Ať už pracujete z domova nebo v kanceláři, pravděpodobně budete mít online schůzky s kolegy a klienty po celém světě. Ať už máte videohovor s kolegou v budově nebo pořádáte konferenci s externími partnery, důležité je to, abyste se cítili dobře a pracovali efektivně.

Virtuální schůzky se rychle staly normou, lidé se tak přizpůsobili pracovnímu životu doma. Pro mnohé je to ale stále stresující záležitost a nemohou pro sebe najít tu správnou polohu, necítí se efektivní. Máme pro vás pár rad, jak si s online schůzkami poradit lépe a dosáhnout svých cílů.

 

 

1. Volba prostředí pro online obchodní schůzky

K dispozici je nespočet virtuálních platforem pro schůzky. Mezi nejoblíbenější patří Zoom, Skype, Microsoft Teams a Google Hangouts. Většina nabízí zkušební nebo podrobné instruktážní video o tom, jak tento nástroj co nejlépe využít. Stanovte si, co je pro váš tým důležité - sdílení obrazovky, možnost dělat si poznámky, vypadat dobře na obrazovce, být dobře slyšet? Potřebujete aktivně spolupracovat? Máte firemní pravidla nebo doporučení? Stanovení priorit  je důležité pro výběr softwaru. A netrapte se zbytečně, volte nástroj, který budete snadno ovládat. Ne takový, který bude ovládat vás.

2. Příprava před schůzkou

Při online setkání se nemusíte zpočátku cítit dobře, ne každému kamera vyhovuje. Důležitý je pravidelný trénink, ideálně nejprve s kolegy, nebo i se členy rodiny. I před samotnou schůzkou s externími partnery se nejprve spojte s kolegy, prohoďte pár slov, vyzkoušejte si, jak se vidíte, slyšíte, řekněte si vzájemně své postřehy, nastavte si dobře kameru i mikrofon a reproduktory. Tato zkouška vám může poskytnout větší jistotu a lepší zázemí.

Vedoucí a manažeři by měli nenásilně zaměstnancům pomoci aklimatizovat se na pořádání online schůzek. Skvělým způsobem, jak postupně zbavit kolegy trémy z takové situace, z formulace názorů před kamerou, je pořádat např. neformální týdenní týmové setkání, diskutovat i nepracovní témata - víkendové plány, připravit jednoduchý kvíz apod.

 

 

3. Správně zvolený čas schůzky

Interní kontakty a plánování schůzek s kolegy je relativně snadné, pokud máte synchronizované kalendáře, které se také synchronizují s vaším softwarem pro virtuální schůzky. Například Microsoft Teams a Outlook fungují nezávisle a přitom společně, stejně jako Gmail a Google Hangouts. Díky tomu se můžete vyhnout konfliktu událostí a mít vše dobře uspořádané včetně potřebných pauz mezi schůzkami.

Problémy však mohou nastat při pokusu o sjednání schůzky s externími stranami a osobami v různých časových pásmech. Pro tyto situace můžete využít nástroje jako např. Every Time Zone a World Clock Meeting Planner - umožňují zadávat globální čas, který bude co nejlépe fungovat pro všechny. Můžete jednoduše vytvořit virtuální pozvánku na schůzku, která bude odeslána všem příslušným stranám k přijetí.

Pokud máte schůzku pouze v rámci jednoho časového pásma, je to s navrhovaným časem jednodušší. Účastníci budou moci přijmout nebo odmítnout pozvání nebo navrhnout nový čas, který vyhovuje jejich plánu.

4. Příprava programu schůzky

Strukturovaná schůzka je vždy efektivnější schůzka, ať už online nebo osobní. Pokud jste hostitelem schůzky, připravte program a předejte jej příslušným stranám nebo jej zahrňte do poznámek k online schůzce. To umožní ostatním lépe se připravit, prostudovat dokumenty, apod. Program většinou obsahuje:

• klíčové body diskuse
• strukturu schůzky
• účastníky
• relevantní dokumenty

 

 

5. Nastavení pravidel

Spolu s agendou schůzky je potřeba stanovit pravidla. I když to může znít samozřejmě, každý má ale nějaká očekávání a priority. Ideální je předem se domluvit, kdo bude např. dělat poznámky, je dobré se rozhodnout, jestli budete mít zapnuté kamery po celou dobu, jestli budou mít účastníci ztlumený mikrofon a budou si ho zapínat na vyzvání, jestli bude prostor pro diskusi na závěr nebo kdykoliv v průběhu schůzky. Stanovte si také někoho, kdo bude např. hlídat čas. Stanovení pravidel předem může významně přispět k efektivnosti online schůzky.

 

 

6. Nastavení domácí kanceláře pro práci online

Ať už máte na práci vyhrazenou domácí kancelář nebo jen zařízený pracovní kout, pro videokonference je nezbytné zajistit, aby váš prostor fungoval i pro práci online.Věnujte pozornost zejména:

• připojení k internetu
• zkoušce zvukového a vizuálního vybavení a nastavení
• svému zevnějšku a pozadí za vámi, které může být vidět
• informaci ostatním členům domácnosti o časech schůzek

Vaše domácí kancelář by vám měla umožnit efektivní online schůzky. Pokud se ve své domácí pracovně cítíte dobře a pohodlně a máte spolehlivé vybavení, je pravděpodobné, že i vaše schůzky proběhnou bez problémů. Další informace najdete v našem dalším článku: Jak domácí kancelář co nejlépe přizpůsobit video hovorům.