Best Practices für sicheres Schreddern in Unternehmen
09.04.2024

Best Practices für sicheres Schreddern in Unternehmen

Die Sicherheit vertraulicher Daten sollte in jedem Unternehmen Priorität haben. Angesichts der verschiedenen Gesetze, die zum Schutz sensibler Daten erlassen wurden, liegt es in der Verantwortung jedes Unternehmens und jedes Mitarbeiters, Datenschutzverletzungen zu verhindern. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Dokumente ordnungsgemäß zu vernichten – in diesem Artikel finden Sie einige Best Practices für die sichere Vernichtung von Unternehmen, einschließlich der Dokumente, die Sie vernichten sollten, und des besten Aktenvernichters für Ihre Geschäftsanforderungen.

Erstellen einer Richtlinie zur Dokumentaufbewahrung

Sie werden wahrscheinlich viele Dokumente haben, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen, bevor sie vernichtet werden. Es gibt unterschiedliche Regeln und Gesetze, die auf verschiedene Dokumente angewendet werden. Im Vereinigten Königreich müssen beispielsweise Unternehmenskonten, Steuererklärungen, Gehaltsabrechnungen und Jahresabschlüsse für ein Unternehmen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Personalakten, mit Ausnahme der Gehaltsabrechnung, müssen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden.

Möglicherweise haben Sie auch interne Regeln dafür, wie lange Sie Informationen und Daten von Ihren Kunden und Kunden aufbewahren möchten. In der Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens ist möglicherweise bereits angegeben, wie lange Sie die Daten Ihrer Kunden aufbewahren.

Überlegen Sie, mit welcher Art von Dokumenten und Daten Ihr Unternehmen regelmäßig umgeht, und legen Sie fest, wie lange jeder Typ aufbewahrt werden muss, bevor er vernichtet wird. Stellen Sie sicher, dass Sie über ein effektives Archivierungssystem verfügen, damit Sie Dokumente bei Bedarf einfach abrufen können und klar ist, wann Dokumente die Aufbewahrungsfrist überschritten haben und daher vernichtet werden können. Die Dokumente sollten sicher bleiben, während sie archiviert werden, z. B. in einem verschlossenen Raum oder Schrank, damit die vertraulichen Daten geschützt bleiben.

Verstehen, welche Dokumente geschreddert werden müssen

Einige Dokumente, mit denen Sie in Ihrem Unternehmen umgehen, können direkt in das Recycling gelangen, aber viele müssen geschreddert werden. Es ist wichtig, dass jeder, der mit Dokumenten umgeht, versteht, was vernichtet werden muss und was nicht.

Im Wesentlichen muss jedes Dokument, das vertrauliche Informationen über eine Person oder ein Unternehmen enthält, ordnungsgemäß vernichtet werden. Dazu gehören Details wie Bankkonten, Finanzunterlagen, Telefonnummern, vollständige Namen, Berufsbezeichnungen, E-Mail-Adressen, Privatadressen, Geburtsdatum usw.

Zu den Dokumenten, die Ihr Unternehmen möglicherweise verarbeiten kann und die geschreddert werden müssen, gehören:

  • Arbeitsverträge
  • Lebensläufe der Mitarbeiter
  • Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Bank- und Kreditkartenabrechnungen
  • Gedruckte E-Mails
  • Konto-Prognosen
  • Versicherungsunterlagen
  • Kundenlisten
  • Visitenkarten
  • Kundendatensätze
  • Interne Geschäftsberichte

Verwenden Sie den richtigen Aktenvernichter für Ihre Sicherheitsanforderungen

Es ist wichtig, dass Ihre vertraulichen Dokumente ordnungsgemäß vernichtet werden. Aktenvernichter haben verschiedene Sicherheitsstufen, die von P1 (niedrige Sicherheit) bis P6 (maximale Sicherheit) reichen.

P6 wird im Allgemeinen für Institutionen verwendet, die ein Höchstmaß an Sicherheit erfordern, wie z. B. Regierungs- und Militärorganisationen. Im Allgemeinen sind die Stufen P4, P5 oder P6 für die meisten geschäftlichen Anwendungen geeignet.

Kappvernichter verwenden in der Regel die Sicherheitsstufe P4, einige arbeiten jedoch mit P3 (bei Leitz arbeiten alle unsere Aktenvernichter mit einer Mindestsicherheitsstufe P4). Ein Aktenvernichter schneidet das Papier quer, so dass das Papier eher wie Konfetti herauskommt. Das ist besser für den Datenschutz als Streifenvernichter, die das Papier in der Regel nur längs in lange Streifen schneiden.

