Viele Unternehmen haben festgestellt, dass ihre Arbeitspraktiken verändert werden müssen, wenn sie die talentiertesten Arbeitskräfte rekrutieren und auf Langzeit halten wollen. Flexiblere Arbeitspraktiken sind aber nicht nur ein attraktives Rekrutierungsmittel, sondern wirken sich auch positiv auf bestehende Mitarbeiter aus – es wird produktiver gearbeitet und das allgemeine Wohlbefinden wird unterstützt.

Eine solche flexible Arbeitspraxis ist das sogenannte hybride Arbeiten. Beim hybriden Arbeiten verbringen die Mitarbeiter einen Teil ihrer Arbeitszeit bei den Kollegen im Büro, und arbeiten die restliche Zeit im eigenen Home-Office. Das kann viele Vorteile sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer mit sich bringen. Um erfolgreich zu funktionieren, ist es jedoch wichtig, dass ein solches hybrides Arbeitsmodell korrekt in die Praxis umgesetzt wird.

Im folgengen Artikel führen wir die besten Arbeitspraktiken für ein erfolgreiches hybrides Arbeiten auf – von den benötigten Arbeitsutensilien bis hin zu den anzupassenden Arbeitsrichtlinien.

 

 

Rüsten Sie Ihr Team mit den richtigen Arbeitsutensilien aus

Wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig zwischen Home-Office und Büro wechseln, müssen sie unbedingt an beiden Arbeitsplätzen Zugang zu den nötigen Arbeitsutensilien haben. Ein Laptop mit einer kabellosen Maus und einer kabellosen Tastatur bietet sich hierzu perfekt an. Da die Arbeitgeberfürsorgepflicht sich auch auf den Home-Office-Bereich bezieht, sollte auch hier das Thema Ergonomie gut bedacht werden. Unser verstellbarer Laptopständer verbessert nicht nur den Sicht-und Sitzkomfort, er läßt sich auch zum Transport bequem flach zusammenfalten. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern auch eine geeignete Laptoptasche zur Verfügung, damit sie ihren Laptop mit seinen Accessoires sowie jegliche notwendige Dokumente oder Notizbücher bequem transportieren können. Somit haben sie immer alles zur Hand, egal ob im Büro oder unterwegs gearbeitet wird.

In vielen Unternehmen, wo ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt worden ist, wird auch das so genannte Hot-Desking umgesetzt. Denn wenn nur ein Teil der Mitarbeiter im Büro präsent ist, wird dort weniger Platz benötigt. Somit kann ein Unternehmen Kosten sparen und in kleinere Räumlichkeiten umziehen – tagelang leerstehende Schreibtische gibt es dann nicht mehr. Sollte auch Ihre Firma zum Hot-Desking wechseln, können Sie Ihre Mitarbeiter bei deren ‚Arbeitsplatzorganisation‘ unterstützen, indem Sie ihnen die richtige Arbeitsausrüstung zur Verfügung stellen. Mit einer mobilen Aufbewahrungsbox lassen sich alle Dinge, die nicht mit ins Home-Office kommen müssen, bequem und ordentlich wegräumen und bis zum nächsten Büroaufenthalt aufbewahren. So bleibt man jederzeit im Büro gut zum Arbeiten organisiert und übergibt den Schreibtisch stets sauber und ordentlich zur Nutzung an den nächsten Kollegen.

Machen Sie Ihre Erwartungshaltung deutlich

Formulieren Sie klar und deutlich Ihre Erwartungshaltung in Bezug auf die Arbeitsproduktivität Ihrer hybriden Mitarbeiter. Manche Menschen lassen sich leicht ablenken und arbeiten folglich weniger effektiv im Home-Office. Andere Menschen wiederum arbeiten zu viel, da die Abgrenzung zwischen Arbeits-und Privatleben schwerer einzuhalten ist. Stellen Sie sicher, dass Termine und Aufgabenstellungen für Projekte klar definiert und mit dem Team kommuniziert werden. Halten Sie regelmäßigen Kontakt, um sicherzustellen, dass produktiv gearbeitet wird und das es Ihren Mitarbeitern gesundheitlich gut geht.

