Kann ‘Hot-Desking’ auch Ihrer Firma zugutekommen?

04.05.2022

Kann ‘Hot-Desking’ auch Ihrer Firma zugutekommen?

In den vergangenen Jahren ist das Wohlbefinden der Mitarbeiter immer mehr in den Vordergrund der Arbeitspraxis gerückt.   Flexible Arbeitszeiten sind mittlerweile weitverbreitet und populär, da sie den Mitarbeitern eine gewisse Autonomie und Flexibilität gewähren, um sich eine bessere Work-Life-Balance zu erschaffen.

Somit ist die Anzahl der Arbeitnehmer, die in Fernarbeit, ‚Hybrider‘ Arbeit oder zu flexiblen Arbeitszeiten arbeiten, stark angestiegen.   Durch diese flexible Arbeitszeitregelungen ist auch die Praxis des ‚Hot Desking‘ populärer geworden.  Aber was genau ist ‚Hot Desking‘ und wie kann es Ihrer Firma von Nutzen sein?

Was ist ‚Hot Desking‘?

Obwohl ‚Hot Desking‘ erst in den letzteren Jahren an Popularität gewonnen hat, ist es schon seit Jahrzehnten eine bekannte Arbeitspraxis.   ‚Hot Desking‘ bedeutet, dass Arbeitnehmer keinen eigenen, nur für sich dedizierten, Arbeitsplatz haben.  Stattdessen teilen sie sich die vorhandenen Schreibtische mit ihren Kollegen – entweder buchen sie sich einen bestimmten Arbeitsplatz im Voraus oder wählen sich einen freien Schreibtisch aus, wenn Sie im Büro erscheinen.

Die Vorteile von ‘Hot Desking‘

Mehr Zusammenarbeit

‚Hot Desking‘ kann eine engere Zusammenarbeit unter Kollegen fördern und ein kollaboratives Arbeitsklima schaffen.  In einem traditionellen Büro können einzelne Mitarbeiter und selbst ganze Teams sich isoliert und vom Rest der Firma abgegrenzt vorkommen.  Bei einem ‚Hot Desking‘ Arbeitsmodell jedoch haben Mitarbeiter die Möglichkeit, sich ständig einen anderen Platz zum Arbeiten zu suchen. Somit können sie Seite an Seite mit Kollegen arbeiten, zu denen sie normalerweise wenig Kontakt hätten.  Das wiederum kann kreatives Denken begünstigen, Innovationen fördern und die allgemeine Produktivität steigern.

Verbesserte Kommunikation

Des Weiteren kann durch ‚Hot Desking‘ die Kommunikation unterhalb der Mitarbeiter verbessert werden.  Wenn die Kollegen agiler werden und sich daran gewöhnen, regelmäßig an einen anderen Schreibtisch ‚umzuziehen‘, dann fühlen sie sich auch eher geneigt, mit anderen Mitarbeitern persönlich zu sprechen.   Die Gesprächsqualität wird sich im Gegensatz zu Emailkonversationen und über Messenger-Apps geschickte Nachrichten fraglos verbessern.   Denn es ist effektiver, Dinge von Angesicht zu Angesicht zu besprechen:  Probleme werden schneller gelöst und Missverständnisse, die durch falsch interpretierte E-Mail und Text Nachrichten entstehen können, lassen sich vermeiden.

Kollegen, die normalerweise wenig miteinander zu tun haben, lernen sich durch ‚Hot Desking‘ besser kennen.  Alles in Allem wird durch eine verbesserte Kommunikation ein gesünderes Arbeitsklima geschaffen – die Mitarbeiter sind glücklicher und die Produktivität steigt.

Aufgeräumte Arbeitsplätze

‚Hot Desking‘ kann auch zu besser aufgeräumten Arbeitsplätzen führen.  Mitarbeiter, die wissen, dass sie am nächsten Arbeitstag an einem anderen Schreibtisch sitzen werden, lassen keine Unordnung an ihrem Arbeitsplatz zustande kommen.  Stattdessen legen sie auf einen ordentlichen und gut organisierten Arbeitsplatz Wert.   Das bringt den Vorteil mit sich, dass sie produktiver und effizienter arbeiten, da sie nicht durch Unordnung abgelenkt werden und sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber ihren Angestellten die richtige Ausrüstung für einen ordentlich organisierten Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.   Eine mobile Aufbewahrungsbox eignet sich ideal, um diverse Utensilien, Stifte und Notizbücher an einem Ort aufzubewahren.  Dank ihrer praktischen Tragegriffe lassen sich unsere Leitz Cosy Mobile Aufbewahrungsboxen bequem von einem Schreibtisch zum anderen transportieren und eignen sich somit perfekt zum ‚Hot Desking‘.

