Mange virksomheder har fundet ud af, at de er nødt til at tilpasse deres arbejdspolitik for at tiltrække og fastholde de bedste talenter. Ud over rekruttering af talenter kan mere fleksible arbejdsmetoder hjælpe medarbejderne til at arbejde mere produktivt og støtte deres velbefindende.

En fleksibel arbejdsform, som virksomhederne anvender, er hybridarbejde. Hybridarbejde indebærer, at medarbejderne bruger nogle af deres timer på at arbejde hjemmefra og andre på kontoret. Det kan give mange fordele for både medarbejderen og virksomheden, men det er vigtigt, at en politik for hybridarbejde gennemføres korrekt, hvis den skal blive en succes.

Nedenfor finder du vores bedste praksis for vellykket hybridarbejde, lige fra de nødvendige værktøjer til de arbejdsvaner, der skal tilpasses.

 

 

Udstyr dine medarbejdere med de rigtige værktøjer

Når dine medarbejdere skal bevæge sig mellem hjemmet og kontoret, er det vigtigt, at de har de rigtige værktøjer til at støtte deres arbejde. En bærbar computer med en trådløs mus og et trådløst tastatur er perfekt til transport mellem arbejdsstationerne. Arbejdsgiverens ansvar for medarbejdernes sundhed og velvære vil også omfatte deres hjemmearbejdsplads, så du bør også overveje ergonomi. Vores justerbare laptop stand forbedrer komforten og kropsholdningen, og det kan også foldes fladt sammen for nem transport. Du bør også sikre dig, at personalet har en passende taske til laptops til at transportere deres udstyr samt eventuelle papirer og notesbøger, som de har brug for. Det sikrer, at de altid har det, de har brug for, uanset om de arbejder på kontoret eller hjemme.

Mange virksomheder, der implementerer hybridarbejde, anvender også en hot desking-politik på kontoret. Når et vist antal personer arbejder udenfor kontoret på et bestemt tidspunkt, er der mindre pladsbehov. Virksomheder kan derfor drage fordel af at leje mindre kontorer, da folk ikke har brug for et fast skrivebord, der står tomt en del af ugen. Hvis din virksomhed også skifter til hot desking, bør du sikre dig, at du har det rette udstyr til at hjælpe medarbejderne med at organisere kontoret. En bærbar opbevaringsboks er perfekt til at lade folk pakke deres udstyr, som de ikke har brug for at tage med hjem, og opbevare det, indtil de er på kontoret næste gang. Det hjælper folk med at holde orden på skrivebordet på arbejdet og holde tingene ryddelige for den næste person, der skal bruge arbejdspladsen. 

Sæt klare forventninger

Det er vigtigt at opstille klare forventninger til arbejdsproduktiviteten, når du hybridarbejder. Nogle mennesker kan være tilbøjelige til at slappe af derhjemme, da der kan være flere distraktioner - andre kan finde ud af, at de arbejder for meget og har mindre adskillelse mellem deres arbejdsliv og privatliv. Sørg for, at der fastsættes klare deadlines og opgaver for projekterne og meddel det til teamet. Hold regelmæssig kontakt med dem for at sikre, at alle arbejder produktivt, samtidig med at du sørger for deres velbefindende.

Der bør også fastsættes forventninger til, hvilke dage medarbejderne forventes at være på kontoret, og hvornår de skal arbejde hjemmefra. Forskellige politikker for hybridarbejde vil fungere bedst for forskellige virksomheder. Nogle virksomheder kan have gavn af at fastsætte specifikke dage for hvert enkelt teammedlem, mens andre foretrækker at lade den enkelte selv bestemme. Du kan have det samme skema hver uge eller ændre det fra uge til uge, alt efter hvilke projekter der arbejdes på. Uanset hvad der passer til dit team, skal du sørge for at kommunikere politikken klart og tydeligt.

 

 

Udnyt digitale kommunikationsværktøjer

Det er vigtigt at opretholde en god kommunikation, når teammedlemmer arbejder fra flere forskellige steder. Du kan bruge digitale kommunikationsværktøjer til at sikre, at alle i teamet holdes opdateret om udviklingen i projekter og i virksomheden, og også til at holde kontakten på det sociale plan. Du bør sørge for, at folk ved, hvilke kanaler de skal bruge til at tale om bestemte emner, så intet går tabt.

Instant Messaging-platforme kan være gode til mere uformel kommunikation, mens e-mail kan bruges til mere officiel korrespondance. Virksomheden kan være nødt til at se på sin kommunikationsstrategi for at sikre, at de rigtige budskaber når ud til de rigtige personer. Du bør også have åbne kanaler, så folk kan svare, så eventuelle bekymringer eller spørgsmål kan blive behandlet. Det vil hjælpe folk til at føle sig engageret i virksomheden og hjælpe dem til at vide, hvad der forventes af dem.

