Kan hot desking være en fordel for din virksomhed?

04.05.2022

Kan hot desking være en fordel for din virksomhed?

I løbet af de seneste år er medarbejdernes trivsel kommet i forreste række i arbejdspraksis. Der er kommet mere fokus på at skabe fleksible arbejdstider, for at give medarbejderne mere autonomi og frihed til at få deres arbejde til at passe ind i deres personlige liv.

Derfor er der sket en stigning i fjernarbejde, hybridarbejde og fleksible arbejdstider. Og som en del af disse fleksible arbejdspolitikker er hot desking også blevet mere populært. Men hvad er hot desking egentlig, og kan det være en fordel for din virksomhed?

Hvad er hot desking?

Mens hot desking er steget i popularitet i de seneste år, har det været en praksis, der har eksisteret i årtier. Når en virksomhed implementerer hot desking, har medarbejderne ikke én fast tilknyttet arbejdsstation. I stedet vil de dele skriveborde, enten ved at reservere bestemte arbejdspladser, eller ved at vælge en, den dag de ankommer til kontoret.

Fordele ved Hot Desking

Samarbejde

Hot desking kan være med til at skabe en mere samarbejdsorienteret kultur på arbejdspladsen. På et traditionelt kontor kan enkeltpersoner og teams blive isolerede og afskåret fra resten af arbejdsstyrken. Men med hot desking har folk mulighed for at bevæge sig rundt på kontoret, og sidde og arbejde sammen med folk, som de ellers måske ikke ville have haft kontakt med. Det kan føre til mere kreative idéer, mere innovation og bedre produktivitet.

Kommunikation

Hot desking kan føre til bedre kommunikation blandt medarbejderne. Når folk er mere fleksible, og mere vant til at bevæge sig rundt på kontoret, vil de være mere tilbøjelige til at tale med andre medarbejdere personligt. Det kan betyde bedre samtaler, end ved at sende en e-mail eller en chatbesked. Kommunikation ansigt til ansigt kan være mere effektiv, og hjælpe til hurtigere at nå frem til en løsning, og man undgår, at nuancer går tabt i oversættelsen gennem skriftlig kommunikation.

Hot desking kan også betyde, at folk lærer andre medarbejdere at kende, som de måske ellers ikke ville have haft mulighed for at tale med. Samlet set kan denne bedre kommunikation føre til en gladere og mere venlig arbejdsstyrke, samt resultere i øget produktivitet.

Ryddelige arbejdsområder

Hot desking kan resultere i mere ryddelige arbejdsområder. Når en medarbejder ved, at han/hun skal flytte skrivebord den næste dag, vil han/hun ikke lade rod og papirarbejde hobe sig op på sit skrivebord. I stedet skal folk holde en ryddelig og organiseret arbejdsplads. Dette kan igen føre til, at folk arbejder mere produktivt og effektivt, da de ikke bliver distraheret af de forstyrrelser, der følger med et rodet skrivebord. En ryddelig arbejdsplads betyder, at folk bedre kan fokusere på deres arbejde og holde sig organiseret.

Det er vigtigt, at virksomheden stiller det rigtige udstyr til rådighed, så medarbejderne kan holde deres arbejdsplads ryddelig. En opbevaringsboks er en løsning, så den enkelte kan opbevare sit udstyr f.eks. kontorredskaber, kuglepenne og notesblokke, samlet på ét sted. Det praktiske håndtag på vores Leitz Cosy opbevaringsboks betyder, at den nemt kan transporteres fra et skrivebord til et andet, hvilket gør den ideel til hot desking.

