Mnoho společností v poslední době zjistilo, že pro to, aby si udržely nejlepší pracovníky, zejm.mladé talenty, případně získaly nové, musí upravit své pracovní zásady. Kromě náboru talentů může přijetí flexibilnějších způsobů práce pomoci zaměstnancům pracovat produktivněji a podpořit jejich pohodu při práci.

Právě model hybridní práce je jedním z flexibilních pracovních postupů, které společnosti zavádějí a které mají u zaměstnanců úspěch. Hybridní práce znamená, že zaměstnanci část týdenní či měsíční pracovní doby pracují z domova a část v kanceláři. Tento model může přinést mnoho výhod jak pro zaměstnance, tak pro podnik, pro jeho úspěšnost je ale nezbytné správně zavést interní politiku hybridní práce.

Níže uvádíme osvědčené postupy pro úspěšnou hybridní práci, od potřebných nástrojů až po pracovní návyky, které je třeba upravit.

 

 

Vybavte své zaměstnance správnými pomůckami a vybavením

Pokud vaši zaměstnanci pracují jak doma, tak v kanceláři, je nezbytné, aby měli k dispozici správné pracovní vybavení. Např. notebook s bezdrátovou myší a bezdrátovou klávesnicí je ideální pro přenášení mezi pracovišti. Odpovědnost zaměstnavatele za zdraví a pohodu zaměstnanců se vztahuje i na jejich domácí pracovní prostředí, pečlivě tedy coby zaměstnavatel zvažte správnou ergonomii pracovního místa. Náš nastavitelný stojan na notebook zlepší pohodlí při sledování monitoru a držení těla a navíc se dá složit na plocho pro snadnou přepravu. Měli byste také zajistit, aby zaměstnanci měli k dispozici vhodnou brašnu na notebook, ve které budou moci přenášet své vybavení a potřebné dokumenty nebo notebook. Díky tomu budou mít vždy po ruce to, co potřebují, ať už pracují v kanceláři, nebo doma.

Mnoho společností, které zavádějí hybridní práci, používá zároveň v kanceláři také politiku hot deskingu. Při určitém počtu osob pracujících mimo kancelář je potřeba méně prostoru. Pro firmy je tedy pronájem menších kanceláří výhodný, protože lidé nepotřebují stálý stůl, který bude po část týdne prázdný. Pokud i vaše společnost přechází na hot desking, měli byste se ujistit, že máte k dispozici správné vybavení, které zaměstnancům pomůže s organizací kanceláře. Úložný box je ideální k tomu, aby si lidé mohli své vybavení, které nepotřebují vzít domů, sbalit a uložit ho do další návštěvy kanceláře. Úložné boxy pomáhají udržovat pořádek na pracovním stole a udržovat věci uklizené 

Nastavte jasná očekávání

Při hybridní práci je důležité stanovit jasná očekávání ohledně produktivity práce. Někteří lidé mohou mít tendenci se doma věnovat i nepracovním činnostem, nechávají se rozptylovat různými podněty, jiní naopak zjišťují, že pracují příliš, protože neoddělují pracovní a domácí život. Dbejte na to, aby byly stanoveny jasné termíny a úkoly pro projekty a aby o nich byl tým informován. Udržujte s kolegy pravidelný kontakt, abyste se ujistili, že všichni pracují produktivně, plní své úkoly, a zároveň dbejte na jejich pohodu.

Měla by být také stanovena očekávání, které dny budou zaměstnanci v kanceláři a kdy budou pracovat z domova. Není možné ani správné stanovit jeden model, v každé společnosti bude fungovat různá forma hybridní práce. Pro některé podniky může být výhodné stanovit pro každého člena týmu konkrétní dny, zatímco jiné mohou dát přednost individuálnímu rozhodnutí. Možná budete chtít mít každý týden stejný rozvrh, nebo ho budete měnit týden co týden podle toho, na jakých projektech se pracuje. Nezapomeňte o těchto zásadách a pravidlech, ať jsou jakákoli, jasně informovat.

 

 

Využití digitálních komunikačních nástrojů

Když členové týmu pracují na více místech, je důležité udržovat dobrou vzájemnou komunikaci. Můžete využívat digitální komunikační nástroje, abyste zajistili, že všichni členové týmu budou informováni o vývoji projektů a o dění ve firmě, že zůstanou v sociálním kontaktu. Měli byste se ujistit, že lidé vědí, které kanály a složky mají používat pro konkrétní diskuse, témata a úkoly.

Platformy pro zasílání rychlých zpráv mohou být vhodné pro neformální komunikaci, zatímco e-mail lze použít pro oficiálnější korespondenci. Podnik možná bude muset prověřit svou komunikační strategii, aby zajistil, že se správná sdělení dostanou ke správným lidem. Měli byste mít také otevřené kanály pro reakce lidí, abyste mohli řešit případné obavy nebo otázky. To pomůže lidem, aby se cítili zapojeni do společnosti, a také jim to pomůže vědět, co se od nich očekává.

