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Ein gutes Image ist wichtig – ob im Hinblick auf die Kundengewinnung oder die Suche nach neuen Mitarbeitern. Regelmäßige gute Pressearbeit kann einen bedeutenden Beitrag leisten, das Unternehmen in der Öffentlichkeit positiv darzustellen – und das zu erträglichen Kosten. Deshalb sollte man den Kontakt zu Journalisten pflegen und bei allen Aktivitäten immer auch überlegen, ob es sich nicht lohnen würde, die Presse darüber zu informieren.

Auf jeden Fall ist es sinnvoll, jede Möglichkeit zu nutzen, mit Pressevertretern zusammenzutreffen, um einen persönlichen Kontakt aufzubauen. Und das gilt für Mitarbeiter, die mit der Pressearbeit betraut sind ebenso, wie für die Chefs der Unternehmen – die Sie als Sekretärin oder Sachbearbeiterin auf entsprechende Termine hinweisen können. So können zum Beispiel die Mitarbeit im Gemeinderat oder die Mitgliedschaft bei Berufsverbänden, die Anwesenheit bei lokalen Ereignissen oder bei Empfängen und Fachtagungen sehr nutzbringend sein.

Neuigkeiten nach außen tragen

Die Presse berichtet nur, wenn es etwas zu berichten gibt. Und die Öffentlichkeit kann nur wahrnehmen, was ihr zu Ohren (oder zu Augen) kommt. Sie sollten also nicht im Verborgenen arbeiten, sondern Neuigkeiten auch nach außen tragen. Viele meinen, über Ihr Unternehmen gäbe es nichts Berichtenswertes.

Das stimmt selten, sondern lässt sich meist auf die eigene „Betriebsblindheit“ zurückführen. So könnten Sie zum Beispiel die (Fach-)Presse informieren, wenn Ihr Unternehmen

- überdurchschnittlich viele Praktikanten oder Auszubildende beschäftigt,

- einen Mitarbeiter so gut ausgebildet hat, dass er zu den Besten seines Jahrgangs gehört,

- einen neuen großen Auftrag akquiriert hat,

- auf besondere Aktivitäten im Umweltschutz oder Engagement im sozialen Bereich verweisen kann,

- seinen Mitarbeitern besondere Sozialleistungen bietet,

- sich über ein besonders erfolgreiches Jahr freuen kann,

- neue Räume bezieht,

- Mitarbeiter einstellt,

- ein Jubiläum feiert.

Natürlich kann man auch Anlässe schaffen, um die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit auf sich zu ziehen, zum Beispiel einen Tag der Offenen Tür oder eine Kunstausstellung in den Geschäftsräumen.

Pressemitteilungen verfassen

Wer eine Pressemitteilung formulieren muss, sollte sich in die Lage der Adressaten – also der Journalisten – versetzen. Diese haben in der Regel wenig Zeit und deshalb meistens auch wenig Geduld. Eine Presseerklärung muss folglich so formuliert sein, dass der Redakteur möglichst schnell erfährt, um was es geht und mit relativ wenig Zeitaufwand einen Artikel daraus verfassen kann. Doch was bedeutet das konkret?

Beginnen Sie auf keinen Fall mit langen Erklärungen, die auf die eigentliche Neuigkeit hinführen. Fallen Sie vielmehr mit der Tür ins Haus: Zuallererst müssen die wichtigsten Nachrichten kommen. Erst dann können ergänzende Informationen folgen. Nur wenn bereits in der ersten Zeile Ihrer Mitteilung das Interesse des Journalisten geweckt wird, können Sie darauf hoffen, dass er Ihren Text bis zum Ende liest.

Beschränken Sie sich auf ein Thema – also zum Beispiel das Firmenjubiläum oder den Tag der Offenen Tür – und widerstehen Sie der Versuchung, bei der Gelegenheit auch gleich noch alle möglichen anderen Botschaften unterzubringen. Die gesamte Presseinformation sollte in der Regel nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein.

Eine Seite: das heißt nicht, dass Sie diese von links oben bis rechts unten engzeilig voll schreiben dürfen. Kennzeichnen Sie Ihren Text als Pressemitteilung, versehen Sie ihn mit einer knackigen Headline, gliedern Sie ihn durch Absätze und lassen Sie auf allen Seiten einen angemessenen Rand frei. Denn nur eine ansprechende Aufmachung lädt zum Lesen ein.

Trotzdem sollten Sie alle wichtigen Informationen (das sind im Wesentlichen die berühmten „fünf Ws“: Was, wann, wer, wo, warum) unterbringen. Die wenigsten Redakteure nehmen sich Zeit für langwierige Recherchen – gehen Sie also davon aus, dass auch Ihre Adressaten eher nicht bei Ihnen nachforschen werden. Fügen Sie am Ende Ihrer Mitteilung (kurz und knapp) die wesentlichen Facts & Figures Ihres Unternehmens an und vergessen Sie nicht, den Namen und die Telefonnummer eines Ansprechpartners zu nennen.

Ihre Angaben müssen nachprüfbar sein und der Wahrheit entsprechen. Sie können in Teufels Küche kommen, wenn Sie nicht über das schreiben was ist, sondern über das, was Sie gerne hätten. Schreiben Sie trotzdem nicht zu „trocken“. Lockern Sie das Ganze durch direkte Rede, die als Zitat wiedergegeben werden kann, auf. Bieten Sie Fotos zum Abdruck an.

Bevor Sie Ihre Mitteilung versenden, sollten Sie Ihren Verteiler auf einen aktuellen Stand bringen. Gab es Wechsel in den Redaktionen? In wessen Ressort fällt die Info – betrifft sie die Lokal- oder eher die Wirtschaftsredaktionen? Haben Sie die entsprechenden Ansprechpartner namentlich aufgenommen?

Ist die Presseerklärung dann schlussendlich draußen, können Sie das Kapitel trotzdem noch nicht schließen. Denn nun heißt es nachtelefonieren. Rufen Sie in den Redaktionen an, erkundigen Sie sich, ob sie angekommen ist und bieten Sie Ihre Hilfe bei Fragen an.

Wenn Journalisten anrufen....

.... sollten Sie sie bevorzugt behandeln. Beantworten Sie Fragen nur, wenn Sie dazu befugt sind und kompetent Auskunft geben können. Ansonsten sollten Sie den Anrufer sofort mit Ihrem Chef oder dem Pressereferenten bzw. der Referentin verbinden. Sollte dies nicht möglich sein, dann sorgen Sie dafür, dass der Rückruf sicher und so schnell wie möglich erfolgt. Nichts ist so alt wie die Nachricht von gestern – und wenn Fragen eines Journalisten erst nach Tagen beantwortet werden, ist es meistens zu spät. Verlassen Sie sich nie darauf, dass der Pressevertreter sich nochmals bei Ihnen meldet. In den Redaktionen geht es hektisch zu. Und wenn Ihr Unternehmen zu langsam reagiert, dann gibt es bestimmt andere, die sich freuen, wenn sie über sich in der Zeitung lesen.



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