Der Wert eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter darf nicht unterschätzt werden. Wenn Sie all die verschiedenen Faktoren wie Werbung, Agenturgebühren, Hintergrundüberprüfungen und die von Ihren eigenen Mitarbeitern aufgewendete Zeit zusammenzählen, belaufen sich die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung auf ca. 3.000 € pro Mitarbeiter.

Das ist eine Investition, die kein Unternehmen einfach so wegwerfen kann. Wenn Sie Ihren Wunschkandidaten gefunden haben, möchten Sie sichergehen, dass sich der Aufwand an Zeit, Mühe und Geld lohnt. Das ist dann der Fall, wenn der Mitarbeiter erfolgreich ins Team integriert werden konnte und dem Unternehmen lange und motiviert erhalten bleibt.

Wir alle wissen, was man über den ersten Eindruck sagt. Er macht den entscheidenden Unterschied im Auswahlverfahren beim Vorstellungsgespräch aus. Aber auch der Eindruck, den Sie als Unternehmen auf neue Mitarbeiter machen, kann entscheidend dafür sein, wie schnell sie diese einleben und wie wohl sie sich fühlen. Einfach ausgedrückt: Zufriedene neue Mitarbeiter, die sich willkommen und erwünscht fühlen, integrieren sich schnell, arbeiten sich schnell ein und werden mit größerer Wahrscheinlichkeit ein wichtiger Teil Ihres Teams.

Auf der anderen Seite fühlen sich neue Mitarbeiter, die einen schlechten ersten Eindruck von ihrem neuen Arbeitgeber haben, vielleicht nie zu Hause und verlassen ihn eher. Damit ist Ihre Investition verloren, und Sie müssen wieder von vorne anfangen.

Der Onboarding-Prozess besteht aus vielen verschiedenen Elementen, die Sie in unserem Leitfaden für neue Mitarbeiternachlesen können. Aber wie wir schon sagten, der erste Eindruck ist sehr wichtig. Schon bei der Angebotserstellung sollten Sie darauf achten, dass sich jeder neue Mitarbeiter willkommen fühlt und mit den Abläufen und der Kultur des Unternehmens vertraut gemacht wird.

Deshalb ist Ihre E-Mail oder Ihr Brief zur Begrüßung neuer Mitarbeiter so wichtig. Dies gibt den Ton für den Rest des Onboarding-Prozesses an. Es ist ihre erste Interaktion mit dem Neueinsteiger als Mitarbeiter und nicht als Bewerber. Der Ton und der Inhalt dieser E-Mail bestimmen in hohem Maße den weiteren Verlauf Ihrer Beziehung.

Was möchte ich mit einer E-Mail zur Begrüßung neuer Mitarbeiter erreichen?

Ein Brief oder eine E-Mail an einen Neueinsteiger kann gleich mehrere Zwecke erfüllen. Zuallererst müssen Sie den neuen Mitarbeiter offiziell willkommen heißen. Dazu sollten Sie einen warmen, einladenden und freundlichen Ton anschlagen.

Gleichzeitig bieten Sie eine offizielle Begrüßung im Namen des gesamten Unternehmens. Es ist sinnvoll, dass sie im Namen einer Führungskraft, des Personalleiters, des Abteilungsleiters oder zumindest des direkten Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters verschickt wird. Da Sie im Namen des gesamten Unternehmens schreiben, sollten Sie freundlich, aber höflich wirken. Vermeiden Sie alles, was zu informell ist. Sie wollen eine gute Balance zwischen zugänglich und einladend und gleichzeitig geschäftsmäßig und professionell erreichen.

Ein Willkommensbrief ist auch eine Gelegenheit, dem neuen Mitarbeiter wichtige Informationen mitzuteilen. Bedenken Sie, dass sie vielleicht nervös sind, wenn sie einem neuen Team beitreten, oder viele Fragen haben. Ihre Willkommens-E-Mail kann eine Menge Sicherheit und Antworten bieten, um neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Gespräch zu beruhigen. Denken Sie daran, Ihr Schreiben so hilfreich und leserfreundlich wie möglich zu gestalten. Stellen Sie wichtige Details klar und prägnant dar. Gliedern Sie lange Absätze und verwenden Sie Überschriften und Aufzählungspunkte, um das Überfliegen und Auffassen der Informationen zu erleichtern.

Was sollte ich aufnehmen?

Sie können eine Willkommens-E-Mail für Neueinsteiger in die folgenden drei Hauptabschnitte unterteilen.

