Wie man ein Home-Office zur gemeinsamen Nutzung einrichtet

07.07.2022

Wie man ein Home-Office zur gemeinsamen Nutzung einrichtet

Die Einrichtung eines permanenten Home-Office ist mittlerweile zur Notwendigkeit geworden, da immer mehr Mitarbeiter entweder auf Vollzeit von zuhause arbeiten oder hybride Arbeitsverträge eingegangen sind.

Suchen auch Sie nach Tipps und nützlichen Ratschlägen zur effektiven Einrichtung eines gemeinsamen Home-Office?  Dann finden Sie im folgenden Blog fachkundigen Rat.

Richten Sie klar abgegrenzte ‘Zonen’ ein

Wer sich ein Home-Office teilen muss, sollte auf eine klare Abgrenzung der persönlichen Arbeitszonen achten.   Überlegen Sie zuerst, wie die Schreibtische platziert werden sollen.  Wollen Sie sich in der Mitte des Zimmers gegenübersitzen?  Oder bevorzugen Sie es, sich gegenseitig den Rücken zuzukehren und eine Wand im Anblick zu haben?  Im Idealfall verfügt Ihr Home-Office über ausreichend natürliches Licht – trotzdem wird man sich darüber einigen müssen, wer in Fensternähe sitzen soll.  Versuchen Sie, auf Ihre individuellen Ansprüche einzugehen.  Wer eher friert, sollte vorzugsweise in Heizungsnähe platziert werden.  Wem kalte Luft nichts ausmacht, fühlt sich eventuell am geöffneten Fenster wohler.  Es kann helfen, sich einen Grundriss des Arbeitszimmers zu machen und darauf Schreibtische, Stühle, Schränke und Regale zu markieren.

 

 

Sobald Sie sich über die Platzierung Ihrer Schreibtische einig sind, können Sie Ihre Zonen abgrenzen.  Bedenken Sie in Ruhe, was jeder von Ihnen zur Grundausstattung seines Home-Office Arbeitsplatzes benötigt – dazu gehören nicht nur Büroutensilien sondern auch Regale, Schränke und sonstige Aufbewahrungsmöglichkeiten.   Eine farbige Abgrenzung der Zonen kann äußerst hilfreich sein, auch um das Verwechseln von diversen Arbeitsutensilien zu vermeiden.   Leitz bietet eine riesige Auswahl an Büroausrüstungen in verschiedenen Farben an – zum Beispiel die Leitz Cosy Produktserie.  Die Cosy Produktserie kombiniert stilvolle Einrichtungsideen mit intelligenten Organisationslösungen.  Alle Cosy Produkte sind in unseren drei Cosy-Farben erhältlich:  Gelb, Blau und Schwarz.  So können Sie ein einheitliches Dékor erzielen und gleichzeitig Ihre Zonen farblich trennen.   Es gibt nie wieder einen Streit um verlorengegangene Heftgeräte!

Bedenken Sie auch unbedingt das Thema Datenschutz bei der Einrichtung Ihrer separaten Zonen.  Die Regeln zum Datenschutz treffen auch auf das Arbeiten im Home-Office zu.  Wer von zuhause arbeitet riskiert, unbewusst sensible Informationen mit einer unbefugten Person zu teilen.  Stellen Sie sicher, dass vertrauliche Telefongespräche nur im Privaten stattfinden und lassen Sie niemals vertrauliche Informationen auf Ihrem Bildschirm oder auf ausgedruckten Dokumenten sichtbar sein.  Wer in einem gemeinsamen Home-Office in einen Aktenvernichter investiert, kann das Datenbruchrisiko deutlich reduzieren – Papierdokumente mit sensiblen Informationen lassen sich auf einfache Weise vernichten.  

