Excel

Stunden und Minuten in Minuten umwandeln
Eine Stunde hat bekanntlich 60 Minuten. So weit, so gut. Doch wie viele Minuten haben acht Stunden und 43 Minuten? Im Unterschied zur Umwandlung von Metern in Zentimetern muss man gut im Kopfrechnen sein – oder einen Taschenrechner bemühen –, wenn es um derartige Zeitangaben geht.

Excel erkennt Zeitangaben durch die Eingabe eines Doppelpunkts, also "8:43", und passt die Formatierung der Zelle dann automatisch an. Was aber, wenn Sie nicht nur die Stunden und Minuten, sondern auch die Gesamtminutenzahl angeben möchten? Dann brauchen Sie eine Formel. So können Sie zum Beispiel die Stunden-/Minuten-Zeitangabe in Zelle "A1" als Minutenangabe in "B1" umrechnen lassen, wenn Sie =Stunde(A1)*60+Minute(A1) in die Zelle "B1" eintragen. Gleichzeitig müssen Sie allerdings die Zellenformatierung in „Standard“ ändern, denn sonst zeigt Excel leider, anstatt des korrekten Ergebnisses, nur „00:00“ an.
 

Inhalt einer Spalte aufteilen
Sie haben zum Beispiel in Ihrer Adressdatei die Namen und Vornamen immer in einer Spalte eingetragen. Nun stellen Sie fest, dass das nicht richtig war und Sie beide Einträge in getrennten Spalten benötigen. Anstatt jeden einzelnen Namen zu markieren, ihn auszuschneiden und dann in einer neuen Spalte einzufügen, gehen Sie besser wie folgt vor: Fügen Sie eine leere Spalte ein und markieren Sie dann die Spalte mit den Namenseinträgen. Wählen Sie im Menüpunkt „Daten" „Text in Spalten", folgen Sie dem Assistenten und klicken Sie dann auf „Fertig stellen“ – und das war’s schon.
 

Doppelte Datensätze automatisch löschen
Sie haben eine Excel-Liste mit zum Beispiel Hunderten von Adressen und möchten nun die Gewissheit haben, dass keine doppelten Datensätze enthalten sind. Das geht ganz einfach: Selektieren Sie die Spalten, über die sich die doppelten Datensätze definieren – also zum Beispiel Name, Vorname, Firma. Achtung: Wenn Sie nur „Firma“ selektieren, bleibt nur ein Datensatz pro Firma bestehen, was möglicherweise bei mehreren Ansprechpartnern nicht in Ihrem Sinne ist. Wählen Sie nun unter dem Menüpunkt „Daten“ die Unterpunkte „Filter“ und „Spezialfilter“. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf „Liste an gleicher Stelle filtern, „keine Duplikate“ und „OK“. Und schon werden alle doppelten Datensätze gelöscht.
 

Texte nicht immer wieder aufs neue tippen
Sie müssen den gleichen Text immer wieder eingeben? Dann müssen Sie ihn trotzdem nicht immer wieder tippen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Zelle, in welcher der Text stehen soll und wählen Sie dann „Auswahlliste“. Jetzt werden Ihnen die Einträge gezeigt, die Sie in dieser Spalte über der Zelle bereits eingetragen haben. Nun brauchen Sie nur noch den entsprechenden auswählen – und schon ist alles erledigt.
 

Fehler durch Runden
Sie wollen über eine Excel-Tabelle eine Rechnung erstellen. Hierzu muss zum Beispiel von jedem Einzelbetrag zuerst ein bestimmter Rabattsatz abgezogen werden, dann werden die Beträge addiert und schließlich wird von dieser Zwischensumme die Mehrwertsteuer berechnet und ebenfalls addiert. Und nun schauen Sie sich die einzelnen Beträge an und stellen fest, dass die Rechnung nicht korrekt zu sein scheint. Das kann an Rundungsfehlern liegen, denn Excel berechnet die Prozentzahlen nicht nur bis zur zweiten Stelle nach dem Komma. Um dies zu vermeiden müssen Sie einfach im Menüpunkt „Extras – Optionen –Berechnung“ das Kästchen „Genauigkeit wie angezeigt“ anklicken.
 

