Wie erstellt man ein korrektes Protokoll?
Es gibt verschiedene Formen eines Protokolls. Welche Sie wählen, hängt
von der Art der Besprechung, den Teilnehmern und dem Anlass der Sitzung
ab.
Die knappste Form ist das Ergebnisprotokoll. Hier werden nur der
Beschluss, Termine und Verantwortliche, nicht aber die
Entscheidungsfindung dokumentiert.
Die ausführlichste Form ist das Wortprotokoll. In ihm wird jeder Beitrag
– auch Zwischenrufe – namentlich niedergeschrieben. Allerdings ist dies
im Geschäftsleben sehr ungewöhnlich. Wortprotokolle werden fast
ausschließlich von parlamentarischen Sitzungen angefertigt und sind hier
nur der Vollständigkeit halber erwähnt.
Die übliche Form eines Protokolls im Unternehmensalltag ist das
Verlaufsprotokoll. Der Ablauf der Diskussion wird darin sinngemäß
wiedergegeben, so dass der Prozess dokumentiert ist.
Kurzprotokolle sind knappe Verlaufsprotokolle, in denen Redebeiträge
nicht namentlich, sondern anonymisiert („es wurde angemerkt, dass“, „ein
Teilnehmer äußerte Zweifel..“) festgehalten werden.
Formale Kriterien der Protokollführung
Protokolle werden grundsätzlich im Präsens verfasst, Redebeiträge im
Konjunktiv wiedergegeben („Herr Schmidt sagt, das sei falsch“). Alles
muss sachlich und wertfrei formuliert werden – die Meinung des
Protokollierenden darf man beim Lesen nicht merken.
Im Kopf des Protokolls steht der Name Ihrer Firma. Es ist sinnvoll, alle
Protokolle Ihres Betriebs im gleichen Layout zu verfassen, damit
Firmenfremde es gleich zuordnen können. Unter das Firmenlogo kommt als
Überschrift der Anlass, Ort und das Datum der Sitzung. Also zum
Beispiel: „Protokoll der Sitzung der Geschäftsleitung am 29. November
2003 in Stuttgart“.
Es folgen die Namen der Teilnehmer. Haben diese besondere Funktionen,
werden sie in Klammern hinter den Namen gesetzt: „Klaus Mayer
(Vorsitzender), Lisa Möller (Protokollführerin)“.
Beendet wird das Protokoll mit dem Ort und Datum, an dem Sie den Text
verfasst haben, Ihrem Namen sowie der Unterschrift der Sitzungsleitung.
Wie es leichter geht
Verfassen Sie das Protokoll am besten so bald wie möglich, denn dann
sind Ihnen die Beiträge noch präsent. Außerdem sollten natürlich auch
die Teilnehmer der Besprechung möglichst schnell eine schriftliche
Dokumentation auf dem Schreibtisch haben.
Der Inhalt muss auch für Dritte, die nicht an der Sitzung teilgenommen
haben, klar verständlich sein.
Kennzeichnen Sie Termine und Verantwortlichkeiten deutlich, in dem Sie
sie z.B. in einer extra Spalte auf der rechten Seite nochmals
hervorheben – das erleichtert den Lesern die Übersicht. Ergebnisse und
Beschlüsse müssen unmissverständlich formuliert sein. Variieren Sie Ihre
Wortwahl. Protokolle sind ohnehin ein eher trockener Lesestoff – wenn
sich dann auch noch Formulierungen wie „sie sagt“ oder „es wird
beschlossen“ zum hundertsten Mal wiederholen, wird das Lesen zur Qual.
Die richtige Vorbereitung
Das Mitschreiben in der Besprechung fällt Ihnen leichter, wenn Sie sich
gut auf die Sitzung vorbereiten – zum Beispiel, indem Sie das Protokoll
der letzten Sitzung oder entsprechende Sitzungsvorlagen vorher lesen und
somit wissen, worum es geht. Benutzen Sie einen Laptop, wenn die anderen
Teilnehmer sich nicht daran stören. Dann haben Sie Ihr Protokoll direkt
nach der Sitzung schon halb fertig.
Bei handschriftlichen Notizen sollten Sie für jeden Tagesordnungspunkt
ein neues Blatt beginnen und die Seiten nummerieren. Das erleichtert
Ihnen die Übersicht und ermöglicht Ergänzungen.
Legen Sie im Voraus bereits Abkürzungen für Fachbegriffe fest. Wenn es
eine Sitzordnung gibt, können Sie die Personen durchnummerieren und sich
so das Schreiben der Namen sparen.
Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen
Wenn Ergebnisse auf einem Flipchart mitgeschrieben werden, haben alle
Teilnehmer einen Überblick über den Stand der Diskussion.
Missverständnisse können gleich geklärt werden – und Sie haben eine gute
Vorlage für Ihr Protokoll.