Organiser opgaver og projekter

Når du organiserer dit hybridarbejde, bør du overveje, hvilke typer opgaver og projekter du skal udføre. Visse typer arbejde egner sig måske bedre til hjemmearbejde, hvor folk kan arbejde alene, mens andre er bedre på kontoret, hvor folk kan samarbejde. Arbejd sammen med dit team om at organisere en arbejdsgang, så de rigtige opgaver kan udføres på det rigtige sted.

Hvis det ikke er muligt at holde møder og samarbejde personligt hver gang, så brug i stedet digitale værktøjer. Hold videomøder, så folk, der ikke arbejder på stedet, også kan være involveret.

Husk databeskyttelse

Databeskyttelse kan være et problem, når du har folk, der arbejder udenfor kontoret. Du kan fjerne denne frygt ved at sikre, at relevante medarbejdere har en makulator til hjemmet. En makulator derhjemme giver medarbejderne mulighed for at destruere fortrolige papirer på en sikker måde i stedet for at transportere dem mellem hjemmet og kontoret. Dette vil reducere sandsynligheden for databrud og sikre, at virksomheden kan overholde GDPR. Det vil også hjælpe med medarbejderens organisation derhjemme, idet det fjerner uønsket papirarbejde fra at skabe rod på deres skrivebord. 

Bevar en god kultur

Du bør ikke gå på kompromis med kulturen, bare fordi dine medarbejdere arbejder forskellige steder. Tænk over, hvad der gør din virksomhedskultur unik, og prøv at gengive det digitalt. Det kan være så simpelt som at holde kontakt med medarbejderne via instant messaging, eller du kan organisere en regelmæssig quiz eller et virtuelt escape room, der afholdes via videoopkald. Det kan være med til at styrke båndet mellem medarbejderne og støtte deres produktivitet, når det er tid til at arbejde.

Hvis det er vigtigt for dine medarbejdere at have tid til at mødes ansigt til ansigt, kan du planlægge en månedlig eller kvartalsvis dag, hvor alle skal være på kontoret. Hold et møde for at opdatere dem om nyheder om virksomheden og om resultaterne. Det er en god mulighed for at anerkende medarbejderne for deres gode arbejde og få dem til at føle sig værdsat.

 

 

Overvej din onboarding-proces

De første par uger på et nyt job er afgørende for at hjælpe nyansatte med at forstå deres rolle og plads i virksomheden. Når teammedlemmer arbejder andre steder, kan det være vanskeligere at få denne proces til at gå glat. Du kan bede nyansatte om at arbejde primært på kontoret, mens de lærer jobbet at kende, før de går over til hybridarbejde, når de føler sig mere sikre.

Det kan også være nyttigt at bede et eller flere teammedlemmer om at arbejde på kontoret sammen med den nye medarbejder i de første par uger. På den måde vil der altid være nogen til stede til at støtte og hjælpe dem med at lære det nye job at kende. Det vil normalt betyde, at de lærer tingene hurtigere og hurtigere kan gå over til hybridarbejde. Mens de er på kontoret, skal du sørge for, at de kender de rigtige kanaler til at kommunikere med teamet, og at de ved, hvad der forventes af dem, når de skifter til hybridarbejde. Du bør også sikre dig, at de har mulighed for at tale med alle medlemmer af teamet i den første uge, enten personligt eller via et videoopkald. Det vil hjælpe dem til at føle sig som en del af teamet og vide, hvem de skal tale med i forbindelse med forskellige opgaver og projekter.

Regelmæssig feedback fra kilder

Du bør tilstræbe at få regelmæssig feedback fra medarbejderne både før og efter, at du har indført hybridarbejde. Du bør samarbejde med medarbejderne om at finde de rigtige politikker for hybridarbejde ved at finde ud af, hvad de mener, der vil fungere bedst for deres arbejdsmetoder. Du kan derefter kombinere disse med det, der vil fungere bedst for virksomheden, for at finde den ideelle politik for hybridarbejde.

Du bør også få feedback, når denne politik er indført, for at sikre, at alt fungerer, som det skal. Du bør fortælle medarbejderne, hvordan de kan gøre opmærksom på eventuelle problemer, og derefter tage de rette skridt til at rette op på eventuelle problemer. Du bør sende regelmæssige undersøgelser ud i løbet af året og have en åben kanal, hvor folk kan give deres feedback ad hoc. På den måde kan du foretage de nødvendige forbedringer af dit hybride arbejde for at sikre, at det fortsat er en succes.

Leitz har et udvalg af kontorudstyr og dine hjemmekontorartikler for at skabe et produktivt og afslappende arbejdsmiljø.

Læs mere om fleksible arbejdsmetoder for din virksomhed:

Kan hot desking være en fordel for din virksomhed?

Bør virksomhederne overveje en kortere arbejdsuge?

10 effektive måder til at sikre glæden ved fjernarbejde