10 Tipps wie man effiziente Videokonferenzen durchführt

27.05.2021

10 Tipps wie man effiziente Videokonferenzen durchführt

Egal, ob Sie von zuhause oder vom Büro arbeiten, Online-Meetings mit Kollegen und Kunden auf der ganzen Welt sind heutzutage weitverbreitet. Unabhängig davon, ob Sie mit einem Kollegen im gleichen Gebäude per Video chatten oder eine Konferenz mit Geschäftspartnern aus Übersee abhalten, wichtig ist, das Sie wissen, wie Sie Remote-Meetings für sich am besten nutzen können.

Virtuelle Meetings sind mittlerweile zur Norm geworden. Aber für viele Mitarbeiter sind Videokonferenzen ein neues Phänomen, und effizient mit Ihnen umzugehen fällt manchem noch schwer. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie effiziente Remote-Meetings planen und durchführen können.

 

 

1. Was sind die besten Videokonferenz-Tools für Unternehmen?

Es stehen unzählige virtuelle Meeting-Plattformen zur Verfügung. Einige der beliebtesten sind Mikogo, Zoom, Skype, Microsoft Teams und Google Hangouts. Die meisten bieten eine Testversion oder ein detailliertes Anleitungsvideo an, um das Tool optimal benutzen zu lernen. Sie müssen dann abwägen, ob z.B. das Teilen eines Bildschirms für Ihr Team wichtig sein kann. Möchten Sie in der Lage sein, Notizen und Kommentare zu machen, sowie per Video zu erscheinen? Wenn Sie Ihre Softwareprioritäten festlegen und einige Tools vorher ausprobieren, können Sie mit Sicherheit die richtige Wahl treffen. Grundsätzlich sollten Sie ein Programm nutzen, das eine Gemeinschaftsatmosphäre schafft und einfach zu bedienen ist.

2. Vorbereitung für Ihr virtuelles Meeting

Ein Online-Meeting über einen Bildschirm abzuhalten kann ungewohnt sein, insbesondere wenn man sich vor einer Kamera nicht wohl fühlt. Übung macht jedoch den Meister.  Bevor Sie an Online-Gruppen-Meetings teilnehmen, verabreden Sie sich doch einfach mit einem Kollegen auf eine virtuelle Kaffeepause, damit Sie sich ans Online-Meeting Konzept gewöhnen können. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Kamera- und Audioeinstellungen zu verändern und einen professionellen Home-Office Hintergrund für Ihr virtuelles Meeting zu schaffen.

Chefs und leitende Angestellte sollten Ihren Mitarbeitern helfen, sich an Remote-Meetings zu gewöhnen.  Wöchentliche Team-Meetings sind sehr gut dazu geeignet, das selbstsichere Auftreten vor der Kamera zu üben.  Zum Beispiel können Sie über Themen wie Wochenendpläne sprechen oder ein Quiz organisieren.   Dies sollte insbesondere den Mitarbeitern helfen, die sich bei Online-Meetings unbehaglich fühlen.

 

 

3. Wie man mit Diskrepanzen in Terminkalendern umgeht

Mit Mitarbeitern Termine zu vereinbaren ist relativ einfach, solange Sie synchronisierte Terminkalender haben, die auch mit Ihrer virtuellen Meeting-Software verbunden sind.  Beispielsweise arbeiten Microsoft Teams und Outlook sowohl zusammen als auch unabhängig voneinander, ebenso wie Google Mail und Google Hangouts. So können Sie alle Besprechungen organisieren, ohne unzählige Terminkalender separat vereinbaren zu müssen.

Meetings mit externen Parteien einzurichten, kann jedoch problematischer sein, insbesondere wenn man sich über verschiedene Zeitzonen arrangieren muss. Um alle zur richtigen Zeit online zu bringen, können Sie mit Hilfe von Tools wie Every Time Zone und World Clock Meeting Planner globale Standorte eingeben und dann entscheiden, welcher Termin für alle am besten passt. Sie können dann einfach eine virtuelle Besprechungseinladung erstellen, die zur Annahme an alle relevanten Parteien gesendet wird.

Wenn Sie nur mit Personen im eigenen Land zu tun haben, können Sie einfach eine Meeting-Einladung mit einem Zeitvorschlag senden. Die Teilnehmer können die Einladung entweder annehmen oder ablehnen oder einen neuen Termin vorschlagen.

4. Erstellen Sie eine Tagesordnung

Ein gut strukturiertes Meeting ist ein effizientes Meeting, das gilt auch für Online-Meetings. Wenn Sie der Besprechungsleiter sind, erstellen Sie eine Tagesordnung und leiten Sie diese an die relevanten Parteien weiter oder fügen Sie sie in die virtuellen Besprechungsnotizen ein. Auf diese Weise können andere Teilnehmer Recherchen zusammenstellen oder Dokumente vorbereiten, die das Meeting unterstützen. Ihre Tagesordnung kann Folgendes enthalten:

  • Anwesende Parteien
  • Besprechungsstruktur
  • Wichtige Diskussionspunkte
  • Alle relevanten Dokumente

 

 

5. Legen Sie Besprechungsregeln fest

Genauso wichtig wie die Tagesordnung sind festgesetzte Besprechungsregeln. Dies kann zwar übertrieben klingen, jedoch wird durch sie unmissverständlich festgelegt, was vom Meeting zu erwarten ist. Einige Teilnehmer müssen möglicherweise nur Notizen machen und nicht selbst sprechen. Daher bevorzugen Sie vielleicht, dass sie sich stummschalten.  Vielleicht möchten Sie festlegen, wer das Meeting leiten wird und ob Teilnehmer nach Belieben kommentieren können, oder ob der Besprechungsleiter die Teilnehmer nach eigenem Ermessen zum Sprechen aufrufen soll.  Dies ist Ihre Gelegenheit, den Erfolg Ihrer Besprechung zu garantieren, indem Sie sicherzustellen, dass alle Teilnehmer vorher wissen, wie sie sich verhalten sollen.

 

 

6. Ein Büro für Videokonferenzen einrichten

Unabhängig davon, ob Sie ein dediziertes Home-Office haben oder eine Ecke in Ihrer Wohnung zu einem Home-Office umfunktioniert haben, Ihre Umgebung muss arbeitsfreundlich sein.

Hier sind ein paar top Tipps für reibungslose Online-Besprechungen:

  • Entscheiden Sie sich für einen geeigneten Internetanbieter
  • Testen Sie Ihre Audio- und Videogeräte vorher
  • Testen Sie Ihre Sitzhaltung vor dem Meeting
  • Wählen Sie einen geeigneten Hintergrund
  • Informieren Sie Familienmitglieder über Ihre Besprechungszeiten

Ihr Home-Office sollte Ihnen effektive Online-Meetings ermöglichen. Ein verlässlicher Internetanschluss, gute Planung und ein komfortables Set-up helfen Ihnen dabei. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum Erstellen des besten Zoom-freundlichen Home-Office.

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