&-Zeichen in der Kopf- oder Fußzeile
Sie möchten in Ihrem Excel-Dokument in der Kopfzeile ein „&“ Zeichen, zum Beispiel als Teil eines Firmennamens, eingeben? Dann haben Sie ein Problem, denn Excel ignoriert das Zeichen einfach – es sei denn, Sie wenden einen Trick an: Geben Sie das Zeichen in „Benutzerdefinierte Kopfzeile“ doppelt ein – und es erscheint im Vorschaufenster und beim Ausdrucken genau so, wie Sie es haben wollten.
 

Leerzeichen in Zahlenkolonnen eingeben
Sie haben eine Excel-Liste mit langen Zahlenkolonnen. Nun möchten Sie in einzelnen Zellen nur ein Leerzeichen (-) eingeben, um deutlich zu machen, dass nicht etwa ein Eintrag fehlt, sondern dass hier keine Zahl stehen soll. Doch immer, wenn Sie die entsprechende Gedankenstrich- oder Minustaste drücken, wandelt Excel den Eintrag in eine Formel um! Dies können Sie ganz einfach dadurch vermeiden, dass Sie zuerst auf das Auslassungszeichen (’) und dann auf die Gedankenstrichtaste drücken (’-).
 

Excel-Bereiche als Grafik kopieren
Sie möchten einen bestimmten Bereich einer Excel-Datei als Grafik in eine Word-Datei einfügen? Das geht ganz einfach. Halten Sie die Taste „“ gedrückt und klicken Sie gleichzeitig auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Fenster, das Sie mit „ok“ bestätigen. Gegen Sie nun an die Stelle Ihres Word-Dokuments, an die Sie die Grafik einfügen möchten, klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie „einfügen“ – und schon sitzt die der Ausschnitt der Excel-Datei genau da, wo Sie ihn haben wollten.
 

Zahlen in Zellbereichen anpassen
Angenommen, Sie haben zum Beispiel eine Preistabelle mit vielen Positionen, und nun sollen alle Preise um 10 Prozent erhöht werden. Natürlich haben Sie keine Lust, jeden einzelnen Preis neu einzugeben. Das müssen Sie auch nicht. Schreiben Sie einfach in eine x-beliebige Zelle Ihrer Tabelle „1,1“. Kopieren Sie diesen Eintrag. Selektieren Sie dann die Spalte mit den Preisen, die geändert werden sollen. Klicken Sie auf „Bearbeiten“, dann auf „Inhalte einfügen“ und schließlich auf „Multiplizieren“. Und schon sind alle Preise auf dem neuesten Stand! Das gleiche geht natürlich auf bei Preisreduzierungen – beispielsweise um 5 Prozent. In diesem Fall geben Sie in eine Zelle „0,95“ ein und verfahren dann weiter wie oben beschrieben.
 

Seitenumbruch verändern
Sie haben eine umfangreiche Tabelle angelegt, die beim Ausdrucken mehrere Seiten umfasst. Leider beginnen die neuen Seiten nicht an den Stellen, an denen Sie es gerne hätten. Dieses Problem ist ganz einfach zu lösen: Öffnen Sie in Ihrem Menü unter „Datei“ das Feld „Seitenansicht“ und klicken Sie dann auf der Menüleiste auf „Seitenumbruch-Vorschau“. Nun erscheinen in Ihrem Dokument gestrichelte Linien, die Sie, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, nach oben oder unten verschieben können. Schieben Sie die Linie an die Stelle, an der die neue Seite beginnen soll (natürlich sollten Sie sie nicht zu weit nach unten schieben, sonst hat der Text auf der Seite keinen Platz mehr) und kehren Sie über das Menüfeld „Ansicht“ dann wieder zu Ihrer üblichen Bildschirmansicht zurück. Über „Datei“ „Seitenansicht“ können Sie kontrollieren, ob der neue Seitenumbruch Ihren Wünschen tatsächlich entspricht. Und dabei übrigens – wenn es notwendig ist – auch die Seitenränder verändern.
 