Auch sollten Sie klar kommunizieren, an welchen Tagen Ihre Mitarbeiter im Büro präsent sein müssen, und zu welchen Tagen sie von zuhause arbeiten können. Jedes Unternehmen wird für sich herausfinden müssen, welche Formel hier am Besten passt – es wird von Firma zu Firma verschiedene Bedürfnisse geben. Manchen Firmen ist es möglich, Ihren Mitarbeitern bei der Wahl Ihrer Büroarbeitstage freie Hand zu geben. Bei Anderen wiederum ist es besser, die Mitarbeiter gestaffelt an festgelegten Tagen im Home-Office arbeiten zu lassen.  Es mag von Vorteil sein, jede Woche die gleichen Tage einzuplanen. Je nach spezifischen Projektbedürfnissen kann sich die Planung der Büroarbeitstage aber auch wöchentlich ändern. Was auch immer die beste Methodik für Ihr Team ist, kommunizieren Sie diese unbedingt auf unmissverständliche Weise an Ihre Mitarbeiter.

 

 

Nutzen Sie digitale Kommunikationstools

Wenn das Team an verschiedenen Orten arbeitet, ist eine gute Kommunikation das A und O. Digitale Kommunikationstools eignen sich hervorragend, um alle Teamkollegen in Bezug auf Projekte und Firmeninternes auf dem Laufenden zu halten, und um auch sozialen Kontakt zu pflegen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen wissen, welche Themen auf welchen Kanälen angesprochen werden können, damit wichtige Dinge in der Unmenge der Kommunikation nicht verloren gehen.

‘Instant-Messaging’-Plattformen sind gut zur informellen Kommunikation geeignet. Email dagegen sollte für formelle Korrespondenzen genutzt werden. Ihre Firma sollte unter Umständen seine Kommunikationsstrategie überholen, damit alle Nachrichten an die richtigen Empfänger gelangen. Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, Sie über bestimmte Kanäle immer problemlos erreichen zu können, damit eventuelle Bedenken oder Anfragen zeitgerecht adressiert werden können. Auf diese Weise fühlen Sich die Kollegen mit der Firma enger verbunden und wissen jederzeit, was von ihnen erwartet wird.

Organisieren Sie Aufgabenstellungen und Projekte

Hybrides Arbeiten erfordert etwas mehr Bedachtsamkeit bei der Organisation und der Verteilung von Aufgabenstellungen und Projekten innerhalb des Teams. Aufgaben, die in Eigenarbeit erledigt werden können, eignen sich besser für’s Home-Office als Projekte, die eine enge Kollaboration unter den Kollegen benötigen. Besprechen Sie die Projektverteilung und den Arbeitsplan mit Ihrem Team, damit alle Arbeiten am dafür am Besten geeigneten Ort – ob Home-Office oder Büro- erledigt werden können.

Sollte es nicht immer möglich sein, Meetings und bestimmte Gemeinschaftsprojekte zusammen vor Ort durchzuführen, dann können digitale Hilfsmittel Abhilfe schaffen. Video-Konferenzen ermöglichen auswärtig arbeitenden Kollegen, bei Projekten visuell präsent und voll involviert zu sein.

Denken Sie an den Datenschutz!

Der Datenschutz kann zum Problem werden, wenn Kollegen nicht im Büro arbeiten. Dieser Sorge entledigt man sich, indem man den Mitarbeitern Aktenvernichter für’s Home-Office zur Verfügung stellt. Ein Aktenvernichter im Home-Office ermöglicht die sofortige sichere Vernichtung sensibler Dokumente – sie brauchen nicht mehr vom Home-Office ins Büro transportiert werden. Ein Datenleck ist somit weniger warscheinlich und die Firma bleibt DSGVO konform. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter im Home-Office besser Ordnung halten können, da alle unnötigen Dokumente entsorgt werden – der Schreibtisch bleibt übersichtich aufgeräumt.

