Værdien af en vellykket oplæringsproces for nye medarbejdere kan ikke undervurderes. Når du lægger alle de forskellige faktorer som annoncering, bureaugebyrer, baggrundskontrol og den tid, som dine egne medarbejdere bruger, sammen, er den gennemsnitlige omkostning pr. ansættelse ca. kr. 25.000,- pr. medarbejder.

Det er ikke den slags investeringer, som en virksomhed har råd til at smide væk. Når du identificerer din udvalgte kandidat, vil du sikre dig, at du får et godt udbytte af den tid, den indsats og de penge, du bruger. Dette udbytte kommer fra en vellykket integration i dit team og et positivt og produktivt bidrag i løbet af en lang og succesfuld karriere.

Vi ved alle, hvad man siger om det første indtryk. De gør hele forskellen i udvælgelsesprocessen ved samtalen. Men det indtryk, du som virksomhed gør på nye medarbejdere, kan også gøre hele forskellen for, hvor hurtigt de falder til, og hvor godt de føler sig tilpas. For at sige det enkelt: Glade nyansatte, der føler sig velkomne og ønskede, integreres hurtigt, kommer hurtigt i gang og er mere tilbøjelige til at blive hængende og blive en vigtig del af dit team.

På den anden side vil nyansatte, der får et dårligt første indtryk af deres nye arbejdsgiver, måske aldrig føle sig hjemme og er meget mere tilbøjelige til at forlade virksomheden. Det er din investering, og du skal begynde forfra.

Der er mange forskellige dele af oplæringsprocessen, og du kan læse alt om dem i vores guide til nye medarbejdere. Men som vi siger, er det første indtryk virkelig vigtigt. Lige fra du giver et tilbud til en kandidat, bør du fokusere på at få alle nye medarbejdere til at føle sig velkomne og få dem til at lære virksomhedens processer og kultur at kende.

Det er derfor, at din velkomstmail eller dit velkomstbrev til nye medarbejdere er så vigtigt. Dette sætter tonen for resten af oplæringsprocessen. Det er deres første interaktion med dig som medarbejder og ikke som kandidat. Tonen og indholdet af denne e-mail er i høj grad med til at bestemme forløbet af jeres forhold fremover.

Hvad ønsker jeg at opnå med en velkomstmail til nye medarbejdere?

Et brev eller en e-mail til en nybegynder kan tjene flere formål på én gang. Først og fremmest skal du byde den nyansatte officielt velkommen. Derfor bør du tilstræbe en varm, imødekommende og venlig tone.

Samtidig byder du officielt velkommen på vegne af hele virksomheden. Det er fornuftigt at sende den også fra en senior manager, HR-chef, afdelingsleder eller i det mindste den nyansattes chef. Da du skriver på vegne af virksomheden som helhed, skal du gerne fremstå venlig og høflig. Undgå alt for uformelle eller "snakkesalige" indlæg. Du skal finde en balance mellem at være imødekommende og indbydende og samtidig være forretningsmæssig og professionel.

Et velkomstbrev er også en mulighed for at formidle vigtige oplysninger til den nyansatte. Husk på, at de måske er nervøse for at komme ind i et nyt team eller har mange spørgsmål at stille. Din velkomst e-mail kan give dem en masse tryghed og svar, så de kan føle sig trygge, inden de skal sige deres første ord. Tænk på at gøre dit brev så nyttigt og læservenligt som muligt. Gør vigtige detaljer klare og kortfattede. Opdel lange afsnit, og brug overskrifter og punktopstillinger for at gøre det lettere at scanne og fordøje informationerne.

Hvad skal jeg medtage?

Du kan opdele en velkomstmail til en nyansat i tre hovedafsnit, som følger.

Oplysninger, der vil være nyttige for den nye medarbejder

Det er de faktuelle detaljer, der hjælper den nyansatte med at forberede sig på den første dag og videre frem. Hold dig til det vigtigste - en for lang liste vil virke skræmmende. Men vigtige oplysninger, som de har brug for at vide, og som vil være til reel nytte for dem, kan omfatte:

• Startdato og starttidspunkt
• Hvis det er baseret på lokaler, anvisninger om, hvor man skal henvende sig, og hvem man skal spørge efter. Medtag evt. oplysninger om parkering, sikkerhedsadgang osv.
• Hvis de arbejder eksternt, skal du give oplysninger om, hvilke softwareplatforme de vil bruge, hvordan de logger ind den første morgen osv. Du bør kontakte dit HR- og IT-team for at se, om de kan blive oprettet som brugere i tide, så der kan sendes et link og log-inoplysninger i velkomstmailen.
• Personlige dokumenter, som de skal medbringe eller have ved hånden til introduktion den første dag, f.eks. bankkontooplysninger, pas, bevis for retten til at arbejde i landet osv.
• En oversigt over, hvordan introduktionsprocessen vil se ud, hvad medarbejderen kan forvente den første dag og den første uge osv.
• Oplysninger om vigtige kontakter (f.eks. hvem deres linjechef vil være, deres mentor, hvis I har et sådant system), hvilken afdeling de vil arbejde i osv.
• Al vigtig dokumentation, som den nyansatte skal læse og/eller underskrive inden startdatoen. Dette kan omfatte vigtige politikker, uddannelsesdokumentation og måske deres ansættelseskontrakt. Disse kan vedhæftes e-mailen som separate filer.

Baggrundsoplysninger om virksomheden, dens historie og kultur

Gode nyansatte vil have undersøgt din virksomhed grundigt. De fleste arbejdstagere ønsker at være sikre på, at en virksomhed passer til deres værdier og ambitioner lige så meget som omvendt.

Alligevel er din velkomstmail en mulighed for at udfylde eventuelle huller. Igen skal du gøre det kortfattet og opsummere virksomhedens historie i højst et par afsnit. Hold det optimistisk - dette er endnu en mulighed for at berolige en nyansat og minde dem om, hvorfor de ønskede at ansøge om at arbejde for din virksomhed i første omgang, ved at fremhæve alle de gode ting, du tilbyder som arbejdsplads.

Tak den nyansatte for at acceptere tilbuddet om en kontrakt, og udtryk, hvor meget du glæder dig til at arbejde med ham/hende

Endelig er vi tilbage til et af de vigtigste mål med en velkomstmail til nye medarbejdere - at skabe et bånd og få dem til at føle sig velkomne. Folk reagerer positivt på andre mennesker, når de er varme, høflige og åbne.

Få den nye medarbejder til at føle sig værdsat lige fra starten ved at sige, hvor dejligt det er at have ham/hende med om bord, takke ham/hende for at have valgt at komme ind i virksomheden, og hvor spændende det er for dig. Det vil være med til at vende eventuelle nerver til spænding på deres vegne.

Tilføj også et personligt præg. Spørg, om de har nogen spørgsmål, og inviter dem til at henvende sig direkte til dig, hvis de har. Angiv din direkte telefonlinje og e-mail. Det vil i høj grad være med til at skabe tryghed og give den nyansatte indtryk af, at han/hun kommer til at arbejde i en virksomhed, der værdsætter mennesker og ønsker at hjælpe.