Med så mange mennesker, der nu går over til hjemmearbejde eller hybridarbejde, er det blevet en nødvendighed at oprette et permanent hjemmekontor. Måske er du på grund af pladsproblemer nødt til at oprette et fælles hjemmekontor med din partner, din værelseskammerat eller et familiemedlem. Hvis det er tilfældet, skal I overveje opsætningen nøje, så I begge kan arbejde i et rum, der opfylder jeres behov, så I kan være fokuserede, produktive og arbejde effektivt sammen.

Hvis du leder efter tips og råd til at oprette og arbejde effektivt på et delt hjemmekontor, kan du finde vores ekspertvejledning nedenfor.

Opret separate zoner

En vigtig del af at skabe et produktivt fælles hjemmekontor er at skabe separate zoner for dig og din kontormakker. Du skal først overveje, hvordan dit skrivebord skal indrettes. Vil I sidde over for hinanden med skriveborde i midten af lokalet, eller vil I hellere sidde ryg mod ryg med front mod væggen? Ideelt set vil dit hjemmekontor have masser af naturligt lys, så du skal måske beslutte, hvem der skal have et skrivebord i nærheden af vinduet. Tænk på jeres individuelle præferencer - hvis en af jer foretrækker et varmere rum, kan den pågældendes skrivebord måske placeres tættere på en varmekilde. Hvis en af jer foretrækker en køligere temperatur, kan det også være mere behageligt at være i nærheden af et åbent vindue. Det kan være nyttigt at tegne en grov plantegning af rummet og angive, hvor dine skriveborde, stole og eventuelle opbevaringsmuligheder skal være.

Når du har besluttet, hvor dine skriveborde skal stå, kan du begynde at oprette dine zoner. Tænk over, hvilke hjemmearbejdsting I begge har brug for til de opgaver, I skal udføre, herunder hvilke reoler og opbevaringsmuligheder I begge har brug for. Det kan være en hjælp at farvekode dine zoner, så der ikke opstår forvirring eller risiko for at rode rundt med arbejdsredskaberne. Leitz har et stort udvalg af produkter til hjemmearbejde i mange forskellige farver, herunder vores Leitz Cosy-serie. Cosy-serien kombinerer stilfuldt interiør med smarte organiseringsløsninger, og produkterne fås i vores tre Cosy-farver - gul, blå og mørkegrå - ideelle til at skabe separate zoner i et fælles kontor, samtidig med at de stadig er ensartede. Desuden behøver I aldrig at skændes om, hvem der har hæftemaskinen.

Du bør også overveje databeskyttelse, når du opretter dine separate zoner. Databeskyttelsesreglerne gælder stadig, når du arbejder hjemmefra, og hvis du deler kontor med andre, kan det øge risikoen for utilsigtet udveksling af oplysninger. Sørg for, at fortrolige telefonsamtaler foregår under private former, og lad aldrig fortrolige oplysninger være synlige på din skærm eller på dokumenter på dit skrivebord. At investere i en makulator til hjemmekontor er en god måde at minimere risikoen for databrud, når I deler kontor, og gør det nemt at destruere alt papirarbejde, der kan indeholde fortrolige oplysninger.

Få det rigtige udstyr til dine arbejdsstationer

Det er vigtigt at have det rigtige udstyr på dit fælles hjemmekontor for at holde dig både fokuseret og produktiv. Ved at holde din arbejdsstation organiseret med skrivebordsopbevaring, f.eks. brevbakker, tidsskriftsamlere eller skuffekabinetter, kan du holde dit skrivebord fri for rod og dine dokumenter og værktøjer organiseret og let tilgængelige. Tænk over, om I begge har brug for den samme slags opbevaring - i så fald skal I have to af alting - eller om I har forskellige behov og derfor måske har brug for en anden indretning.

Det er vigtigt at tage hensyn til ergonomien, når du indretter dine individuelle arbejdsstationer. Hvis du bruger en bærbar computer, kan et holder til bærbare computere hæve skærmen til den rette højde. Eller hvis du har separate skærme, kan en monitor stand hæve skærmen til den rigtige højde, så du kan se den i den rigtige stilling uden at anstrenge dig. 

I forlængelse af ergonomien kan et sidde-stå-bord være en fordel for de fleste mennesker, da det giver dig mulighed for at skifte fra siddende til stående arbejde i løbet af dagen. Dette reducerer risikoen for skader, der kan opstå ved at arbejde i én stilling i for lang tid, og fjerner det problem med træthed, der opstår ved skriveborde, der kun har ståhøjde. Vores skrivebordskonvertere fylder ikke så meget, så du kan spare plads på dit skrivebord, og de er nemme at hæve og sænke, hvilket betyder minimal forstyrrelse for dig og din kollega på kontoret, når I skal skifte plads. En anti-trætheds måtte er en god tilføjelse, når du bruger et stående skrivebord, og den hjælper dig med at holde dig komfortabel, mens du arbejder. En siddepude og en fodstøtte hjælper begge med at holde dig i en sund kropsholdning og støtte din krop, når du sidder.  Ved at give jer begge det udstyr, I har brug for, kan I holde jer fokuserede og produktive.