Aktenvernichter mit Querschnitt auf P4-Niveau schneiden das Papier in kleinere Teile, was bedeutet, dass es viel schwieriger ist, das Papier neu zu ordnen und zu lesen, was sich darauf befand. Im Allgemeinen schreddert ein P4-Aktenvernichter das Papier 400 Mal, während ein P3-Aktenvernichter das Papier 200 Mal schneidet.

Micro-Cut-Aktenvernichter arbeiten in der Regel mit der Sicherheitsstufe P5 oder P6. Das Papier kommt in winzigen Stücken aus einem Mikroschnitt-Aktenvernichter, was es extrem schwierig macht, das Papier wieder zusammenzusetzen. Ein P5 Micro Cut Aktenvernichter vernichtet 2.000 Mal pro Seite und ein P6 6.000 Mal pro Seite.

Leitz bietet eine Vielzahl von Aktenvernichtern für das Büro, darunter Hochleistungs-Aktenvernichter und kleine Aktenvernichter für Büros, die von der Sicherheitsstufe P4 bis P6 reichen, damit Sie den richtigen Aktenvernichter für Ihre Geschäftsanforderungen finden können.

Erstellen Sie eine Aktenvernichtungsroutine

Ihre Aktenvernichtungsroutine sollte sowohl Ihre archivierten Dokumente als auch den Papierkram umfassen, den Sie täglich verwenden und der geschreddert werden muss. Für Ihren täglichen Papierkram sollten Sie darauf achten, diese regelmäßig zu vernichten und zu verhindern, dass sie sich anhäufen. Je länger sich Dokumente ansammeln dürfen, desto höher ist das Risiko einer Datenschutzverletzung.

Sie sollten sicherstellen, dass Dokumente, die geschreddert werden müssen, getrennt von Papierkram aufbewahrt werden, der keine vertraulichen Informationen enthält und einfach geschreddert werden kann. Es kann hilfreich sein, separate Tabletts oder Behälter für Dokumente zum Schreddern und Dokumente zum Recycling zu haben, entweder in Gemeinschaftsbereichen oder auf dem Schreibtisch jedes Mitarbeiters.

Denken Sie daran, dass vertrauliche Daten sicher aufbewahrt werden müssen, während Sie auf die Vernichtung warten, wenn Sie Dokumente nicht sofort vernichten. Dazu kann gehören, dass du es in einem verschlossenen Mülleimer oder Schrank aufbewahrst.

Für Ihre archivierten Dokumente müssen Sie eine regelmäßige Zeit festlegen, zu der Dokumente vernichtet werden. Es kann sein, dass Sie jeden Monat oder jedes Quartal die Archivdatensätze überprüfen, um zu sehen, welche zum Schreddern bereit sind. Wie regelmäßig Sie überprüfen, hängt davon ab, wie viele Dokumente Sie archiviert haben – je mehr Sie haben, desto regelmäßiger möchten Sie möglicherweise diejenigen vernichten, die ihre Aufbewahrungsfrist überschritten haben.

Denken Sie daran, auch digitale Dokumente zu vernichten

Sie sollten daran denken, dass Ihre digitalen Dokumente auf die gleiche Weise geschützt werden müssen wie Ihre Unterlagen. Daher muss jede Datei, die vertrauliche Informationen enthält, ordnungsgemäß vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Wenn Sie mit hochsensiblen Daten umgehen, könnten Sie nach einer Software suchen, die digitale Dokumente im Wesentlichen "schreddert", sodass sie nicht wiederhergestellt werden können. Für den regelmäßigen geschäftlichen Gebrauch sollte es ausreichen, die Datei ordnungsgemäß zu löschen.

Dateien, die auf Hardware gespeichert sind, wie z. B. USB-Laufwerke, müssen ebenfalls gelöscht werden. Ihr IT-Team ist möglicherweise in der Lage, Speichergeräte effektiv für Sie zu löschen, aber wenn Sie Bedenken haben, dass Daten abgerufen werden können, können Sie das Gerät physisch zerstören, um die Daten zu schützen.

 

Leitz verfügt über eine große Auswahl an Aktenvernichtern für das Büro und zu Hause, damit Sie sicher arbeiten und Ihre Daten schützen können.

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