Powerpoint

Nur eine Auswahl von Folien einer Präsentation zeigen
Sie möchten zum Beispiel bei einem Seminar nicht Ihre gesamte Powerpoint-Präsentation vorführen, sondern nur eine zielgruppengerechte Auswahl zeigen? Das geht ganz einfach. Sie können die Auswahl vorab definieren, indem Sie unter „Bildschirmpräsentation“ den Menüpunkt „Zielgruppenorientierte Präsentationen“ auswählen. Hier können Sie Ihrer Präsentation einen neuen Namen geben und dann genau die Folien definieren, die Sie zeigen möchten.
 

Bei der Präsentation zu einer bestimmten Folie springen
Sie möchten während Ihrer Präsentation einige Folien überspringen und gleich zu einer ganz bestimmten Folie wechseln? Kein Problem, geben Sie – im Präsentationsmodus – einfach die Nummer der Folie ein und drücken Sie die Enter-Taste. Und wenn Sie die Foliennummer nicht kennen? Dann klicken Sie auf die rechte Maustaste, und wählen Sie im Kontextmenü „Gehe zu“ und dann „Folienavigator“. Das Programm zeigt Ihnen nun alle Foliennummern inklusive der Titel.
 

Am Raster ausrichten
Sie möchten in allen Folien Grafiken und Textfelder an den gleichen Stellen platzieren? Das geht viel leichter, wenn Sie Führungslinien nutzen – also ein Raster hinter den Folien, an dem alle Objekte ausgerichtet werden können und das nur auf dem Bildschirm zu sehen ist. Sie aktivieren diese Funktion über den Menüpunkt „Ansicht“ und „Führungslinien“. Wenn Sie das Raster kurzfristig außer Funktion stellen wollen, drücken Sie beim Verschieben eines Objekts die Alt-Taste.
 

Kommentare einfügen
Wie bei Word und Excel kann man auch bei Powerpoint Kommentare zu seinen Folien einfügen. Und wenn mehrere an der Erstellung einer Präsentation arbeiten, ist diese Möglichkeit auch sehr praktisch. Der Befehl "Einfügen/Kommentar" fügt eine gelbe Notiz auf Ihre Folie hinzu, die automatisch mit Ihrem Namen gekennzeichnet wird und auf die Sie Ihren Kommentar ganz einfach notieren können.
 

Nachträglich auf allen Folien ein Logo einfügen
Sie haben eine umfangreiche Präsentation erstellt und stellen nun fest, dass Sie auf allen Folien noch ein Logo oder einen Schriftzug einfügen müssen? Klicken Sie einfach im Menüpunkt „Ansicht“ auf „Master – Folienmaster“ Importieren Sie nun Ihr Objekt über den Menüpunkt „Einfügen – Grafik – aus Datei“. Schließen Sie nun diese Ansicht, in dem Sie zu einer anderen Ansicht wechseln. Nun erscheint Ihr Objekt auf allen Folien – außer möglicherweise auf der Titelfolie. Wenn das Objekt auch hier erscheinen soll, dann klicken Sie im Menüpunkt „Ansicht“ auf „Titelmaster“ und verfahren weiter wie oben beschrieben.
 

Begleitheft erstellen
Sie präsentieren per PowerPoint und möchten vor oder nach Ihrem Vortrag allen Teilnehmern eine gedruckte Fassung überreichen. Nun können Sie die PowerPoint-Datei natürlich einfach ausdrucken. Was aber, wenn Sie noch ein Vor- und Nachwort sowie erläuternde Bemerkungen hinzufügen und das Ganze in einem ansprechenden Layout überreichen möchten?

Wählen Sie auf Ihrer Menüleiste „Daten – Senden an“ und „Microsoft Word“. Nun können Sie die gewünschte Darstellungsform auswählen – zum Beispiel Notizen neben Folien oder Leerzeichen neben Folien. Bei „Notizen neben Folien“ werden Ihre PowerPoint-Notizen in Word übernommen. Bei „Leerzeichen neben Folien“ können Sie später selbst einen Text hinzufügen. Außerdem können Sie festlegen, ob Sie die Präsentationsinformationen einfügen oder verknüpfen möchten. Bei der Verknüpfung werden spätere Änderungen an der Präsentation automatisch ins Word-Dokument übernommen.

Nach dem Klick auf "OK" startet Word automatisch und erzeugt ein Dokument im gewählten Layout, das eine komplette Übersicht über Ihre Präsentation inklusive der grafischen Darstellungen Ihrer Folien enthält.
 

Die Präsentation ausblenden
Wenn Sie mit Power-Point-Unterstützung präsentieren, möchten Sie vielleicht, dass alle Ihre erste Folie erst dann sehen, wenn Sie mit Ihrem Vortrag beginnen. Auch in den Pausen ist es manchmal besser, wenn das Hotelpersonal Ihre letzte Folie nicht zu Gesicht bekommt. Dieses Problem können Sie mit einem einfachen Knopfdruck lösen: Drücken Sie einmal auf Ihrer Tastatur die Taste für den Punkt und sofort wird der Bildschirm schwarz. Die Präsentation ist nun ausgeblendet – bis Sie erneut die Punkt-Taste drücken.
 

Grafiken gruppieren
Drücken Sie die Großschreib-Taste und halten Sie sie gedrückt. Klicken Sie die Grafiken an, die sie gruppieren möchten. Jetzt die Großtaste nicht mehr drücken. Klicken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü, das nun auf dem Bildschirm erscheint, die Menüpunkte „ausschneiden“ oder „kopieren“. Klicken Sie im Menü auf „einfügen“ und steuern Sie auf der Leiste „Neue Folie“ an. Wählen Sie das leere Autolayout. Klicken Sie auf „ok“. Eine neue Folie wurde eingefügt. Klicken Sie nun erneut auf die rechte Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt „einfügen“. Die gruppierten Grafiken werden in die neue Folie eingefügt.
 

Mit Führungslinien arbeiten
Wenn Sie Ihre Grafiken, Headlines oder Tabellen auf allen Folien immer exakt an der gleichen Stelle platzieren möchten, erleichtern Ihnen Führungslinien die Arbeit: Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Führungslinien“ – auf Ihren Folien erscheinen dann gestrichelte Linien, die Ihnen Hilfestellung bei der Ausrichtung Ihrer Felder geben. Sie können die Linien verschieben, in dem Sie mit dem Cursor auf eine Linie gehen, die Maustaste drücken und die Linie dann an die gewünschte Stelle ziehen. Solange Sie die Maustaste gedrückt halten, erscheint eine Positionsangabe der Linie – Sie können also genau erkennen, ob sich z.B. Ihre Grafik nun an der richtigen Stelle befindet.

Um eine weitere Führungslinie hinzuzufügen drücken Sie einfach „Strg“, deuten mit dem Cursor auf eine Führungslinie und ziehen diese Linie ein Stück nach oben oder zur Seite. Überzählige Linien können Sie entfernen, in dem Sie sie mit dem Cursor einfach aus der Folie schieben.
 

Inhaltsfolien erstellen
Gerade bei umfangreicheren Powerpoint-Präsentationen ist eine Inhaltsfolie, die Überschriften aller Folien enthält, sehr hilfreich. Eine derartige Folie können Sie ganz einfach erstellen: Klicken Sie auf der Menüleiste auf „Ansicht“ und dann auf den Menüpunkt „Foliensortierung“. Wählen Sie nun auf der Menüleiste „Bearbeiten“ den Unterpunkt „Alles markieren“. Klicken Sie dann auf den Icon „Inhaltsfolie“. Das Programm erstellt nun automatisch die entsprechende Folie bzw. die Folien.