Tanto si trabajas desde casa como en una oficina, es probable que tengas reuniones a distancia con compañeros y clientes de todo el mundo. Tanto si se trata de un videochat con un compañero del edificio como de una conferencia con colaboradores del extranjero, es importante saber cómo hacer que las reuniones a distancia funcionen.

Las reuniones virtuales se han convertido rápidamente en la norma a medida que más personas se adaptan a la vida laboral en casa. Sin embargo, al tratarse de un fenómeno nuevo para muchos empleados, algunos se preguntan por su eficacia. A continuación, destacamos cómo puedes organizar reuniones a distancia eficaces y alcanzar tus objetivos.

 

 

1. ¿Cuál es la mejor herramienta de reunión en línea para la empresa?

Existen innumerables plataformas de reuniones virtuales. Algunas de las más populares son Zoom, Skype, Microsoft Teams y Google Hangouts. La mayoría ofrece una prueba o un vídeo de instrucciones detallado sobre cómo sacar el máximo partido a la herramienta. Compartir la pantalla puede ser un objetivo para tu equipo. ¿Quieres poder tomar notas además de aparecer de forma vocal y visual? ¿Es importante para ti la colaboración? Definir tus prioridades en materia de software y probar algunos te ayudará sin duda a tomar la decisión correcta. Fundamentalmente querrás un programa que cree una atmósfera comunitaria y sea fácil de usar.

2. Preparación de la reunión virtual

Realizar una reunión a través de una pantalla puede resultar extraño, sobre todo si no te sientes cómodo delante de una cámara. Sin embargo, la práctica hace la perfección. Antes de lanzarte a las reuniones, conéctate con tus colegas a distancia para acostumbrarte al concepto. Esto también te da la oportunidad de conocer la configuración de la cámara y el audio, así como de crear un fondo profesional.

Los jefes y el personal directivo deben ayudar a los empleados a aclimatarse a la realización de reuniones a distancia. Una buena forma de garantizar que todo el mundo se sienta seguro a la hora de expresar sus puntos de vista a través de la cámara es celebrar una reunión semanal del equipo, simplemente para discutir los planes del fin de semana o participar en un concurso, para ayudar a los que se sientan incómodos a sentirse más cómodos.

 

 

3. Cómo hacer frente a los conflictos de horarios

El contacto con el personal a nivel interno es relativamente fácil si tienes calendarios sincronizados que también se conectan con tu software de reuniones virtuales. Por ejemplo, Microsoft Teams y Outlook funcionan de forma independiente y conjunta, al igual que Gmail y Google Hangouts. Esto permite mantener todo organizado sin necesidad de innumerables agendas y calendarios.

Sin embargo, pueden surgir problemas cuando se trata de organizar reuniones con personas externas y en diferentes zonas horarias. Para que todo el mundo se conecte a la hora correcta, herramientas como Every Time Zone y World Clock Meeting Planner te permiten introducir ubicaciones globales y distinguir lo que mejor funciona para todos. A continuación, puedes crear una invitación a una reunión virtual y se enviará a todas las partes interesadas para que la acepten.

Si sólo se trata de individuos nacionales, entonces simplemente puedes enviar una invitación de reunión con una hora propuesta. Los participantes podrán aceptar o rechazar la invitación o sugerir una nueva hora que se adapte a sus horarios.

4. Crear una agenda de reuniones

Una reunión estructurada es una reunión eficiente, ya sea en línea o en persona. Si eres el anfitrión de la reunión, elabora un orden del día y envíalo a las partes interesadas o inclúyelo en las notas de la reunión virtual. Esto permitirá a los demás recopilar cualquier investigación o preparar documentos que ayuden a la reunión. El orden del día de la reunión puede contener:

• Puntos clave del debate
• Estructura de la reunión
• Partes que asisten a la reunión
• Cualquier documento relevante

 

 

5. Decidir las normas de la reunión

Junto con el orden del día de la reunión, es necesario establecer las normas de la misma. Aunque esto puede parecer exagerado, establece un precedente sobre lo que se espera de la reunión. Es posible que algunos miembros deban tomar notas y no responder verbalmente, por lo que puedes desear que silencien su audio. Es posible que quieras indicar quién dirigirá la reunión y si los demás deben intervenir cuando lo deseen, o si el líder llamará a las personas cuando lo considere oportuno. Esta es tu oportunidad para maximizar el tiempo de la reunión y asegurarte de que todo el mundo está en la misma línea.

 

 

6. Preparar una oficina en casa para el trabajo a distancia

Tanto si tienes una oficina en casa como un rincón creativo con una configuración de oficina en casa, asegurarte de que tu espacio es apto para el trabajo a distancia es esencial para las reuniones de vídeo. Aunque no estamos diciendo que te deshagas de la ropa cómoda, prestar atención a lo siguiente puede ayudar a que tus reuniones se desarrollen sin problemas:

• Asegúrate de tener una conexión a Internet adecuada.
• Prueba de antemano tu equipo de audio y vídeo.
• Asegúrate de que estás cómodo y mejora tu postura si es necesario.
• Presta atención a tu fondo.
• Informa a los miembros de tu familia de los horarios de las reuniones.

Tu oficina en casa debe permitirte celebrar reuniones a distancia eficaces. Si estás contento y cómodo en tu propio espacio y tienes un equipo fiable, es probable que tus reuniones se desarrollen sin problemas. Puedes consultar nuestra guía sobre Cómo crear la mejor oficina en casa para Zoom para obtener más información.