Oplossingen

De ‘spil van de afdeling’, de ‘spin in het web’, de ‘rots in de branding’… mooie benamingen voor jouw beroep. Allemaal leuk en aardig, maar voor je het weet ben jij als spil, spin of rots de gebeten hond en loert de stress. En waar stress loert, cirkelt een burn-out als een aasgier boven je hoofd. Uit onderzoek van Arbo Unie blijkt dat 53% van de secretaresses kans op uitval heeft door werkstress. Perfectionisme, een gebrek aan assertiviteit en controledrang zijn de grootste boosdoeners. Herken jij jezelf in onderstaande omschrijvingen en behoor jij daarmee tot deze 53%?

De perfectionista

Als je naar je werk kijkt, zie je altijd wel iets dat anders of beter moet voordat het jouw bureau verlaat. Vermoeiend hoor, vooral voor jezelf. Zo maak je het jezelf makkelijker.

Je perfectionistische instelling kan leiden tot vervelende klachten, zoals onrust, snel geïrriteerd zijn, vermoeidheid, slaapstoornissen, spier-/hoofdpijn en hyperventilatie. Echte werk- en levensvergallers dus!

Zo maak je het jezelf makkelijker.

Het beste is om constant in gedachten te houden wat je manager of klant als resultaat verwacht. Laat hem of haar halverwege het proces bepalen in hoeverre je werk al goed is. Wedden dat je er dan al bijna bent.

Voor je eigen inzicht en om even van een afstandje te kijken naar je taken, kun je ook werken met een checklist.

0 Wat moet ik precies doen?

0 Wanneer moet het af zijn?

0 Uit welke stappen bestaat deze taak?

0 Wie kan/moet mij helpen bij deze taak?

0 Welke middelen maken deze taak makkelijker?

Door dit inzicht zie je vast stappen die je kunt overslaan, overdragen of beter op een ander moment kunt doen. Dat ruimt op in je hoofd en maakt je bewust van je (veeleisende en daarmee onnodige) perfectionisme.

De doe-het-zelver

Je vindt dat niemand anders dan jijzelf het werk kan doen. Stel dat het mislukt?! Bevrijd jezelf en draag eens wat taken over. Wil je weten hoe?

Stel jezelf gerust met een briefingformulier voor je collega. Bouw dit overdrachtproces af, want na een paar keer weet iedereen wat de bedoeling is en kun jij het loslaten. Wij hebben al een voorbeeld gemaakt:

- Omschrijving taak: Samenstellen dossier Q2 Sales 2008

- Deadline: Vrijdag 11 juli, 12.00 uur

- Input staat in (naam map/server): A://Sales/Q2/input rapportage

- Volgorde: Voorwoord, Doelstellingen, Resultaten, Conclusie

- Resultaat (omschrijving): Inbinden, 10 exemplaren

- Stel je vragen aan: Jantine Jansen, Manager Sales (doorkiesnr. 882)

De ja-knikker

Nog even de notulen uitwerken als het al half zes is? Die archiveerklus overnemen van je collega omdat ze nu écht weg moet? Je bent toch dienstverlenend? En weer hoor je jezelf ‘ja’ zeggen. Zo zeg je zelfverzekerd ‘nee’.

Waarom vind je het moeilijk om ‘nee’ te zeggen? Ben je bang voor boze blikken, ontevreden gezichten en teleurgestelde stemmen? ‘Nee’ zeggen is lastig, maar vraag jezelf eens af hoe collegiaal het is het van je collega’s dat zij hun verantwoordelijkheden op jouw bordje gooien. Zolang jij blijft ja-knikken, verandert er niets. Kun jij geen ‘nee’ zeggen? Zo kun je dat voortaan wél en blijf je toch netjes:

Begin je zin altijd met “Ik” en een constatering van het gevraagde.

“Ik begrijp dat je nu weg moet om je dochter van de crèche te halen…”

Vervolg je boodschap met het formuleren van jouw situatie:

“…maar ik moet dit document vandaag nog afhebben en kan er niets bij hebben…”

Sluit af met een conclusie:

“Ik kan je dus nu niet helpen.”

Misschien heb op een later moment wel tijd. Je kunt dit eventueel als alternatief doorgeven. Wees altijd zo concreet mogelijk, zodat je niet over je grens gaat.

“Maar morgenochtend heb ik nog tijd tot 10.00 uur. We kunnen het dan samen doen.”

Probeer dit eens uit. Hoe meer je je eigen tijd en taken bewaakt, hoe meer je collega’s rekening met jou houden. En vraag ook eens een ander om hulp!

Met deze producten werk je stressvrij:

Stress? Onderneem actie met Active 180° ordners

Reduceer stress en laat je hang naar perfectie maar over aan Leitz. Wij bieden perfectie op kantoor met de prachtig ontworpen Active 180° ordners. Je hebt nog maar één ordner voor een heel project nodig door de flinke ruimte die de ordner biedt. En door het 180°-mechanisme van de sluiting, kun je er in één keer een flinke stapel papier in stoppen. Dat scheelt tijd en ergernis. Ook losse onderdelen, zoals visitekaartjes, cd’roms en losse papieren, kun je kwijt in de lichtgewicht Active 180° ordners. Hiervoor maak je gebruik van de handige insteektas aan de binnenkant. Kies je favoriete kleur en relaxxxx…

Nooit meer chaos: vind snel en gemakkelijk alles weer terug

Een absolute ‘killer’ van de rust-op-je-werk is het niet zo snel meer kunnen terugvinden van je documenten. Dat belangrijke formulier dat gisteren nog zo gebroederlijk naast de fax lag, lijkt nu in niemandsland te bivakkeren. Je had het opgeruimd, maar waar? Met Leitz creëer je orde in de schijnbare chaos. Met een paar fijne producten heb je binnen no-time alles op orde. Kijken, pakken en ontspannen onderuitzakken.

Neem bijvoorbeeld de verticale Desk Free-zichtmappen. De naam zegt al genoeg: het is de bedoeling dat je bureau zo leeg mogelijk wordt. Dat schept rust en overzicht. Door je projecten naar kleur in te delen, zie je in één oogopslag waar je gerelateerde papieren in op kunt bergen en kunt terugvinden. Op die manier geven we je ook een beetje kleurtherapie.

De inhoud van je zichtmappen kun je razendsnel en overzichtelijk opbergen én terugvinden met onze ordners, zoals de Leitz Active 180° ordner die wij hierboven beschrijven. Voeg de handige Leitz-indexbladen toe voor een optimale identificatie van de inhoud. Plak daarop de printbare rugetiketten van Leitz. Het fijne hiervan is dat je deze zelf kunt ontwerpen. Zo kun je je eigen tekst- of cijfersysteem bedenken en alles gemakkelijk weer terugvinden.