Fleksibilitet for medarbejderne

Efterhånden som flere virksomheder indfører fleksible arbejdspolitikker, kan hot desking hjælpe fjernarbejdere med at deltage lettere i kontorkulturen. Det kan være, at visse medarbejdere overvejende vil arbejde eksternt, men måske ønsker at komme ind på kontoret fra tid til anden. Et traditionelt kontor, hvor alle har et fast skrivebord, kan betyde, at der ikke er ekstra plads til rådighed for fjernarbejdere. Men en hot desk-politik betyder, at der vil være en plads på kontoret til rådighed for disse medarbejdere, hvis de har brug for det. Det kan hjælpe dem til at føle sig mere som en del af teamet og give dem mulighed for at samarbejde og kommunikere bedre med teamet.

Hot desking kan også tilskynde til mere mobilt arbejde og fjernarbejde, da det ikke længere er nødvendigt for den enkelte at være altid ved sit skrivebord. Dette kan føre til bedre trivsel hos medarbejderne, da de kan udnytte mere fleksible arbejdsformer og opnå en bedre balance mellem arbejde og privatliv.

Omkostningseffektivt

Spild af plads betyder spild af penge. Med flere virksomheder, der anvender hybride arbejdsmetoder, er det nu usandsynligt, at en virksomhed har hele arbejdsstyrken på kontoret på samme tid. Det betyder, at der på store kontorer jævnligt står skriveborde tomme. Hot desking betyder, at virksomheder kan reducere deres kontorer og spare penge på at leje store bygninger, der står halvt tomme. Virksomhederne kan finde en kapacitet, der passer til dem - uanset om det er plads til 50 % af arbejdsstyrken på kontoret på én gang, 60 % eller 80 %.

Det kan også være omkostningseffektivt for virksomheder at implementere hot desking, når de har medarbejdere, der arbejder i roller, der kræver, at de rutinemæssigt skal deltage i møder eller aftaler uden for kontoret. Deres rolle kræver måske, at de er på kontoret en del af tiden for at udføre visse opgaver eller papirarbejde - hot desking betyder, at en virksomhed ikke spilder plads ved at tildele faste skriveborde til folk, der bruger en stor del af tiden på at arbejde uden for kontoret.

Ulemper ved Hot Desking

Politikker for rengøring

Hot desking vil kræve strengere rengøringspolitikker. Især under en pandemi er det vigtigt, at arbejdsstationerne rengøres og desinficeres mellem hver enkelt bruger. Virksomheden skal kommunikere, hvem der er ansvarlig for dette, om det er et rengøringsteam, der rengør alle arbejdsstationer ved slutningen af hver dag, eller den person, der har brugt skrivebordet. Der skal stilles det rette udstyr og de rette rengøringsmidler til rådighed, og der skal gives uddannelse.

Ud over pandemirelateret rengøring skal enkeltpersoner også holde deres arbejdsstationer generelt rene og ryddelige, så de er klar til den næste bruger. En virksomhed kan være nødt til at opstille retningslinjer for at genetablere skrivebordet, f.eks. ved at stille udstyret tilbage hvor det hører til, fjerne affald og rydde op efter krummer eller madspild. Hvis de enkelte medarbejdere ikke rydder op på arbejdspladsen, når de er færdige, kan det skabe fjendskab blandt medarbejderne.

Afbrydelse

Nogle medarbejdere vil foretrække at have deres egen personlige arbejdsstation, som de kan indrette præcis, som de ønsker det. Hvis de skifter skrivebord hver dag, kan det derfor give dem forstyrrelser, da de skal tilpasse sig en ny arbejdsstation, eller bruge tid på at indrette deres skrivebord på den rigtige måde. At arbejde ved et nyt skrivebord hver dag kan forstyrre medarbejdernes rutiner, og det kan tage et stykke tid at vænne sig til at arbejde i et nyt miljø eller med nye mennesker.

Ergonomiske krav

Hver enkelt person har forskellige krav til den korrekte ergonomiske arbejdsplads. Dette omfatter de bedste ergonomiske kontorstole til deres behov, placeringen af skærmen og tastaturet samt skrivebordets højde. Når folk konstant arbejder ved forskellige skriveborde, kan de opleve, at udstyret og skærmene ikke er indstillet korrekt til deres ideelle ergonomi, hvilket kan føre til hovedpine på arbejdet og andre arbejdsskader, f.eks. muskelspændinger.

