Wie Sie Ihre Firma trotz Fernarbeit gut organisieren

28.07.2021

Wie Sie Ihre Firma trotz Fernarbeit gut organisieren

Fernarbeit kann belastend sein.   Wenn man dazu noch versucht, per Fernarbeit sein eigenes Unternehmen zu leiten, bringt das eine Reihe zusätzlicher komplexer organisatorischer Bedürfnisse mit sich.  Wenn Sie sich kürzlich aufs Arbeiten von zu Hause umgestellt haben, oder wenn das Führen Ihres Unternehmens vom Heimbüro aus unorganisiert und chaotisch verläuft, haben wir für Sie die passenden Tipps, um aus Ihnen einen Home-Office-Organisationsprofi zu machen.

Bringen Sie Ihre Angestellten auf den gleichen Nenner

Wenn Sie ein Kleinunternehmen von zu Hause aus leiten und zwei bis drei Mitarbeiter beschäftigen, sollten diese unbedingt Ihren Regeln folgen.  Wenn Sie dazu noch Ihr Heimbüro mit ihren Mitarbeitern teilen, stellen Sie geeignete Arbeitsmittel zur Verfügung, damit diese ihre Arbeit gut organisieren können.  Schrecken Sie nicht davor zurück, Ihre Erwartungshaltung klar zu definieren.  Ihre Mitarbeiter arbeiten letztendlich für Sie und noch dazu von Ihrem persönlichen Heim aus.  

Jeder Mitarbeiter benötigt ein Ablagesystem für eine effiziente Schreibtischorganisation.   Papierkram und Schreibutensilien werden so ordentlich aufbewahrt.  Letztendlich beherrscht nur ein Genie das Chaos!  Falls Papierberge ein Problem bereiten, kann mit Hilfe von Schubladenordnungssystemen Abhilfe geschaffen werden.  So gehen keine Dokumente mehr verloren und jeder weiβ, wo was zu finden ist.  Ordentlich aufgeräumte Schreibtische helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, effizient und produktiv in einem Chaos-freiem Umfeld zu arbeiten.

 

 

Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten im Home-Office

Obwohl wir sehr umweltbewusst denken, ist Papier immer noch ein unvermeidlicher Bestandteil vieler Unternehmen.  Aber was ist, wenn Ihre Dokumente Ihr Büro regelrecht überfluten? Mit Bergen von Papier umgehen zu müssen macht keinen Spaβ.  Anstatt alte Ordner wild durcheinander in Ihren Schränken zu verstauen, empfehlen wir Ihnen, sich Qualitätsordner von Leitz  zuzulegen.

Mit den 180˚-Ordnern von Leitz können Sie auf übersichtliche Weise Ihre Dokumente aufbewahren.  Wählen Sie zwischen zwei Rückenbreiten.  Unsere Ordner-Serie ist außerdem in 14 Farben erhältlich – bringen Sie farbliche Systematik in Ihre Aktenablage oder verleihen Sie ihrem Home-Office einfach nur ein bisschen Stil und Farbe.  Jeder Ordner verfügt über ein zu beschriftendes Rückenschild.  Unsere 180˚-Ordner lassen sich leicht auf einem Bücherregal verstauen.  Falls sie sensible Daten enthalten, können sie aber auch in einem abschlieβbaren Aktenschrank untergebracht werden.

 

 

 

Seien Sie auf Remote-Meetings gut vorbereitet

Abhängig von Ihrer Firma oder Ihrem Unternehmen, ist es jedoch wahrscheinlich, dass auch Sie Remote-Meetings durchführen müssen.  Zoom, Skype, Microsoft Teams und Google Hangouts sind Videokonferenz-Systeme, die sich im vergangenen Jahr mehr und mehr etabliert haben und als Fernarbeit zur ‚neuen Normalität‘ wurde.  Ein Meeting über einen Bildschirm abzuhalten, anstatt sich persönlich zu treffen, kann einem anfangs schon komisch vorkommen.  Um einen reibungslosen Ablauf Ihres Firmenalltages zu ermöglichen, ist es unbedingt notwendig, dass Sie sich und Ihr Team mit den richtigen Tools für diese neue Arbeitsweise ausrüsten.