 

Besorgen Sie die richtige Ausrüstung für Ihre Arbeitsplätze

Um in Ihrem gemeinschaftlichen Home-Office effektiv arbeiten zu können benötigen Sie die richtige Ausrüstung.  Halten Sie mit Hilfe von Briefkörben, Stehsammlern oder Schubladenboxen Ordnung auf Ihren Schreibtischen – Ihre Dokumente und Schreibutensilien sind so jederzeit gut organisiert und leicht zugänglich.   Haben Sie den gleichen Bedarf an Aufbewahrungsmöglichkeiten? In diesem Fall benötigen Sie alles Doppelt. Wenn nicht, dann müssen Sie sich anderweitig arrangieren.

Beim Einrichten Ihres persönlichen Arbeitsplatzes sollten Sie unbedingt an die Ergonomie denken.  Ein Laptopständer hebt den Laptopbildschirm auf die angemessene Augenhöhe.  Bei Nutzung eines separaten Bildschirmes hilft ein Monitorständer, um den Bildschirm auf die richtige Höhe zu bringen und mit der richtigen Sitzhaltung – aufrecht, entspannt und schmerzfrei – arbeiten zu können.

 

 

Zum Thema ergonomisches Arbeiten gehört auch ein Sitz-Steh-Schreibtisch.  Er empfiehlt sich für die meisten Menschen und ermöglicht einen unkomplizierten Wechsel zwischen dem ‚Im Stehen‘ und ‚Im Sitzen‘ arbeiten.  Dadurch wird das Verletzungsrisiko reduziert, das entsteht, wenn man zu lange in derselben Körperhaltung arbeitet.   Wenn das ‚Im Stehen‘ arbeiten ermüdet, wechselt man einfach zum ‚im Sitzen‘ arbeiten um.  Unsere Sitz-Steh-Schreibtischaufsätze bewegen sich platzsparend innerhalb ihrer eigenen Standfläche.  Sie sind außerdem extrem einfach höhenverstellbar – Sie und Ihr Home-Office-Partner werden den häufigen Wechsel zwischen Stehen und Sitzen kaum als störend empfinden.  Wenn jeder über die jeweils richtige Büroausrüstung verfügt, werden Sie beide effektiv und fokussiert arbeiten können.

Geteilter Aufbewahrungsraum im Home-Office – so ist er gut organisiert

Es mag sein, dass man sich auch den Aufbewahrungsraum im gemeinsamen Home-Office teilen muss.  Richten Sie ein Aufbewahrungssystem ein, dass Sie beide verstehen und woran Sie sich auch konsequent und problemlos halten können. So wird es nicht zu Problemen kommen.  Eine Idee wären Büroschrank – Organizer, wie zum Beispiel Aufbewahrungsboxen mit Organizer oder beschreibbare Aufbewahrungsboxen.  Besprechen Sie gemeinsam, welche Utensilien und Büroausrüstung Sie für Ihre Zwecke benötigen.  Können Sie manche Dinge gemeinsam benutzen?  Was muss separat gehalten werden?  Sobald Sie sich geeinigt und ein System entworfen haben, sollten Sie sich auch unbedingt daran halten.  Es kann überaus frustrierend und zeitverschwendend sein, wenn man nach Dokumenten und Büroutensilien suchen muss, weil diese nicht an Ort und Stelle gelegt worden sind.

Einigen Sie sich, wie laut es im Home-Office sein darf

Hören Sie beide bei der Arbeit gerne Musik?  Na, Prima! Machen Sie einfach das Radio an oder erstellen Sie eine gemeinsame Playliste auf Spotify.  Zum Problem kann es werden, wenn eine Person gerne Musik hört und die andere Person absolute Ruhe braucht.  Dann ist es ratsam, Kopfhörer zu benutzen, damit jeder so arbeiten kann, wie es ihm am besten liegt.