Løsningen er at anvende ergonomi på arbejdspladsen, der kan tilpasses. En justerbart laptop standereller et justerbart skærmstativ ved hvert skrivebord giver medarbejderne mulighed for at placere deres skærme i den højde, der passer til deres behov. Virksomhederne kan også stille sædepuder og fodstøtter til rådighed for enkeltpersoner til brug ved skrivebordene, så de kan skabe en behagelig arbejdsplads ved hvert enkelt skrivebord, de arbejder ved. Ved at overveje ergonomisk udformning af arbejdsstationer og lade dem kunne tilpasses til den enkelte, kan man forebygge de smerter, der kan opstå, som følge af forkert ergonomi ved skrivebordet.

 

IT-krav

Hot desking kan kræve, at virksomhederne ændrer deres it-faciliteter. Hvis du tidligere har arbejdet med tower-pc'er, skal du måske give medarbejderne laptops for at gøre det lettere at bevæge sig rundt på kontoret. Samtidig skal du have de rette ressourcer til rådighed, så folk nemt kan oprette forbindelse til netværket fra hver enkelt arbejdsstation. Hvis folk bruger telefoner til deres arbejde, skal du måske finde en løsning, så de kan få en "roaming"-telefon, der er forbundet med deres laptop, så de kan beholde deres specifikke nummer, men kan kontaktes, uanset hvor de arbejder fra.

Du skal måske også finde software til at organisere hot desking, f.eks. ved at give folk mulighed for at reservere skriveborde og registrere, hvor folk arbejder på bestemte dage, så andre medarbejdere kan finde dem.

Vil hot desking fungere for din virksomhed?

Hot desking kan give mange fordele for en virksomhed, men det er ikke egnet til alle. Det er vigtigt at kommunikere med dine medarbejdere, før du indfører hot desking, for at finde ud af, hvad de mener, der vil fungere for dem. Det kan være, at I først afprøver hot desking med ét team, og derefter enten udvider det til hele virksomheden, hvis det er en succes, eller skruer det tilbage, hvis der opstår problemer. Det kan være, at visse roller i din virksomhed, f.eks. mere tekniske stillinger, der kræver en mere kompliceret opsætning af arbejdsstationer, kræver et fast skrivebord. Det kan dog stadig være en fordel at tillade andre, mere fleksible roller at indføre hot desking - det er måske ikke nødvendigt at anvende den samme politik på hver enkelt medarbejder.

Hvis du afprøver hot desking med dit team, skal du være fleksibel, åben og sikre god kommunikation hele vejen igennem. Formålet med hot desking er at forbedre samarbejdet og produktiviteten, så sørg for at indhente regelmæssig feedback for at fastslå, om det fungerer, som det skal.

 

Leitz har en række stilfulde og praktiske kontorprodukter, der kan hjælpe dig med at holde din arbejdsplads organiseret og produktiv.

Læs mere om, hvordan du kan forbedre produktiviteten på dit kontor og sørge for medarbejdernes velbefindende:

Har æstetikken på din arbejdsplads indflydelse på produktiviteten?

Bør virksomhederne overveje en kortere arbejdsuge?

10 effektive måder til at sikre glæden ved fjernarbejde

Følg os på de sociale medier, hvor du kan se spændende og inspirerende indhold: Instagram og Facebook

Relaterede produkter

Leitz Ergo Cosy justerbar laptop stand

Leitz Ergo Cosy justerbar laptop stand

Leitz Cosy brevbakke med skrivebordsordner

Leitz Cosy brevbakke med skrivebordsordner

Leitz Ergo WOW ergonomisk justerbar fødstøtte

Leitz Ergo WOW ergonomisk justerbar fødstøtte