Daten automatisch sichern
Anders als bei Microsoft Word hat Excel keine Autoeinstellung, um Daten automatisch zu sichern – bei Excel 97 und 2000 sind die Speicheroptionen sogar kaum zu finden. Wir sagen Ihnen, wie es geht:

Über das Menü „Extras“ öffnen Sie das Fenster „Add-Ins-Manager“. Hier aktivieren Sie die Option „Automatisches Speichern“ und bestätigen mit „OK“. Schon haben die entsprechende Option eingerichtet, und können nun fortfahren.

Wenn Sie noch über eine sehr alte Excel-Version verfügen, verlangt das System die Installation des neuen Features. Dazu müssen Sie die Office-CD einlegen und den Installationsbefehlen folgen. Ist die Installation abgeschlossen, können Sie ganz normal weitermachen.

Öffnen Sie über die neue Option das Speichern-Fenster und stellen Sie einen beliebigen Zeitintervall ein, indem Ihre Tabelle automatisch gespeichert werden soll (zum Beispiel fünf Minuten).

Wenn Sie möchten, können Sie zusätzlich die Option „Speichern bestätigen“ markieren und damit ausschalten. Bestätigen Sie anschließend mit „OK“.

Da Excel in den älteren Ausgaben die Dateien nach der automatischen Speicherung einfach überschreibt, sollten Sie, wenn Sie ein fertiges Dokument als Vorlage benutzen, das neue nach dem Öffnen umgehend neu abspeichern – nach dem ersten Speicherintervall wird das alte Dokument sonst überschrieben und geht damit verloren.
 

Mehr Übersicht durch weniger Kommastellen
Haben Sie in einer Excel-Tabelle Formeln berechnet, stellt das Programm die Ergebnisse ganz genau bis auf die letzte Kommastelle dar. Dadurch wird die Tabelle, vor allem wenn sie entsprechend umfangreich ist, ziemlich unübersichtlich. Um trotzdem den Überblick zu bewahren, bietet Excel die Möglichkeit, überflüssige Stellen nach dem Komma manuell auszublenden, ohne das eigentliche Ergebnis zu verändern:

Markieren Sie zuerst alle Zellen der Tabelle, bei denen Sie Dezimalstellen ausblenden möchten. Dann klicken Sie auf „Dezimalstelle löschen“ in Ihrer Symbolleiste (das ist das Kästchen mit dem Pfeil und den Nullen). Drücken Sie so oft, wie Sie die Stellen verringern möchten.

Keine Sorge: Die Zahlen sind wirklich nur ausgeblendet, d.h. wenn Sie eine Zelle markieren, erscheint in Ihrem Eingabefeld immer noch die vollständige Zahl. Beachten Sie, dass Excel die Stellen nicht nur ausblendet, sondern gleichzeitig auf die nächste Ziffer auf- bzw. abrundet.

Rückgängig machen Sie die Schritte, indem Sie wieder die gewünschten Zellen markieren und so oft auf das Symbol „Dezimalstelle hinzufügen“ klicken, bis die ursprüngliche Zahl widerhergestellt ist.
 

Aus Zeilen Spalten machen
Beim Erstellen einer Excel-Tabelle passiert es leicht, dass man, nachdem man alle Werte eingetragen hat, feststellt, dass die Tabelle nicht den eigenen Anforderungen entspricht. Die Zeilen hätten eigentlich als Spalten dargestellt werden sollen und umgekehrt.

Kein Problem. Man muss die ganze Tabelle keineswegs noch mal neu erstellen. Denn es gibt eine einfache Umkehrfunktion:

Markieren Sie zuerst den Tabellenbereich, in dem Sie die Spalten mit den Zeilen tauschen möchten und kopieren Sie ihn dann in die Zwischenablage. Jetzt suchen Sie sich einen freien Bereich unter Ihrer Tabelle und markieren eine Zelle. Wichtig dabei ist: Die Zelle darf nicht im kopierten Bereich liegen und muss mindestens so groß sein, dass die neue Tabelle darin Platz hat!

