Vzhledem k tomu, že mnoho lidí v současné době přechází na práci z domova nebo na hybridní práci, stává se zřízení stálé domácí kanceláře téměř nutností. Možná si kvůli nedostatku místa musíte vytvořit společnou domácí kancelář s partnerem, spolubydlícím nebo členem rodiny. V takovém případě je třeba pečlivě zvážit uspořádání, abyste mohli oba pracovat v prostoru, který vyhovuje vašim potřebám a umožňuje vám soustředit se, být produktivní a efektivně pracovat společně.

Pokud hledáte tipy a rady pro zařízení domácí kanceláře nebo pracovního místa a pro efektivní práci v ní, zde jsou naše odborné rady.

Vytvoření oddělených zón

Důležitou součástí plánu moderní sdílené domácí kanceláře je vytvoření oddělených zón nebo prostoru pro každého uživatele. Zamyslete se nad uspořádáním stolu. Chcete sedět naproti sobě a mít stoly uprostřed místnosti, nebo byste raději seděli zády k sobě a čelem ke zdi? I když má vaše domácí kancelář dostatek přirozeného světla, stejně se budete muset rozhodnout, kdo bude mít stůl u okna. Zvažte své individuální preference co se týče teploty - pokud jeden z vás dává přednost teplejší místnosti, možná by jeho stůl mohl být blíže zdroji tepla. Pokud preferujete nižší teplotu, budete se cítit lépe u otevřeného okna. Pomoci může nákres hrubého půdorysu místnosti, kam si nakreslíte, kde budou umístěny stoly, židle a případné úložné prostory.

Jakmile se rozhodnete, kde budou stoly /stůl, můžete začít vytvářet zóny. Zamyslete se nad tím, jaké základní vybavení pro práci z domova budete oba potřebovat, připomeňte si vaši běžnou kancelář, co v ní máte a co skutečně potřebujete. Nebojte se využít barevné odlišení zón, je to praktické a jednoduché. Společnost Leitz nabízí velký výběr vybavení pro práci z domova v různých barvách, včetně designové řady Leitz Cosy. Řada Leitz Cosy kombinuje moderní design s chytrými organizačními řešeními a provedením ve třech barvách - teplé žluté, klidné modré a sametové šedé - takže je ideální pro vytvoření oddělených zón a zároveň udržení jednotného stylu ve sdílené domácí kanceláři. Barevné vybavení vás navíc zbaví dotazů a hádek, čí je která sešívačka.

Při vytváření oddělených pracovních zón byste měli brát v úvahu také ochranu dat. Pravidla ochrany údajů platí i v případě, že pracujete z domova, a sdílení pracovního prostoru s jinou osobou může zvýšit riziko neúmyslného sdílení informací. Důvěrné telefonní hovory vyřizujte v soukromí a nikdy nenechávejte důvěrné informace viditelně na obrazovce nebo na dokumentech na svém stole. Investice do skartovačky papíru pro domácí kancelář je skvělým způsobem, jak minimalizovat riziko úniku dat, když sdílíte kancelář, a umožňuje snadno zničit všechny dokumenty obsahující důvěrné informace.

 

 

Pořiďte si správné vybavení pro své pracovní místo

Správné vybavení vaší sdílené domácí kanceláře je zásadní pro udržení soustředěnosti a produktivity. Udržování pořádku na pracovním stole pomocí nástrojů pro archivaci a ukládání, jako jsou odkladače, stojany na časopisy nebo zásuvkové boxy je snadné a efektivní, nejen že budou vaše dokumenty utříděné a uspořádané, ale také snadno přístupné. Zvažte, jaký druh úložných prostor budete potřebova, zda ho budete používat jen vy, jaké požadavky máte vy a jaké mají další osoby, které s vámi sdílejí pracovní místo.

Při nastavování jednotlivých pracovních míst je důležité zohlednit ergonomii. Pokud používáte notebook, nezapomeňte na pořízení stojanu na notebook, který zvedne monitor do vhodné výšky. Pokud máte oddělené monitory, využijte stojan na monitor, který zvedne monitor do správné výšky pro snadné sledování a umožní vám pracovat ve správné poloze, bez hrbení a jednostranného zatěžování. 

Z ergonomického hlediska je pro většinu lidí výhodný nastavitelný stůl, u kterého se může během dne střídat práce vsedě a vestoje. Tím se snižuje riziko přetížení, které vzniká při příliš dlouhé práci v jedné poloze, a také se odstraňuje problém nadměrné únavy, který se může objevit při práci pouze ve stoje. Můžete využít také stolní konvertory Leitz - nezaberou místo navíc na stolní desce, lze je jednoduše postavit a složit, což znamená minimální rušení vás i vašeho okolí, kdykoli potřebujete změnit polohu. Při práci ve stoje je skvělým doplňkem podložka proti únavě, která ulevuje chodidlům a zvyšuje komfort při práci. Dalším vhodným doplňkem je podsedák a opěrka pod nohy - oba ergo výrobky vám pomohou udržet správné držení těla při sezení.  Vybavení pracovního místa vhodnými ergo výrobky pomůže udržet soustředěnost a produktivitu.