Um effektive Online-Meetings abhalten zu können, sollten Sie folgendes bedenken:

  • Rüsten Sie Ihren Computer oder Laptop mit Online-Meeting Tools aus
  • Benötigen Sie eventuell eine Webcam oder ein Mikrofon, um ihre Bild-und Tonqualität zu verbessern?
  • Ein Online-Kalender (normalerweise mit Ihrer E-Mail verbunden) hilft Ihnen, Meetings zu planen und zu buchen
  • Haben Sie sich ein Konto bei einem Videokonferenz-System (z.B. Zoom oder Microsoft Teams) eingerichtet?
  • Ist Ihr Internetanschlus für Remote-Meetings ausreichend?
  • Können Sie auf effektive Art in der Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern Terminkonflikte vermeiden?

Ihre Firma reibungslos führen zu können ist nicht nur von „physischen“ Dingen in Ihrem Büro abhängig.  Auch ‚virtuelle‘ Meetings sind ein Bestandteil Ihres Arbeitstages, die gut organisiert sein müssen.  In unserem Artikel Wie man ein ‚Zoom-Freundliches‘ Heimbüro einrichtet können Sie hierzu weitere Informationen finden.

Schaffen Sie sich ein kabel-freies Büro

Keine Home-Office-Firma sollte ohne ein zweckmäβiges Kabelorganisationssystem existieren.  Obwohl Kabelbinder natürlich auch ihren Zweck erfüllen, sind sie jedoch keine ideale Lösung, insbesondere wenn Mobilität erforderlich ist.  Legen Sie sich stattdessen Kabelhalter zu.  Es hilft, Ihre Kabel ordentlich voneinander getrennt aufzubewahren und ermöglicht Ihnen bei Bedarf einen leichten Zugang zu ihrem Laptop-Ladekabel.  Sie können die Kabelhalter leicht auf der Rückseite Ihres Schreibtisches anbringen.  Mehrere Kabelschlitze sorgen dafür, dass Ihre Strom-und Ladekabel ordentlich voneinander getrennt aufbewahrt sind.

 

 

Mobile Dokumenten Aufbewahrung

Wenn Sie Ihr Unternehmen vom Home-Office aus leiten aber außendienstlich viel mit Kunden oder Lieferanten zu tun haben, kann es schon mühsam sein, Ihre Geschäftsutensilien von A nach B zu transportieren.  Oftmals ist man mit schweren Taschen überladen, insbesondere wenn Akten oder Produkte mit auf die Reise gehen.  Leitz hat die perfekte Lösung für Sie.  Zuhause bewahren unsere Hängemappenboxen Ihre Utensilien sicher auf. Gleichzeitig sind sie aber auch portabel und somit perfekt für Geschäftsreisen geeignet. Beide Modelle sind abschlieβbar.  Im Home-Office können sie kinderleicht aufeinandergestapelt und verstaut werden.  Des Weiteren führt Leitz eine groβe Auswahl an Hängemappen, Abheftbügel, Klarsichttaschen und Vollsichtreiter die Ihnen helfen werden, Ihre Dokumente effektiv zu organisieren.

 

Definieren Sie klare Ziele für Ihre Firma

Unabhängig von der Gröβe Ihrer Firma – Sie mögen ein Team von Angestellten haben oder nur Alleine arbeiten – eine klare Zielstellung hilft insbesondere beim Arbeiten im Home-Office, den Fokus zu behalten.  Definieren Sie eindeutig die Ziele, die Sie für Sich und Ihre Mitarbeiter gesetzt haben. Machen Sie deutlich, was Sie von jedem Einzelnen erwarten.   Fristen und Aufgabenlisten sollten leicht einzusehen und klar zu verstehen sein.   Es ist wichtig, aufs Detail zu achten.  Management-Systeme wie Basecamp, Monday oder TeamGannt (es gibt unzählige Tools auf dem Markt) helfen Ihnen bei Bedarf beim Projektmanagement und der internen und externen Kommunikation.