Pflegen Sie eine gute Firmenkultur

Ihre Firmenkultur sollte nicht leiden, nur weil die Kollegen über diverse Orte verteilt arbeiten. Denken Sie darüber nach, was Ihre Firmenkultur auszeichnet und versuchen Sie, diese digital nachzuempfinden. Es genügt schon, per Instant-Messenger zu den Angestellten Kontakt zu halten. Vielleicht möchten Sie regelmäßig einen Allgemeinwissen-Quiz veranstalten. Auch über Videokonferenz abgehaltene virtuelle Escape-Rooms können gut für das Firmenklima sein, da sie den Zusammenhalt unter Kollegen stärken und folglich die Produktivität bei der gemeinsamen Projektarbeit verbessern.

Wenn es Ihren Mitarbeitern wichtig ist, sich persönlich zu sehen, dann empfehlen sich monatliche oder quartalsmäßige Arbeitstage im Büro, bei denen alle Kollegen anwesend sein müssen. Organisieren Sie ein Meeting, um Firmenneuigkeiten zu vermitteln und über dessen aktuellen Leistungstand zu informieren. Nutzen Sie auch die Gelegenheit, besondere Leistungen einzelner Mitarbeiter hervorzuheben – sie fühlen sich dadurch gewertschätzt.

 

 

Überdenken Sie Ihr Einarbeitungsprogram für neue Mitarbeiter

Die ersten Wochen in einem neuen Job sind ausschlaggebend für neue Mitarbeiter, um ihre Funktion und ihren Platz in der Firma selbstbewusst zu übernehmen. Wenn neue Kollegen im Home-Office arbeiten, kann dieser Prozess am Anfang schwierig sein. Bedenken Sie, ob neue Kollegen vorerst im Büro arbeiten sollten, um ihren Job besser erlernen zu können. Eine Umstellung auf ein hybrides Arbeiten kann ermöglicht werden, sobald sie selbstsicher und eigenständig ihre Arbeitsprozesse abhandeln können.

Es mag hilfreich sein, einzelne oder mehrere Team-Kollegen zu bitten, während der Einarbeitung neuer Kollegen für ein paar Wochen gemeinsam mit ihnen im Büro zu arbeiten.  Auf diese Weise ist immer jemand unterstützend zur Hand. In der Regel hat es eine schnellere Einarbeitung zur Folge – der Wechsel zum hybriden Arbeiten kann folglich eher geschehen. Während ihrer Zeit im Büro sollten neue Kollegen auch eine Einführung zu den digitalen Kommunikationskanälen bekommen, damit sie wissen, was bei der Arbeit im Home-Office von ihnen erwartet wird und wie sie am effektivsten mit dem Team kommunizieren. Ermöglichen Sie es auch unbedingt, dass neue Mitarbeiter in der ersten Arbeitswoche eine Chance zum Gespräch mit all ihren Teamkollegen bekommen – egal ob per Video-Call oder Angesicht zu Angesicht im Büro. Sie werden sich so schneller ins Team integrieren und wissen, mit wem sie bei welchen Aufgaben und Projekten Kontakt aufnehmen müssen.

Holen Sie sich regelmäßig Feedback ein

Versuchen Sie, regelmäßig Feedback von Ihrem Team einzuholen – sowohl vor der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells als auch hinterher. Besprechen Sie mit Ihren Angestellten, welche Richtlinien zum hybriden Arbeiten mit deren bestehenden Arbeitsmethoden am besten zu vereinbaren sind. In Vereinbarung damit, was für Ihr Unternehmen am Vorteilhaftesten ist, sollte sich eine ideale hybride Arbeitsrichtlinie herauskristallisieren lassen.

Nach Einführung der neuen hybriden Arbeitsrichtlinie sollten Sie sich nochmals Feedback von Ihren Angestellten einholen. So werden Sie herausfinden, ob es eventuelle Probleme gibt. Geben Sie Ihren Mitarbeitern zu verstehen, dass jegliche Bedenken jederzeit angesprochen werden können und das Sie sich um die Bereinigung von Problemen kümmern werden. Es macht sich bewährt, mehrfach im Jahr eine Umfrage zu starten und zusätzlich eine offene Kommunikation anzubieten, damit Dringendes sofort bereinigt werden kann. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeitsrichtlinien zum ‘hybriden’ Arbeiten fortwährend verbessern und dessen Erfolg sichern.

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