 

 

Organizace sdílených úložných prostor v domácí kanceláři

Může se stát, že vaše sdílená domácí kancelář vyžaduje nějaké společné uložení pracovních potřeby. Aby vše dobře fungovalo a vy jste se nemuseli dohadovat, kde co máte a čí je co, věnujte čas výběru funkčních výrobků pro ukládání. Můžete např. vybírat z různých druhů boxů do skříně, jako je úložný box s organizérem nebo úložné boxy, které můžete snadno označit štítkem s obsahem. Domluvte se, jaké věci můžete sdílet v jednom boxu a které naopak potřebujete uložit odděleně. A co je důležité, shodnete-li se na určitém systému ukládání, dodržujte ho. Vracení a ukládání věcí na správné místo je klíčové. Naopak hledání potřebných věcí bývá často velmi frustrující a časově náročné, proto se vždy ujistěte, že dodržujete dohodnutý systém.

Míra hluku na pracovním místě

Posloucháte při práci rádi hudbu? Všichni? Perfektní - stačí vytvořit sdílený seznam skladeb nebo pustit rádio. Problém může nastat, když jedna osoba ráda poslouchá hudbu a druhá potřebuje absolutní ticho. V tomto případě je potřeba investovat do sluchátek, aby se každý mohl soustředit na práci svým oblíbeným způsobem.

Telefonujete při práci často? Je možné, že budete muset využít jiný samostatný prostor mimo vyhrazenou domácí kancelář, kde budete mít on-line schůzky, například u jídelního stolu nebo na pohovce. Takto se budete moci účastnit schůzek, aniž byste rušili druhou osobu nebo byli sami rušeni. Pokud není možné využít jiné místo, domluvte si časový harmonogram. Dejte všem doma vědět, kdy máte ten den schůzku, kdy budete potřebovat klid a kdy můžete být sami hluční a rušit ostatní. Dejte možnost druhým si naplánovat na tento čas např. schůzku mimo domov nebo práci z blízké kavárny apod.

Pro odhlučnění společného prostoru pomohou některé věci, jako jsou koberce nebo pokojové rostliny. Dobře poslouží také čalouněný nábytek - je pohodlný a zároveň pomáhá ztišit hluk.

Dodržování časového plánu

Informujte ostatní o svém časovém plánu, denním či týdenním rozvrhu. Nemusíte nutně začínat a končit ve stejnou dobu, pro získání extra času jen pro vás pomůže, když jeden z vás začne dříve nebo skončí později. Měli byste vědět, které hodiny budou určeny pouze pro práci, abyste věděli, v kolik hodin se máte soustředit a nerozptylovat druhého.

Pokud chcete a jde to, zorganizujte si den tak, abyste si mohli udělat přestávku nebo si dát společný oběd. Čas na oběd si dohodněte předem, abyste si ho mohli dát do kalendáře.

Držte se svého rozvrhu, ale buďte připraveni být flexibilní. Někdy se stává, že se schůzky protáhnou nebo se úkoly plní déle, než se původně předpokládalo. Buďte připraveni na nepředvídané změny a v případě potřeby se přizpůsobte.

Buďte ohleduplní

Stejně jako ve firemní kanceláři vyžaduje sdílení domácí kanceláře určitou míru ohleduplnosti od všech zúčastněných. To znamená co nejvíce dodržovat dohodnutý časový rozvrh, uvědomovat si, kdy je třeba být tišší, nerušit druhou osobu, když se potřebuje soustředit, a snažit se ukládat společné vybavení na správné místo, aby bylo připraveno, až ho bude druhá osoba potřebovat.

Zkuste si vzájemně definovat, ukázat, co pro vás znamená uklizený stůl, domluvte si případné ústupky. Nebude to třeba perfektní, ale dohoda je témeř vždy možnáá. I "organizovaný chaos" má svá pozitiva. Důležité je udržovat všechny sdílené prostory a prostory pro spolupráci čisté a uklizené. Odpadkový koš je základní způsob, jak udržet sdílenou kancelář v čistotě a zabránit odhazování nepotřebných věcí všude kolem.

 

 

Ohleduplnost vůči kolegům v kanceláři nebo lidem, se kterými sdílíte domácí kancelář, znamená mj. také to, že si nastavíte telefon nebo notebook na tichý režim, případně vypnete notifikace. Ohleduplnost projevíte i tím, že si přestávky budete dělat v jiné místnosti, a třeba i to, že nabídnete občerstvení druhým, když si půjdete pro své vlastní. Chcete-li se ve společném prostoru cítit dobře, musíte přispět i vy svým dílem.

 

Společnost Leitz nabízí rozsáhlý sortiment potřeb pro domácí kancelář, abyste si mohli vytvořit dokonalé domácí pracovní prostředí.

Přečtěte si více o tématu domácí kanceláře:

Nejlepší výrobky pro domácí kancelář 2022

Rychlé změny na pracovišti pro zlepšení ergonomie