Øger det produktiviteten at være mere organiseret, når man arbejder?

17.03.2022

Øger det produktiviteten at være mere organiseret, når man arbejder?

Nogle mennesker vil finde, at det er en selvfølge at være organiseret i deres arbejde - andre kan have svært ved at holde orden i tingene og finder tanken om at organisere sig skræmmende. Alle kan dog have gavn af at indføre vaner og arbejdsmetoder, der hjælper dem med at blive mere organiseret.

Organisering i arbejdet er uden tvivl med til at øge produktiviteten, idet vi kan arbejde meget mere effektivt og spare tid og stress. Nedenfor er blot nogle af de måder, du kan blive mere organiseret, når du arbejder, og hvordan det kan øge produktiviteten.

Digitale arbejdsområder

Med flere mennesker, der arbejder eksternt og hybridarbejde, er det vigtigere end nogensinde, at virksomheder har et praktisk og organiseret digitalt arbejdsområde. Et centralt sted at opbevare dokumenter betyder, at alle kan få adgang til det, de har brug for, uanset hvor de arbejder. Det er vigtigt, at online dokumentlagringssystemer er godt organiseret med mapper, der er arrangeret på en enkel måde, der giver mening for din virksomhed, så det altid er nemt og hurtigt at finde den fil, du har brug for. Du bør tilstræbe at bruge den samme mappestruktur over hele linjen, så folk intuitivt kan finde det dokument, de har brug for, og ikke behøver at spilde tid på at lede.

Dette bør også gælde for dit individuelle digitale rum, herunder dit skrivebord. Du bør altid sørge for at organisere dine digitale filer ordentligt, så du ved, hvor du kan finde dine dokumenter. Ikke alene vil det visuelle rod, der opstår, når du bare smider alting på dit skrivebord, have en negativ indvirkning på din produktivitet, men du skal også spilde tid på at lede efter bestemte filer, når du har brug for dem.

Du kan også bruge et online projektstyringsrum med dit team, hvor folk kan samarbejde om og diskutere projekter. Det er vigtigt, at denne form for program også er organiseret korrekt, så folk altid ved præcis, hvor langt et projekt er nået, og hvad der forventes af dem. Når de digitale rum er ordentligt organiseret, kan hele teamet arbejde meget mere effektivt og produktivt.

 

 

Idéer til oprydning på skrivebordet

Ud over at organisere din digitale arbejdsplads bør du også sørge for, at din fysiske arbejdsplads er ordentligt organiseret. Der er mange værktøjer og måder at organisere dit skrivebord på, som kan hjælpe med at øge produktiviteten.

Brevbakker er en fantastisk måde at holde orden i både dine arbejdsprojekter og dit skrivebord på. Med Leitz Cosy sæt af 3 brevbakker kan du organisere post og andre dokumenter i forskellige bakker, så du kan have en separat bunke af papirer, som du skal behandle, papirer, der er i gang, og papirer, der er færdige. Med stablede brevbakker kan du holde masser af dokumenter organiseret, samtidig med at de fylder meget lidt på dit skrivebord, så du kan reducere rod. Det kan hjælpe dig med at være mere produktiv, så du altid ved, hvad der skal gøres, og ikke bliver distraheret af et rodet skrivebord.

Du kan også bruge skrivebordsenheder til at holde dit skrivebord og dine værktøjer ryddelige og inden for rækkevidde. Når dit værktøj er opbevaret på det rette sted, behøver du ikke at bruge tid på at lede efter noget specifikt, når du skal bruge det. Ved at arbejde ved et organiseret skrivebord kan du også holde hovedet klart og fri for distraktioner, så du kan fokusere på den opgave, du skal løse. Leitz Desk Organiser med induktiv oplader er perfekt til opbevaring på skrivebordet og indeholder en trådløs opladningsplade, så du nemt kan sikre, at din telefon altid er opladet og klar til opkald.

Opgaveforvaltning

Organisering og prioritering af din egen opgaveliste kan virkelig hjælpe dig med at arbejde mere produktivt. Hvis du starter dagen med en lang liste af opgaver, kan det være svært at vide, hvor du skal starte, og hvordan du skal gribe dagen an. Hvis du tager dig tid i begyndelsen af hver dag eller hver uge til at se på, hvad der skal gøres, og til at organisere dine prioriteter, kan du arbejde mere strømlinet.