Flexibilität für Arbeitnehmer

Da immer mehr Firmen sich flexible Arbeitsmodelle zu Eigen machen, können ‚Home-Office‘ Mitarbeiter mittels ‚Hot Desking‘ besser am Firmenleben teilnehmen.   Manche von ihnen mögen es begrüßen, ab und an im Büro arbeiten zu können.  Dies ist in einem ‚traditionellem‘ Büro mit fest zugeteilten Schreibtischen leider nicht möglich, da es kaum freie Schreibtische gibt.  Dagegen stellen Firmen, die sich ein ‚Hot Desking‘ Arbeitsmodell zu Eigen gemacht haben, ihren ‚Home-Office‘ Mitarbeitern Schreibtische bei Bedarf zur Verfügung.  Diese Kollegen fühlen sich dadurch besser im Team integriert und haben außerdem die Möglichkeit, besser im Team zu kollaborieren und zu kommunizieren.

‘Hot Desking’ entfernt den Zwang, immer im Büro präsent zu sein.  Stattdessen können Mitarbeiter sich für ein mobiles oder hybrides Arbeitsmodell entscheiden und somit ihr Wohlbefinden positiv beeinflussen, da flexibleres Arbeiten eine bessere Work-Life-Balance mit sich bringt.

Kosteneffizienz

Platzverschwendung bedeutet Geldverschwendung.  Firmen, die ein hybrides Arbeitsmodell in ihre Geschäftspraxis integriert haben, werden fortan kaum alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit im Büro präsent haben.  Insbesondere größere Firmen werden regelmäßig eine Anzahl ihrer Büroräume und Schreibtische ungenutzt sehen.   Ein Umzug in ein kleineres Gebäude   im Zusammenhang mit einer ‚Hot Desking‘-Arbeitspraxis macht hier Sinn – es spart unnütze Mietkosten für halb leerstehende Bürogebäude.   Natürlich unterscheiden sich die Ansprüche von Unternehmen zu Unternehmen.  Manche Firmen kommen mit 50% Ihrer Arbeitskräfte im Büro zurecht, bei anderen wiederum müssen 60 oder vielleicht sogar 80% der Mitarbeiter gleichzeitig im Büro präsent sein.  Für jeden Bedarf finden sich ein passendes Gebäude.

Mitarbeiter im Außendienst benötigen in der Regel keinen festen Schreibtisch da sie ihre meiste Zeit außer Haus bei Kundenterminen oder Geschäftstreffen verbringen.   ‚Hot Desking‘ hilft auch hier, Kosten einzusparen.   Bei Bedarf haben diese Kollegen Zugang zu einem ‚Hot Desk‘ Schreibtisch im Büro. 

Die Nachteile des ‚Hot Deskings‘

Reinigungsrichtlinien

Wenn ‘Hot Desking’ praktiziert wird, werden strengere Reinigungsrichtlinien benötigt.  Insbesondere während der Pandemie ist es wichtig, dass Arbeitsplätze vor jedem Benutzerwechsel gründlich gereinigt und desinfiziert werden.  Unternehmen sollten genau festlegen, bei wem die Verantwortung liegt. Vielleicht wird ein Reinigungsteam eingestellt, um nach Feierabend die Arbeitsplätze zu desinfizieren oder aber die Verantwortung liegt bei jedem einzelnen Benutzer.   Sollte letzteres der Fall sein, müssen die richtigen Reinigungsmittel bereitgestellt werden und die Benutzer entsprechend geschult werden.

Mitarbeiter sollten natürlich auch darauf achten, dass ihr Arbeitsplatz allgemein sauber gehalten und ordentlich aufgeräumt ist, damit er für die nachfolgenden Kollegen einsatzbereit ist.  Es kann hilfreich sein, hierzu spezielle Richtlinien zu veröffentlichen – zum Beispiel sollten diverse Arbeitsutensilien an ihren rechtmäßigen Ort zurückgeräumt werden, aller Abfall entfernt und etwaiger Schmutz wie Krümel und Kaffeeflecken abgewischt werden.  So lassen sich potenzielle Konflikte oder Unstimmigkeiten unter Kollegen vermeiden.

