Oplossingen

Met al onze tips heb jij genoeg ‘bagage’ om zélf een goede coach voor jouw manager te worden. We beginnen met een taaie opdracht: coach je manager in het geven van een goede presentatie. Want ga er maar aan staan: een vergaderzaal vol klanten en/of collega’s, alle blikken gericht op jou, stilte… ‘Even’ een presentatie houden is makkelijker gezegd dan gedaan. Voor velen is het spreken in het openbaar een stressmoment dat al dagen van tevoren voor onrust in lijf en leden kan zorgen. Dat is niet nodig. Tja, ook dát is makkelijker gezegd dan gedaan, al help je met deze gouden tips je manager goed op weg.

Word een presentatiecoach om op te bouwen en ondersteun je manager met deze gouden tips:

- Voorbereiding

Een goede presentatie begint met een goede voorbereiding. Deze bestaat niet alleen uit het bepalen van de inhoud, maar ook uit het vaststellen van je publiek. Laat je manager de volgende vragen beantwoorden: Wie zullen er zitten? Wat verwachten zij? Wat is hun belang bij jouw verhaal? Hoeveel tijd hebben zij? Ben jij de eerste en enige die spreekt of nummer zoveel op de dag?

De toehoorder moet weten waarover het verhaal gaat en hoe ver je manager op weg is in zijn of haar presentatie. Hij of zij moet dus zorgen voor een heldere kernvraag of stelling en een korte uitleg hoe de presentatie eruit ziet, bijvoorbeeld: “Onze afdeling zal een interne verhuizing ondergaan. Ik zal zometeen eerst de redenen hiervoor geven. Daarna laat ik onze nieuwe werkplekken zien en de nieuwe kamerindeling voorleggen. Tenslotte kunnen jullie je vragen op mij afvuren.”

- Lichaamstaal

Wist je dat het succes van een presentatie voor maar liefst 80% wordt bepaald door lichaamstaal en uiterlijkheden en dus voor maar 20% door inhoud? Het is net als tv-kijken. Je let op het lawaai-jasje van de presentator, de trillende lip van de nieuwslezeres en de rode vlekken in de nek van de kandidaat. Als je manager met hangende schouders en neergeslagen ogen een interessant verhaal houdt, zal dat veel minder beklijven dan wanneer hij of zij rechtopstaand de toehoorders aankijkt, ondersteunende handgebaren gebruikt en op losse wijze een beetje heen en weer loopt.

- Hulpmiddelen

Kies hulpmiddelen zorgvuldig. Heeft je manager een slecht handschrift? Gebruik geen flip-over. Wil hij of zij veel informatie kwijt? Zet dan de hoofdpunten in een PowerPoint-presentatie en doe mondeling het verhaal. Of is het beter om alleen de structuur van de presentatie op papier te zetten? Wil de laptop onverhoopt niet starten of is je baas wat papierwerk vergeten? Zorg ervoor hij of zij het verhaal goed in het hoofd heeft zitten. Anticipeer hierop tijdens de voorbereiding.

- Afsluiter

Sluit positief af, want wat je manager als laatste zegt, blijft vers in het geheugen liggen. Hij of zij kan afsluiten met een korte samenvatting een discussie met de stelling als uitgangspunt (“Welke andere oplossingen zijn er om capaciteitsproblemen te voorkomen?”), een belofte die hij of zij zeker kan waarmaken (“Over twee maanden hebben we allemaal een ruime werkplek”), een opdracht/nadenkertje waarmee hij of zij afscheid neemt (“Denk eens na over wat voor een kamergenoot jij bent”) of een grap (“Okay, een verhuizing is wel even wat werk, maar dan zitten we wél dichter bij de koffieautomaat!”).

Bedenk in ieder geval altijd…

…dat bijna iedereen opziet tegen spreken in het openbaar. Mensen letten eerst op zichzelf en daarna pas op jou. Hiermee kun je je manager geruststellen. Spreken voor een groep wekt bewondering op. Je doet het maar mooi! Voor sommigen werkt het om het publiek in ondergoed voor te stellen. Het zijn gewoon mensen die ook maar hun werk doen. Iedereen is bang voor stiltes, ‘blunders’ en plaatsvervangende schaamte en zal altijd te hulp schieten als het fout dreigt te gaan. Gebeurt dat toch? Maak een luchtige opmerking en breek het ijs.

Dit zijn jouw ultieme presentatie-assistenten:

Indrukwekkend inbinden met impressBIND

Wist jij dat uit onderzoek van Leitz onder 5.500 secretaresses is gebleken dat 78% wel eens documenten inbindt en dan op twee problemen stuit: het slurpt tijd en is erg lastig? Terwijl je presentatie niet ‘af’ is zonder professioneel ingebonden naslagwerk voor de toehoorders.

Waarom minutenlang prutsen met spiraalbindingen en loslatende lijmruggen als het sneller, beter en professioneler kan? Met de Leitz impressBIND bind je binnen 15 seconden in drie makkelijke stappen documenten in die eruit zien alsof ze bij de boekbinder zijn geweest. Je kan er alle documenten van 15 tot 280 vel mee inbinden in stijlvolle omslagen van verschillende materialen. Je hoeft de machine niet vooraf in te stellen. Plaats de omslag met het papier in de machine, duw de hendel tweemaal naar beneden en klaar is je perfect ingebonden boek!

Soft Click panoramaringbanden

Om ervoor te zorgen dat je presentatie beklijft, stel je een mooi naslagwerk samen met de Soft Click panoramaringbanden van Leitz. Alleen de cover is al mooi. Deze is overtrokken met PP-folie met een speciale satijnbedrukking. Vingerafdrukken maken geen kans. De ringen zijn in D-vorm, waardoor je publiek de inhoud makkelijk kan doorbladeren. Je maakt maatwerk van de ringbanden door zelf je cover te maken en in te steken aan de voorkant. Papieren stop je in showtassen, losse onderdelen (zoals visitekaartjes en losse cd’roms) kun je kwijt in het insteekvak op de binnenkant.

We hebben de ringband ‘Soft Click’ gedoopt, omdat je de ringen met een eenvoudige beweging opent en sluit zonder het risico te lopen op klemzittende vingers. Daarnaast verhindert het blokkeringsmechanisme dat de ringen ongevraagd openen en dat documenten verloren gaan.