Organizace úkolů a projektů

Při organizování hybridní práce zvažte typy úkolů a projektů, které bude třeba realizovat. Některé úkoly se mohou lépe hodit pro práci z domova, kdy lidé budou pracovat sami, a jiné bude lepší řešit v kanceláři, kde mohou lidé lépe spolupracovat. Doporučujeme co nejvíce zapojovat tým při organizaci pracovních postupů, aby bylo možné provádět správné úkoly na správném místě.

Pokud není možné pořádat schůzky a společnou práci pokaždé osobně, využijte raději digitální platformy. Pořádejte videokonference, aby se do nich mohli zapojit i lidé, kteří pracují vzdáleně.

Pamatujte na ochranu citlivých údajů

Ochrana dat může být problémem, pokud lidé pracují mimo kancelář, kde panují jasná pravidla. Minimalizujte riziko zneužití dat tím, že příslušným zaměstnancům zajistíte domácí skartovačku papíru. Domácí skartovačka papíru umožní zaměstnancům bezpečně zlikvidovat veškeré důvěrné dokumenty, místo aby je převáželi mezi domovem a kanceláří, nebo vyhazovali do běžného odpadu. Snížíte tak pravděpodobnost porušení bezpečnosti údajů a zajistíte, že firma bude dodržovat požadavky GDPR. Skartovačka pomůže také s organizací práce doma - s její pomocí se pracovníci zbaví nepotřebných papírů, které by se jim jinak hromadily na pracovním stole. 

Udržování dobré firemní kultury

Nedělejte kompromisy jen proto, že vaši zaměstnanci pracují na různých místech. Zamyslete se nad tím, v čem je vaše firemní kultura jedinečná, a pokuste se ji kopírovat digitálně. Může jít o tak jednoduchý způsob, jako je kontakt zaměstnanců prostřednictvím rychlých zpráv, uspořádání pravidelného kvízu nebo virtuální únikové místnosti prostřednictvím videohovoru. To vše může pomoci posílit vazby mezi zaměstnanci a podpořit jejich produktivitu, když přijde čas na práci.

Pokud je pro vaše zaměstnance důležité, aby se setkali tváří v tvář, naplánujte měsíční nebo čtvrtletní den, kdy musí být všichni v kanceláři. Uspořádejte schůzku, na které je budete informovat o novinkách ve firmě a o výkonnosti. Je to skvělá příležitost, jak ocenit zaměstnance za jejich dobrou práci a dát jim pocit, že si jich firma a její vedení váží.

 

 

Přehodnoťte interní proces nástupu nového zaměstnance (onboarding)

Prvních několik týdnů v novém zaměstnání má zásadní význam pro to, aby si noví zaměstnanci uvědomili svou roli a místo ve firmě. Pokud členové týmu pracují jinde, může být hladký průběh tohoto procesu složitější. Možná budete chtít požádat nové zaměstnance, aby pracovali především v kanceláři, než se s prací seznámí, a teprve až se budou cítit jistější, přejdou na hybridní práci.

Může být také užitečné požádat jednoho nebo více členů týmu, aby prvních několik týdnů pracovali v kanceláři společně s novým zaměstnancem. Nováček bude mít po ruce někoho, kdo mu poskytne podporu a pomůže naučit se novou práci. Vedení bude mít díky přítomnosti zkušenějšího pracovníka lepší přehled o nováčkovi. Díky této spolupráci si nováčci věci rychleji osvojí a mohou dříve přejít na hybridní práci. Zatímco jsou v kanceláři, ujistěte se, že znají správné kanály pro komunikaci s týmem a vědí, co se od nich bude očekávat, až přejdou na hybridní práci. Měli byste také zajistit, aby měli během prvního týdne možnost promluvit si s každým členem týmu, ať už osobně, nebo prostřednictvím videohovoru. Díky tomu se budou cítit jako součást týmu a budou vědět, na koho se obrátit v případě různých úkolů a projektů.

Pravidelně získávejte zpětnou vazbu

Měli byste se snažit získávat pravidelnou zpětnou vazbu od zaměstnanců před zavedením hybridní práce i po něm. Snažte se spolupracovat se zaměstnanci na nalezení správných zásad hybridní práce a zjistit, co podle nich nejlépe vyhovuje jejich způsobu práce. Podněty od zaměstnanců zkombinujte s tím, co bude pro firmu nejvhodnější, a najděte tak co nejvhodnější zásady hybridní práce.

Po zavedení interní politiky pravidelně žádejte o zpětnou vazbu, abyste se ujistili, že vše funguje, jak má. Informujte zaměstnance o tom, jak mohou upozornit na případné problémy, a následně podnikněte správné kroky k nápravě. V průběhu zkuste pravidelně rozesílat např. i interní průzkumy, nechte si otevřený kanál, kde se lidé mohou ad hoc podělit o svou zpětnou vazbu. Můžete tak průběžně provádět potřebná vylepšení hybridní práce, abyste zajistili, že bude i nadále úspěšná a efektivní.

 Společnost Leitz má v nabídce řadu kancelářského vybavení apotřeb pro domácí kancelář , které vám pomohou vytvořit produktivní a pohodové pracovní prostředí.