Störung der Routine

Manche Mitarbeiter richten sich gerne ihren Arbeitsplatz speziell nach ihrem persönlichen Bedarf ein.  Wenn Sie fortan ständig an einen anderen Schreibtisch umziehen müssen, können Sie sich in ihrer Routine gestört fühlen und viel Zeit damit verbringen, sich neu einzurichten.   Auch mag es sein, dass Sie sich jedes Mal erst an ihre neue Umgebung und an neue Kollegen an den Nachbarschreibtischen gewöhnen müssen.

Ergonomische Anforderungen

Die angemessene Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes ist für jeden Menschen verschieden:  vom korrekten ergonomischen Bürostuhl über die Positionierung von Bildschirm und Tastatur bis hin zur Schreibtischhöhe.  Bei einem ständigen Schreibtischwechsel lässt sich die korrekte Ergonomie schwer erzielen, was Beschwerden wie Kopfschmerzen und Muskelanspannungen zur Folge haben kann.

Die Antwort zu diesem Problem liegt in der ‚anpassungsfähigen Arbeitsplatzergonomie‘.  Platzieren Sie einen höhenverstellbaren Laptopständer oder einen höhenverstellbaren Monitorständer auf jedem Schreibtisch, damit sich alle Mitarbeiter ihren Bildschirm individuell auf die für sie richtige Höhe einrichten können.   Unternehmen könnten auch Sitzkissen und Fußstützen bereitstellen, damit sich die Kollegen je nach ihren persönlichen Bedürfnissen an jedem Schreibtisch bequem einrichten können.  Man sollte das Arbeitsplatzdesign gut durchdenken und es ermöglichen, dass es individuell und ergonomisch anpassbar ist.  Nur so kann man durch inkorrekte Schreibtischergonomie hervorgerufene Schmerzen und Beschwerden bei den Mitarbeitern vorbeugen.

Anforderungen an die Computer-Technology (‚IT‘)

‚Hot Desking‘ erzwingt zweifellos eine Umstellung der Computer-Technology Versorgung.  Herkömmliche Desktop-PCs werden möglicherweise durch Laptops ersetzt werden müssen, damit der ständige Schreibtischwechsel unter den Mitarbeitern reibungsloser ablaufen kann.  Die relevanten Ressourcen müssen bereitgestellt sein, um einen problemlosen Zugriff auf das interne Netzwerk von allen Arbeitsplätzen zu gewährleisten.  Auch die Festnetz-Telefonie muss so eingerichtet sein, dass die Kollegen ihre Rufnummer an jeden Schreibtisch mit sich bringen können.       

Und zuallerletzt benötigen Sie auch ein verlässliches Online-Buchungssystem, damit ihre Mitarbeiter ihren ‚Hot Desk‘-Schreibtisch im Voraus buchen können und deren Kollegen wissen, an welchem Arbeitsplatz sie an welchem Tag aufzufinden sind.

Eignet sich ‘Hot Desking’ für Ihr Unternehmen?

‘Hot Desking’ kann einem Unternehmen viele Vorteile bringen, aber es wird auch Firmen geben, für die das nicht der Fall sein wird.  Bevor Sie ‚Hot-Desking‘ in Ihrer Firma zur Standard-Praxis machen, sollten Sie es mit Ihren Mitarbeitern besprechen.  Sind sie dieser neuen Arbeitsweise gegenüber positiv eingestellt?  Haben sie eventuelle Bedenken?  Wie würde ‚Hot Desking‘ für sie im Idealfall aussehen?  Bestimmte Arbeitsbereiche, wie zum Beispiel technische Positionen mit komplizierten technischen Geräten, eignen sich natürlich nicht zum ‚Hot Desking‘.  Andere Rollen wiederum sind in dieser Hinsicht flexibler – wo es möglich ist, kann man es möglich machen.  Es empfiehlt sich, die persönlichen Wünsche einzelner Mitarbeiter in Anbetracht zu ziehen.

Sollten Sie eine ‘Hot Desking’ Probezeit mit Ihrem Team durchführen, dann ist Flexibilität und eine gute und offene Kommunikation überaus wichtig.  Das Ziel ist, mittels ‚Hot Desking‘ die Kollaboration und Produktivität zu verbessern.  Holen Sie sich von daher regelmäßig Feedback von Ihrem Team ein, um festzustellen, ob es so funktioniert, wie Sie es sich vorgestellt haben.   

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