Nun öffnen Sie über „Bearbeiten“ das Fenster „Inhalte einfügen“. Aktivieren Sie rechts unten die Funktion „Transponieren“. Fertig – der Vorgang ist abgeschlossen. Nun bleibt Ihnen nur noch, die alte Tabelle zu löschen – und damit wird die Neue an den richtigen Ort verschoben.
 

Druckbereiche festlegen
Bei einem Worddokument nur bestimmte Seiten zu drucken, ist in der Regel ganz einfach. Will man den Druckbereich in einem Exceldokument festlegen, um zum Beispiel nur eine Spalte oder einen Teil der jeweiligen Tabelle zu drucken, muss man Folgendes tun: Markieren Sie zuerst den Bereich, den Sie drucken möchten. Öffnen Sie im Menüpunkt „Datei“ das Feld „Druckbereich festlegen“. Und schon wird nur noch der entsprechende Bereich gedruckt.

Möchten Sie generell einen Druckbereich auch für weitere Ausdrucke festlegen, markieren Sie die gewünschte Tabelle oder Spalte und wählen Sie über „Datei“ – „Druckbereich“ die Option „Druckbereich festlegen“. Der ausgewählte Druckbereich bleibt so lange fixiert, bis Sie über die gleichen Schritte den Druckbereich wieder „aufheben“ oder neu definieren!
 

Zeilenumbrüche per Tastendruck
Oft sind die Texte, die man in eine Tabelle eintragen muss viel zu lang, um sie in eine Zeile zu schreiben. Manchmal erfordert es aber auch der Inhalt, dass man eine neue Zeile anfängt – doch ein einfaches „Enter“ reicht hier nicht.

Drücken Sie einfach an der Stelle, an der Sie einen Zeilenumbruch brauchen, die Tasten „Alt Gr“ und „Enter“ – und schon fängt die Zeile neu an.

Um nachträglich einen Zeilenumbruch einzufügen, klicken Sie zuerst auf das entsprechende Feld. Dann markieren Sie in der oberen Textleiste die Stelle, an der Sie den Umbruch vornehmen möchten und drücken Sie ebenfalls „Alt GR“ und „Enter“.
 

Zeilen-und Spaltenüberschriften fixieren
Wenn Ihre Tabelle größer als der Bildschirm ist, können Sie Zeilen- oder Spaltenbezeichnungen immer im Blick halten, wenn Sie sie fixieren.

Markieren Sie das Feld rechts neben der Zeilen- bzw. das Feld unter der Spaltenüberschrift. Um beide Überschriften beizubehalten, klicken Sie genau das Feld an, das sich unter und rechts von Ihren Überschriften befindet. Gehen Sie dann über das Menü „Fenster“ in der oberen Leiste auf die Option „Fenster fixieren“ und Ihre Überschriften bleiben auch bei großen Tabellen immer sichtbar.
 

Mit Excel Brüche schreiben
Wer versucht, in eine Excel-Tabelle einen Bruch einzutragen, wird leicht zur Verzweiflung getrieben. Gibt man nämlich beispielsweise in ein Kästchen „½“ ein, ändert das Programm die Eingabe automatisch in eine Datumsanzeige, in diesem Fall also in „01.Februar“. Für alle, die sich damit nicht stundenlang herumärgern wollen, hier der entscheidende Tipp:

Schreiben Sie einfach den Bruch in das gewünschte Kästchen, und setzen Sie aber vor die Bruchzahl eine Null und ein Leerzeichen. Ihre Eingabe sieht dann so aus: 0 ½ . Schon haben Sie die automatische Einstellung umgangen – und keine Probleme mehr.
 

Seitenränder anzeigen
Legen Sie eine Tabelle mit mehreren Spalten an, kann es passieren, dass nicht alle auf eine Seite passen und der Drucker einfach eine zweite Seite ausspuckt. Wenn Sie schon vorher wissen wollen, ob die Tabelle den festgelegten Seiteninhalt überschreitet, damit Sie in diesem Falle noch etwas ändern können, tun Sie folgendes: Klicken Sie auf „Datei“ in Ihrer Menu-Leiste und rollen Sie dann auf „Seite einrichten...“. Das Fenster bestätigen Sie einfach mit „O.K.“ und es schließt sich automatisch wieder. Nun sehen Sie am rechten und unteren Bildrand zwei gestrichelte Linien. Diese grenzen genau den Bereich ein, der später beim Druck auf eine Seite passt.