 

Organiser fælles opbevaring på hjemmekontoret

Det kan være, at dit fælles hjemmekontor kræver noget fælles opbevaring. For at dette kan fungere for jer begge, skal I skabe et system, som I begge forstår og holder jer til. Det kan betyde, at du kan bruge en organiseringsløsning til kontorskabe, f.eks. en opbevaringsboks med organiseringsbakke eller opbevaringsbokse, som du nemt kan mærke indholdet på. Tal med din kontorfælle om, hvilke ting I begge har brug for, hvad I skal holde adskilt, og hvad I kan dele. Når I har fundet frem til et opbevaringssystem, der passer jer begge, er det vigtigt, at alle holder sig til det. Det kan være utroligt frustrerende og tidskrævende, hvis en af jer skal bruge tid på at lede efter bestemte dokumenter eller værktøjer, fordi de ikke er blevet lagt tilbage på det rigtige sted, så sørg altid for at holde jer til det aftalte system.

 

Indstil støjniveauer

Kan I begge lide at lytte til musik, mens I arbejder? Perfekt - du skal bare oprette en fælles spilleliste eller sætte radioen på. Problemet kan opstå, når den ene person kan lide at lytte til musik, og den anden har brug for absolut stilhed. Det er her, du skal investere i hovedtelefoner, så hver enkelt person kan holde fokus på sit arbejde på den måde, han/hun foretrækker.

Du bør også overveje, om en af jer eller begge to vil være meget på telefonen, mens I arbejder. Det kan være, at du er nødt til at skabe et separat rum uden for hjemmekontoret, hvor du holder møder, f.eks. ved spisebordet eller i sofaen. På den måde kan du deltage i møderne uden at forstyrre den anden person eller selv blive forstyrret. Hvis dette ikke er en mulighed, skal du i stedet sørge for at kommunikere med din kontorkammerat. Lad dem vide, hvornår du har møder den dag, hvornår du har brug for ro, og hvornår du måske selv vil være højlydt. På denne måde kan den anden person planlægge sin dag efter jeres møder, så I begge kan arbejde uden at blive forstyrret mest muligt.

Når du indretter dit fælles kontor, kan visse ting som tæpper og stueplanter være med til at "lydisolere" rummet til en vis grad og hjælpe med at reducere støjen, der kører rundt i rummet og giver genlyd. Sørg for at inddrage bløde møbler på dit hjemmekontor for at gøre det behageligt og stilfuldt og for at dæmpe støjen.

Hold dig til en tidsplan

Du bør tænke over din arbejdstidsplan og kommunikere den med din kollega på kontoret. I behøver ikke nødvendigvis begge at starte og slutte på samme tid - det kan endda hjælpe, hvis en af jer starter tidligere eller slutter senere, da det betyder, at I får lidt tid alene på kontoret. I bør dog begge vide, hvilke timer der kun vil være arbejdstid, så I begge ved, hvornår I skal koncentrere jer og ikke distrahere den anden person.

Måske kan du tilrettelægge din dag, så I kan holde nogle pauser eller tage en frokostpause sammen. Hvis det er tilfældet, bør I aftale et tidspunkt, hvor I begge holder op med at arbejde, så I begge ved det på forhånd, i stedet for at forstyrre nogen, når de måske er midt i en opgave.

I bør holde jer så meget som muligt til jeres tidsplan, men I bør også begge være klar til at være fleksible. Nogle gange bliver møderne overskredet, eller opgaverne tager længere tid at gennemføre, end man oprindeligt havde regnet med. Vær forberedt på uforudsete ændringer, og tilpas dig om nødvendigt.

Vær hensynsfuld

Ligesom det at dele et hjemmekontor kræver en vis grad af hensyn fra alle involverede, så er det også tilfældet på et virksomhedskontor. Det betyder, at du skal holde dig så meget som muligt til den aftalte tidsplan, være opmærksom på, hvornår du skal være mere stille, ikke distrahere den anden person, når den har brug for at fokusere, og gøre din del for at lægge det fælles udstyr tilbage på rette sted, så det er klar, når den anden person får brug for det.

I skal også begge holde en vis grad af renlighed, men der kan være behov for at gøre nogle undtagelser. Hvis du er et ordensmenneske, og din kollega på kontoret ikke er det, kan det frustrere dig, hvis deres skrivebord er rodet. Men de foretrækker måske at arbejde i det, de ser som et "organiseret kaos". Det vigtigste er at holde alle fælles rum og samarbejdsområder rene og ryddelige. En papirkurv er en nem måde at holde jeres fælles kontor rent på og forhindre, at affaldet bliver spredt rundt omkring på stedet.

Hvis du tager hensyn til dine kolleger på kontoret, kan det være nødvendigt at sætte din telefon eller bærbare computer på lydløs, så du ikke forstyrrer nogen med notifikationer. Det kan betyde, at du skal holde dine pauser i et andet rum, og det kan betyde, at du bare skal tilbyde dem nogle forfriskninger, når du går ud for at hente dine egne. Hvis du er opmærksom på, at du deler et rum med en anden person, er det med til at gøre oplevelsen positiv for jer begge.

 

Leitz har et udvalg af ting til hjemmekontoret, så du kan skabe det perfekte delte hjemmekontor, og så du kan holde dig organiseret og produktiv.

Læs mere om at indrette et hjemmekontor:

De bedste essentielle ting til hjemmekontoret 2022

Små ændringer af din arbejdsstation for at optimere ergonomien

Kunne dét at skabe et grønnere hjemmekontor også spare dig penge?