For at hjælpe dig med at organisere dine opgaver kan du bruge en whiteboardtavle eller et bordglasstaffeli til at notere dine projekter og den rækkefølge, du skal udføre dine opgaver i løbet af dagen eller ugen. Ved at bruge en glasskriveplade og en tørre tuscherpen kan du nemt opdatere din to-do-liste, hvis der kommer projekter i sidste øjeblik, og du kan stadig holde orden og bevare overblikket over det hele.  desuden kan du ved at bruge et whiteboard eller en glasnotattavle gøre dit bidrag til miljøet, samtidig med at du holder dig organiseret og produktiv, da du bare kan tørre af og genbruge igen og igen i stedet for at bruge papir.

Tidsregistrering

Tidsregistrering er en vigtig del af at holde sig organiseret og produktiv på arbejdet. Hvis du har møder med kolleger eller kunder i løbet af dagen, skal du sørge for at møde op til tiden og være fuldt forberedt, så du kan bruge tiden effektivt. Sørg for at bruge din digitale kalender til at sætte påmindelser om møder og andre aftaler, og giv dig selv masser af tid til at forberede dig på forhånd, hvis det er nødvendigt.

Du kan også bruge din kalender til at markere projektfrister og indstille påmindelser med masser af tid til overs, så du ikke lader projekterne ligge til sidste øjeblik og skal skynde dig at afslutte dem. Du kan endda skrive individuelle opgaver i din kalender for at organisere din dag grundigt og sikre, at du arbejder med maksimal produktivitet. Sørg også for, at der er tid til at holde en pause hver halve time eller deromkring, selv om det kun er for at tage fem minutter væk fra skærmen eller for at lave nogle skrivebordsøvelser.

Det kan være, at du foretrækker fysiske visuelle påmindelser om dine møder og aftaler, så du altid har dem lige i øjnene. I stedet for at fylde din arbejdsplads med klistermærker, kan du bruge Leitz Cosy støjsvagt vægur. Ikke alene er dette ur lydløst, så du ikke bliver distraheret af konstant tikken, men det leveres også med en tørrepen, som du kan bruge til at skrive på urets glasfront - du skal bare skrive vigtige møder eller påmindelser for dagen på det tidspunkt, hvor de skal finde sted, og tørre dem så væk, når de er færdige. På den måde kan du holde din dag organiseret og samtidig holde din arbejdsplads ren og ryddelig.

Arkivering

Når du har med mange dokumenter at gøre, er det vigtigt at arkivere dem korrekt. Hvis dine dokumenter ikke er arkiveret og organiseret korrekt, kan du spilde tid på at lede efter bestemte dokumenter og endda ende med at miste vigtige filer i rodet.

Leitz Click and Store-serien omfatter opbevaringsbokse, skuffeskabe og magasinmapper, der alle er perfekte til at organisere papirarbejde i hjemmet og på kontoret. Hængende arkivering er en god måde at organisere dine dokumenter på, når du har brug for hyppig adgang, eller arkivkasser er nyttige til opbevaring af papirer og papirarbejde, som du har brug for at gemme, men ikke har brug for at få adgang til så ofte. Du bør tilstræbe at arkivere dine dokumenter på en måde, der giver mening for din virksomhed - normalt efter kunde, måske med yderligere undermapper for forskellige projekter. Uanset om du arbejder hjemme eller på kontoret sammen med andre, bør du sikre dig, at alle, der skal have adgang til dokumenterne, kender arkiveringssystemet og kan organisere dokumenterne korrekt.

Når du har fysiske dokumenter, skal du sikre dig, at du bortskaffer dem korrekt, hvis de indeholder fortrolige oplysninger. Derfor bør du altid have en makulator på stedet, så du hurtigt og effektivt kan skaffe dig af med dokumenter, der ikke længere er nødvendige. Hvis du ikke er i stand til at bortskaffe fortrolige dokumenter korrekt, kan du opleve, at de skaber rod i dit arkiveringssystem og gør det sværere at arbejde produktivt.

 

Leitz har et stort udvalg af værktøjer til kontororganisation og udstyr, der kan hjælpe dig med at organisere dit hjem. Arbejd mere produktivt ved at organisere dine filer og projekter med Leitz.

Du kan få flere tips til at holde dig organiseret ved at læse vores artikler nedenfor:

Kan du bruge teknologi til at forbedre dit hjemmekontor?

De bedste apps til at hjælpe dig med at holde styr på dit arbejde hjemmefra

Hvorfor dit hjemmekontor ikke bør være et skrammelrum

Relaterede produkter

Leitz Cosy skrivebordsblok i glas
Se produkt
Leitz Cosy brevbakke med skrivebordsordner
Se produkt
Leitz IQ Protect Premium makulator 3M mikromakulering P5
Se produkt