Vor der Pandemie hätte kaum einer geglaubt, dass man eine Firma erfolgreich ausschlieβlich vom Heimbüro aus leiten kann.  Aber heutzutage ist es absolut möglich Teams an geographisch völlig unterschiedlichen Orten gut zu organisieren und miteinander zu verbinden.

 

 

Entledigen Sie sich überflüssiger Dokumente

Es ist einfach zu verlockend, allen möglichen Papierkram aufzuheben, ‚nur für den Fall, das‘ er irgendwann noch einmal benötigt wird.  Aber brauchen Sie wirklich noch 10-Jahre alte Rechnungen?   Wenn ja, könnten diese nicht auch digital abgespeichert werden?  Denken Sie an den vielen Platz, den Sie in ihrem Büro freimachen würden!

Es kann schon schwerfallen, zu entscheiden, was mit altem Papierkram werden soll, insbesondere wenn er sensible Informationen enthält.   Alle Dokumente, die unwichtige Informationen enthalten, können sorgenlos in die Recyclingtonne kommen.   Wenn es sich aber um sensible Daten handelt, wäre die Anschaffung eines Aktenvernichters mit automatischer Papierzuführung unbedingt empfehlenswert:

  • Zum Schutz Ihrer persönlichen und geschäftlichen Informationen
  • Zum Schutz Ihrer Kundeninformationen
  • Um Strafzahlungen und gerichtliche Anklagen bei Nichteinhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu vermeiden
  • Um Datenlecks zu vermeiden, die zu schlechter PR und Rufschädigung Ihrer Firma führen können

Aktenvernichter sind aber nicht nur für Ihre Firma eine gute Investition. Auch im Privatgebrauch sind sie sehr von Nutzen.   Sie werden sich fortan nicht mehr um Dokumente sorgen müssen, die folgende persönliche Daten enthalten:

  • Ihren Namen und Ihre Adresse
  • Ihre Bankkontoinformationen
  • Gas-, Wasser- und Stromrechnungen
  • Passwörter und PIN und PUK Nummern

Mit einem Aktenvernichter können Sie solche sensitiven Daten einfach und sicher vernichten.  Einige Modelle ermöglichen sogar die Vernichtung von Chipkarten, CDs und Disketten.

Die Vorteile der Geschäftsführung aus dem Home Office

Der Gedanke, Ihre Firma von zu Hause aus zu leiten kann schon entmutigend sein, insbesondere wenn Sie an ein geschäftiges Treiben im Groβraumbüro gewöhnt sind.  Auf der ganzen Welt haben sich Firmen auf Fernarbeit umgestellt und funktionieren mittlerweile reibungslos, da sie sich die Ratschläge, die wir in diesem Artikel aufgegriffen haben, zu eigen gemacht haben.

Die Fernarbeit bringt Firmenchefs und Ihren Mitarbeitern viele Vorteile.   Falls Sie sich immer noch nicht sicher sind, dann schauen Sie sich doch einmal ein paar von den unten aufgeführten Vorteilen an:

  • Eine bessere Work-Life-Balance für Sie und Ihre Mitarbeiter
  • Die üblichen Miet-, Strom- und Unterhaltungskosten von Büroräumen fallen weg
  • Mehr Flexibilität für Ihre Mitarbeiter, was zu höherer Produktivität führen kann
  • Als Unternehmer haben Sie Zugriff auf eine gröβere Auswahl an Mitarbeitern, da die geographische Entfernung keine Rolle mehr spielt
  • Oftmals verbessert das Arbeiten von zu Hause die Moral der Mitarbeiter
  • Sowohl Sie als auch Ihre Angestellten haben die Möglichkeit, sich einen gesünderen Lebensstil anzueignen
  • Die Möglichkeit, sich Technologie intensiver zu Nutzen zu machen, kann Ihre Geschäftsprozesse verbessern
  • Das Vertrauen, das zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiten besteht, kann sich positiv entwickeln

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