Představa, že stojíte u ruční skartovačky a vkládáte do stroje hromadu dokumentů po několika listech, není zrovna lákavá. Realita je ale mnohdy jiná.

Jaká? Těšíte se, že půjdete skartovat spoustu již nepotřebných papírů? Usmějete se spokojeně, když zapnete skartovačku a slyšíte jen tichý mechanický bzukot otáčejících se nožů?

Máte pocit uspokojení, když vložíte do skartovačky štos dokumentů a on se během několika vteřin rozpadne na tisíc malých kousků?

Ujišťujeme vás, že nejste sami. Skartovačka papíru má v sobě cosi uspokojivého, když pozorujete, jak plynulou a rychlou skartací snadno zchroupe všechen papír - je to stejně uspokojivé, jako praskat bublinkovou fólii, když vám poštou přijde něco křehkého.

Skartace papíru však přináší i jiné radosti než jen to, že může být jedním z malých povzbuzení, která nám mohou zpříjemnit pracovní den. Ať už používáte kancelářskou nebo domácí skartovačku, je to velmi užitečný a praktický způsob, jak se zbavit dokumentů, které již nepotřebujete. Praktická řešení každodenních výzev přinášejí uspokojení.

Zde jsou některé z důvodů, proč vám skartování papíru může přinést hřejivý pocit uspokojení.

1. Skartace chrání citlivé údaje

V dnešní době musí každý brát ochranu údajů vážně, a to jak soukromé osoby, tak podniky. Krádeže identity a podvody jsou stále častějším problémem, který zahrnuje krádeže osobních údajů, jako jsou jména, adresy, e-maily a údaje o účtech, a jejich následné zneužití k nezákonným účelům. V nejhorším případě může podvod s identitou vést k odcizení peněz nebo ke spáchání závažných trestných činů vaším jménem.

Krádež identity není jen online problém. Vaše osobní údaje lze ukrást stejně snadno z bankovního výpisu, účtu za služby nebo z výtisku účtenky, který vám přijde s objednávkou online, jako z hacknutého účtu nebo phishingového e-mailu. Nejlepším způsobem, jak se tomu bránit, je investovat do domácí skartovačky a před vyhozením vše, co obsahuje osobní údaje, skartovat, abyste měli jistotu, že se k vašim informacím nikdo nedostane nezákonně.

2. Pomáhá vám dodržovat zákony

Pro podniky, společnosti, organizace je to další pobídka, aby braly krádeže identity a další formy krádeží údajů vážně - nyní je to zákonný požadavek. Nové předpisy o ochraně osobních údajů a soukromí, jako je celoevropské nařízení GDPR, ukládají organizacím povinnost starat se o všechny soukromé a osobní údaje, které shromažďují a používají, a to jak online, tak offline.

Moderní podniky ve velké míře využívají zákaznická data. Ať už se jedná o rozpisy objednávek a expedice pro online prodej, seznamy členů věrnostního programu nebo kontakty pro cílené marketingové kampaně, soukromé, osobní informace vytištěné pro použití kdekoli ve firmě musí být chráněny stejně důkladně jako digitální data. To zahrnuje přísné protokoly, které mají zajistit, aby tyto údaje viděli pouze ti, kteří je vidět potřebují, a mají zajistit také odpovídající bezpečnou likvidaci dat po skončení papírování.

Skartace je ideálním řešením. Citlivé informace obsažené v dokumentech jsou díky skartaci nečitelné ještě před jejich vyhozením. Moderní skartovačky papíru mají různé stupně zabezpečení podle toho, jak účinně rozřežou vložený dokument (což odpovídá velikosti a množství kousků). Pro zajištění souladu s požadavky na ochranu dat se shodně požaduje minimálně stupeň zabezpečení P4, což odpovídá rozřezání jednoho listu na 400 kusů.

3. Pomáhá vám udržet si pořádek

Jedním z velkých problémů papírování je, že má ve zvyku stále narůstat a narůstat. Většina papírových dokumentů má omezenou životnost, pokud jde o dobu, po kterou jsou skutečně užitečné - jak často dostanete vytištěný dokument, na který se jednou podíváte a už ho nepotřebujete? Co s ním tedy uděláte?

V zásadě máte dvě možnosti - vyhodit ho, nebo ho někam odložit, abyste se jím mohli zabývat později. Pokud se rozhodnete pro první možnost, musíte zvážit výše uvedené povinnosti ochrany citlivých údajů. Pokud se rozhodnete papíry někam uložit, dříve nebo později stejně nastane situace „kam s ním“.

Některé dokumenty je samozřejmě nutné z různých důvodů ukládat a archivovat. Pokud však uchováváte papíry jen proto, že nevíte, co jiného s nimi dělat, při nejlepší vůli nakonec ztratíte jakýkoli náznak pořádku. Úložné krabice se zaplní, na stole se začnou vršit hromady, dříve nebo později nebudete vědět, co je co a kde co je. Nejenže je to stresující, ale je to také špatný postup při správě dat.

Pro váš vlastní pocit klidu a pořádku je mnohem lepší si zvyknout skartovat papírové dokumenty ihned po jejich vyřízení. Jedná se o čistý, efektivní a bezpečný způsob likvidace, jemně nařezané útržky papíru se zmáčknou do sáčku na odpadky, který můžete s klidným svědomím vyhodit do popelnice. Výsledkem je čistý, nezahlcený pracovní prostor, díky kterému se můžete efektivně věnovat novým úkolům a mít o starost méně.

A to samozřejmě přináší uspokojení z dobře odvedené práce