un escritorio de pie, ya que ayuda a mantener la comodidad mientras se trabaja, y un cojín para el asiento y un reposapiés sirven para mantener una postura saludable, apoyando el cuerpo cuando se está sentado.  Equipar a ambos con las herramientas que necesitáis os ayudará a manteneros centrados y productivos.

 

 

Organizar el almacenamiento de la oficina en casa compartida

Es posible que la configuración de tu oficina en casa compartida requiera algún tipo de almacenamiento colectivo. Para que esto os funcione a los dos, tendréis que crear un sistema que ambos entendáis y cumpláis. Puede tratarse de un organizador de armarios de oficina, como una caja de almacenaje con bandeja organizadora o cajas de almacenaje que puedas etiquetar fácilmente con el contenido. Habla con tu compañero de oficina sobre el tipo de cosas que ambos necesitaréis, lo que tendréis que mantener por separado y lo que se puede compartir. Cuando hayas ideado un sistema de almacenamiento que os convenga a los dos, es importante que todos lo respetéis. Puede ser increíblemente frustrante y llevar mucho tiempo si uno de los dos tiene que dedicar tiempo a buscar ciertos documentos o herramientas porque no se han colocado en el lugar correcto, así que asegúrate siempre de mantener el sistema acordado.

Establecer niveles de ruido

¿Os gusta escuchar música mientras trabajáis? Perfecto: basta con crear una lista de reproducción compartida o poner la radio. El problema puede venir cuando a una persona le gusta escuchar música y la otra necesita silencio absoluto. Ahí es donde tendrás que invertir en auriculares, para que cada persona pueda mantenerse concentrada en su trabajo de la manera que prefiera.

También debes tener en cuenta si uno de los dos, o los dos, va a hablar mucho por teléfono mientras trabaja. Puede ser que tengas que crear un espacio separado fuera de la sala de la oficina en casa en el que se realizen las reuniones, como en la mesa del comedor o en el sofá. Así podrás participar en las reuniones sin molestar a la otra persona ni ser molestado. Si esto no es una opción, tendrás que asegurarte de comunicarte con tu compañero de oficina. Hazle saber cuándo tienes reuniones ese día, cuándo vas a necesitar silencio y cuándo podrías hacer ruido tú mismo. De este modo, la otra persona debería poder planificar su día en torno a tus reuniones para que ambos podáis trabajar sin una interrupción mínima.

A la hora de crear tu oficina compartida, algunos elementos, como las alfombras y las plantas de interior, ayudarán a "insonorizar" la habitación hasta cierto punto, contribuyendo a reducir el ruido que rebota en la habitación y el eco. Asegúrate de incluir muebles blandos en tu oficina en casa, para mantenerla cómoda y con estilo, además de acallar el ruido.

Cumplir un horario

Debes pensar en tu horario de trabajo y comunicarlo a tu compañero de oficina. No es necesario empezar y terminar a la misma hora; incluso puede ser útil que uno de los dos empiece antes o termine más tarde, ya que así tendrá algo de tiempo a solas en la oficina. Sin embargo, ambos debéis saber qué horas serán sólo de trabajo, para que ambos sepáis a qué hora debéis concentraros y no distraer a la otra persona.

Quizá quieras organizar tu jornada de manera que puedas hacer algunos descansos o tomarte una hora para comer juntos. Si es así, deberías acordar la hora a la que ambos dejaréis de trabajar, para que ambos lo sepáis de antemano, en lugar de molestar a alguien cuando pueda estar en medio de una tarea.

Aunque debéis ceñiros a vuestro horario en la medida de lo posible, ambos debéis estar dispuestos a ser flexibles. A veces, las reuniones se alargan o las tareas tardan más de lo previsto en completarse. Estate preparado para los cambios imprevistos y adaptate cuando sea necesario.

Se considerado

Al igual que en una oficina corporativa, compartir una oficina en casa requiere un cierto nivel de consideración por parte de todos los implicados. Esto significa respetar el horario acordado en la medida de lo posible, ser consciente de cuándo hay que estar más tranquilo, no distraer a la otra persona cuando necesita concentrarse y poner de tu parte para colocar el equipo compartido en el lugar adecuado para que esté listo cuando la otra persona pueda necesitarlo.

También es necesario que ambos mantengáis un nivel de limpieza, pero es posible que haya que hacer algunas concesiones. Si eres un maniático del orden y tu compañero de oficina no lo es, puede que te frustre que su mesa esté desordenada. Sin embargo, es posible que prefieran trabajar en lo que consideran un "caos organizado". Lo importante es mantener los espacios compartidos y de colaboración limpios y ordenados. Una papelera es una forma sencilla de mantener limpia la oficina compartida y evitar que la basura quede esparcida por el lugar.

 

 

Ser considerado con tu compañero de oficina puede implicar poner el teléfono o el portátil en silencio, para no molestar a nadie con las notificaciones. Puede significar que te tomes tus descansos en otra sala y puede significar que les ofrezcas algún refresco cuando vayas a por el tuyo. Ser consciente de que estás compartiendo un espacio con otra persona ayudará a que la experiencia sea positiva para ambos.

 

Leitz cuenta con una gama de productos esenciales para la oficina en casa, para que puedas crear la oficina en casa compartida perfecta para mantenerte organizado y productivo.

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