Besprechen Sie auch, ob Sie oft telefonieren müssen.  In diesem Fall wäre es sinnvoll, einen weiteren Platz im Haus für Meetings einzurichten – es kann ruhig das Sofa oder der Esstisch sein.  Wichtig ist nur, dass die Meetings störungsfrei abgehalten werden können.   Sollte dies nicht zur Option stehen, dann müssen Sie eine gute Kommunikation aufbauen.  Sprechen Sie ab, wer wann Meetings hat und Ruhe benötigt und wer zu welchen Zeitpunkten wichtige Telefonate führen muss. So können Sie beide Ihren Tag entsprechend planen und eventuelle Störungen auf ein Minimum herabsetzen.

Um Geräusche und Schall zu dämmen, können Sie Ihr gemeinsames Home-Office auch mit Zimmerpflanzen und einem Teppich oder Teppich-Läufer ausstatten - Heimtextilien und mit Bildern behangene Wände verleihen Ihrem Home-Office nicht nur Komfort und Stil.  Sie wirken geräuschdämmend und schallisolierend und es lässt sich so angenehmer arbeiten.

Halten Sie sich an Ihren Tagesplan

Planen Sie Ihren Tag im Voraus und kommunizieren Sie Ihren Tagesplan mit Ihrem Home-Office-Partner.  Es mag sein, dass Sie zu verschiedenen Zeiten mit der Arbeit beginnen und Feierabend machen.  Das ist zu einem gewissen Punkt sogar vorteilhaft denn Sie bekommen dadurch Zeit allein im Home-Office.   Einigen Sie sich auch darauf, dass Arbeitszeit auch wirklich Arbeitszeit ist.  Es ist gar zu verlockend, Gespräche zu führen und sich ablenken zu lassen.  So wird die ausstehende Arbeit aber nicht erledigt.

Organisieren Sie Ihren Tag so, dass Sie gemeinsam Pausen machen und zusammen Mittag essen.  Einigen Sie sich aber im Voraus auf die Pausenzeiten, damit Sie sich nicht inmitten der Arbeit stören.  

Natürlich sollte man auch trotz guter Tagesplanung ein Quantum an Flexibilität beibehalten. Meetings können länger dauern als geplant und manche Aufgaben brauchen mehr Zeit zum Erledigen als man anfangs gedacht hat.  Seinen Sie auf unerwartete Veränderungen eingestellt und passen Sie sich entsprechend an.

Seien Sie rücksichtsvoll

Genau wie im Büro muss man auch im Home-Office aufeinander Rücksicht nehmen.   Das bedeutet, dass man sich so weitgehend wie möglich an die vereinbarte Tagesplanung hält; sich bewusst ist, wann man leiser sein muss; die andere Person nicht ablenkt, wenn sie sich konzentrieren muss; und gemeinsame Büroutensilien immer an Ort und Stelle zurückräumt, damit Sie der anderen Person bei Bedarf zur Verfügung stehen.

Auch beim Thema Sauberkeit muss man sich einig sein – unter Umständen muss man einen Kompromiss eingehen.  Sind Sie ein Minimalist und frustriert Sie das kleinste bisschen Staub und ein ungeordneter Schreibtisch?  Ihr Home-Office-Partner mag sich aber bei einem ‘geordneten Chaos‘ wohler fühlen.   Wie dem auch sei, wichtig ist, dass der gemeinsam genutzte Raum (Schränke, Regale, ein gemeinsamer Arbeitstisch) jederzeit ordentlich aufgeräumt ist.  Ein Papierkorb ist niemals fehl am Platz – Abfall gehört sofort hinein.

 

 

Zur gegenseitigen Rücksichtnahme gehört auch, das Handy oder den Laptop auf lautlos zu stellen, damit Benachrichtigungen nicht die Arbeit des anderen stören; Arbeitspausen in einem anderen Zimmer zu machen; oder einen Kaffee anzubieten, wenn man sich selbst einen kocht.  Wenn man aufeinander Rücksicht nimmt, wird das gemeinsame Arbeiten eher zu einer positiven Erfahrung.

Leitz verfügt über eine Reihe an Büroutensilien mit deren Hilfe Sie sich das gemeinschaftliche Home-Office perfekt einrichten können, um gut organisiert und produktiv zu arbeiten.

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