Oplossingen

Misschien is jouw inbox ook wel een bodemloze digiput waarin het overzicht volledig is verdwenen. Of heb je weleens te maken met misverstanden, veroorzaakt door de inhoud van e-mailberichten. In tegenstelling tot face-to-face communicatie en telefoongesprekken, hoor en zie je meestal geen nuances. Te lange berichten verzanden in onduidelijkheid over de te ondernemen actie en te korte berichten doen vaak dwingend en bot aan. Hoe kun je je e-mailverkeer professioneel, collegiaal, overzichtelijk en doeltreffend maken én houden? En je onzichtbare publiek blijven boeien? Wij geven je tips, want die 320 uur kun jij vast wel beter besteden.

Hoe kun je je e-mailverkeer professioneel, collegiaal, overzichtelijk en doeltreffend maken én houden? Met deze tips houd je tientallen uren over voor andere (leuke) dingen.

1. Meteen ter zake: zet de kern van je boodschap in de onderwerpregel (“Akkoord rapport”) en je vraag in de eerste alinea. Verwijs je naar eerdere mails, vermeld dit ook in de eerste alinea. Verwacht je snel antwoord, wees dan concreet (“Ik ontvang graag uiterlijk op maandag 4 augustus voor 12.00 uur je reactie/akkoord”). Wacht je dringend op een reactie, volg je mail dan op met een telefoontje. Echte spoedgevallen kun je sowieso beter persoonlijk of per telefoon afhandelen.

2. CC = neenee: plaats alleen die personen in de cc voor wie je informatie relevant is. Dit voorkomt irritatie bij mensen die slechts zijdelings met de zaak te maken hebben. Je houdt de informatiestroom zuiver. Ook de ‘To-All’-mogelijkheid zorgt voor verstopping. Alleen doen als het nodig is, niet uit gemakszucht.

3. Haastige spoed is nooit goed: neem altijd de tijd voor e-mail. Zo voorkom je dat je in je haast een adres verkeerd intypt, mensen en bijlages vergeet en schrijf- en spelfouten maakt.

4. Humor: pas op met grapjes, sarcastische opmerkingen en ironie. Als je iemand niet persoonlijk ziet of spreekt, kan je grappig bedoelde tekst verkeerd worden opgevat. Kettingbrieven, moppen en filmpjes worden niet door iedereen gewaardeerd. Pas dus op met ‘spammen’.

5. HOOFDLETTERS!!!: Wees zuinig met hoofdletters en uitroeptekens. Dit komt schreeuwerig en dwingend over.

6. Gevoeligheden: slecht nieuws of gevoelige onderwerpen kun je beter niet per mail versturen. Dit komt koud over, je ziet de reactie van de ontvanger niet en weet ook niet of je timing goed is.

7. Indexeer je inbox: je raakt nooit meer iets kwijt en houdt overzicht in je werkzaamheden als je structuur brengt in je inbox. Maak hiervoor mappen aan, bijvoorbeeld per klant, project of onderwerp. Je kunt ze rangschikken naar prioriteit door er een cijfer voor te zetten, bijvoorbeeld:

01 Project Abracadabra

02 Project Barbapapa

03 Project Calimero

04 Nog te doen

05 In afwachting van antwoord

06 Nieuwsbrieven

07 Allerlei

08 Spam

In elke map kun je ook weer submappen maken. Bepaalde e-mails kun je middels een filter direct naar de juiste map laten sturen, bijvoorbeeld naar de spam-map. De inhoud hiervan kun je snel en in één keer verwijderen. Veel plezier met het nieuwe overzicht in je digitale werkleven!

Creëer een beter overzicht met deze producten:

Leitz Plus brievenbakjes: overig papier hier

Hoe goed je je inbox ook hebt geïndexeerd, je blijft altijd uitgedraaide prints van berichten houden die je (even) moet sorteren en bewaren. Gebruik daarvoor de stijlvolle Leitz Plus Brievenbak-serie. De brievenbakjes zijn zodanig ontworpen, dat ze op elkaar passen en weinig plaats innemen op je bureau. Het doel is immers om overzicht te creëren. Uitgeprinte e-mails met actiepunten die je voor die dag moet doen, kun je uitstekend tijdelijk opbergen in de laagste versie uit deze serie: het nieuwe Slim Brievenbakje. In de loop van de dag zie je dan in één oogopslag wat je hebt gedaan en wat nog moet gebeuren.

Oh ja, de brievenbakjes zijn natuurlijk ook dé aangewezen opvangreservoirs voor brieven en facturen.

Grof geschut: Leitz archiefdozen

Soms zijn zelfs brievenbakjes en indrukwekkend geïndexeerde inboxen niet toereikeind om al het (online) communicatieverkeer in op te bergen. Dan wordt het tijd voor grof geschut in de vorm van onze robuuste archiefdozen. Je vervoert ze aan hun stevige gestanste handvaten en stapelt ze op elkaar om ruimte te besparen. Plaats er een etiket op en neem (voorlopig) met een gerust hart afscheid van je papierstroom.