Informationen, die für den neuen Mitarbeiter nützlich sein werden

Dies sind die sachlichen Details, die dem Neueinsteiger helfen, sich auf seinen ersten Tag und darüber hinaus vorzubereiten. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche - eine zu lange Liste wirkt eher einschüchternd. Zu den wichtigsten Informationen, die sie wissen müssen und die für sie von echtem Nutzen sein werden, gehören:

• Startdatum und Startzeit
• Wenn Sie vor Ort sind, geben Sie an, wohin die Mitarbeiter gehen und nach wem sie fragen müssen. Fügen Sie gegebenenfalls Informationen über Parkplätze, Sicherheitszugang usw. hinzu.
• Beim Remote Arbeiten sollten Sie Angaben darüber hinzufügen, welche Softwareplattformen verwenden werden, wie sie sich am ersten Morgen anmelden usw. Sie sollten sich mit Ihren Personal- und IT-Teams in Verbindung setzen, um herauszufinden, ob der neue Mitarbeiter rechtzeitig als Benutzer eingerichtet werden kann, damit ein Link und die Anmeldedaten in der Willkommens-E-Mail verschickt werden können.
• Persönliche Dokumente, die mitzubringen oder für die Einweisung am ersten Tag bereitzuhalten sind, z. B. Bankverbindung, Reisepass, Nachweis der Arbeitsberechtigung im Land usw.
• Skizze des Orientierungsprozesses, den der Arbeitnehmer am ersten Tag und in der ersten Woche erwarten kann usw.
• Informationen über wichtige Kontakte (z. B. wer der direkte Vorgesetzter sein wird, der Mentor, wenn Sie ein solches System haben), in welcher Abteilung sie arbeiten werden usw.
• Alle wichtigen Unterlagen, die der neue Mitarbeiter lesen und/oder unterschreiben muss, bevor er seinen Job antritt. Dazu können wichtige Richtlinien, Schulungsunterlagen und vielleicht auch der Arbeitsvertrag gehören. Diese können als separate Dateien an die E-Mail angehängt werden.

Hintergrundinformationen über das Unternehmen, seine Geschichte und Kultur

Gute Bewerber werden sich über Ihr Unternehmen informiert haben. Die meisten Arbeitnehmer wollen sicher sein, dass ein Unternehmen zu ihren Werten und Ambitionen passt und nicht umgekehrt.

Dennoch ist Ihre Willkommens-E-Mail eine Gelegenheit, eventuelle Lücken zu schließen. Auch hier gilt: Fassen Sie sich kurz und fassen Sie die Unternehmensgeschichte in nicht mehr als ein paar Absätzen zusammen. Bleiben Sie optimistisch - dies ist eine weitere Gelegenheit, einen neuen Mitarbeiter zu beruhigen und ihn daran zu erinnern, warum er sich überhaupt für Ihr Unternehmen beworben hat, indem Sie all die großartigen Dinge hervorheben, die Sie als Arbeitsplatz bieten.

Bedanken Sie sich bei dem neuen Mitarbeiter dafür, dass er das Vertragsangebot angenommen hat, und bringen Sie zum Ausdruck, wie sehr Sie sich auf die Zusammenarbeit mit ihm freuen

Abschließend sollte nochmals auf eines der wichtigsten Ziele einer E-Mail zur Begrüßung neuer Mitarbeiter hingewiesen werden: eine Bindung aufzubauen und ihnen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein. Menschen reagieren positiv auf andere Menschen, wenn diese warmherzig, höflich und offen sind.

Geben Sie dem neuen Mitarbeiter von Anfang an das Gefühl, wertgeschätzt zu werden, indem Sie ihm sagen, wie sehr Sie sich freuen, ihn an Bord zu haben, ihm dafür danken, dass er sich für das Unternehmen entschieden hat, und wie aufregend es für Sie ist. Dies wird dazu beitragen, dass sich ihre Nervosität in eine positive Aufregung und Vorfreude verwandelt.

Fügen Sie auch eine persönliche Note hinzu. Fragen Sie, ob der neue Mitarbeiter Fragen hat, und fordern Sie ihn auf, sich dann direkt an Sie zu wenden. Geben Sie Ihren direkten Telefonanschluss und Ihre E-Mail-Adresse an. Das gibt dem neuen Mitarbeiter Sicherheit und den Eindruck, dass er in einem Unternehmen arbeitet, das die Menschen schätzt und ihnen helfen will.