Da diese Grenzlinien nicht mitgedruckt werden, müssen Sie sie nicht deaktivieren und auf einer neuen Seite erscheinen die Linien auch nicht mehr.
 

Zellen einfügen und löschen
Wenn man im Feuereifer an einer Tabelle schreibt, kann es vorkommen, dass man vergisst, zwischen den Textelementen eine Zeile oder Spalte Abstand zu halten oder dass man eine zuviel einbaut. Um nachträglich eine Zeile oder Spalte einzufügen, markieren Sie ein Feld und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Nun rollen Sie auf die Option „Zellen einfügen“ und wählen Sie dann entsprechend zwischen „ganze Zeile“ und „ganze Spalte“ und bestätigen anschließend mit „OK“. Beachten Sie aber, dass Zeilen immer oberhalb und Spalten immer links des markierten Feldes eingefügt werden!

Falls Sie eine überflüssige Zeile oder Spalte löschen möchten, markieren Sie wieder ein Feld, klicken auf die rechte Maustaste und wählen nun die Option „Zellen löschen“. Jetzt verfahren Sie wieder nach der selben Methode wie beim Einfügen. Aber Vorsicht: Gelöscht wird immer die Zeile oder die Spalte, in der sich das von Ihnen markierte Feld befindet!
 

Überschrift auf jeder Seite der Tabelle
Klicken Sie auf der Menüleiste „Datei“ und steuern Sie aus der Liste den Menüpunkt „Seite einrichten“ an. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Reiter „Tabelle“ anklicken. Klicken Sie in das Feld „Wiederholungszeilen oben“ bzw. „Wiederholungsspalte links“. Markieren Sie nun in Ihrem Datenblatt die Zeilen bzw. Spalten, die auf jeder Seite erscheinen sollen. Klicken Sie im Dialogfenster auf „ok“.
 

Zelleninhalt kopieren
Markieren Sie die gewünschte Zelle. Drücken Sie die Tasten „Strg“ und „c“ (copy). Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in die der kopierte Zelleninhalt eingefügt werden soll. Drücken Sie die Tasten „strg“ und „v“ . Auf diese Weise können Sie auch in word Texte kopieren.
 

In einer Arbeitsmappe Tabellen anlegen
Sie können in einem Dokument mehrere Tabellen erstellen, die dann jeweils Einzelseiten Ihres Dokuments bilden. Excel bietet Ihnen bei jeder Neuerstellung eines Dokuments drei Tabellen automatisch an; Sie erkennen dies an den Reitern „Tabelle 1“, „Tabelle 2“ und „Tabelle 3“, die Sie unten an Ihrem Bildschirm sehen. Diese Tabellen können Sie ganz einfach nach Ihren Wünschen beschriften, in dem Sie einen der Reiter ansteuern, auf die rechte Maustaste drücken und dann aus der sich öffnenden Liste den Listenpunkt „Umbenennen“ ansteuern.

Wenn Sie einen neuen Reiter und somit eine weiteres Tabelle bzw. ein Blatt anlegen möchten, klicken Sie ebenfalls zuerst auf den Reiter und dann auf die rechte Maustaste. Wählen Sie aus der Liste den Listenpunkt „Verschieben/Kopieren“ und dann auf der sich neu öffnenden Liste den Ort, an dem das neue Blatt eingefügt werden soll. Klicken Sie auf das Feld „Kopie erstellen“ und bestätigen Sie alles mit „OK“. Eine neue Tabelle bzw. ein neues Blatt wurde eingefügt, das Sie nun entsprechend – wie beschrieben – beschriften können.
 

Mehrwertsteuer berechnen
Wie rechnet man auf einem Nettobetrag den Bruttobetrag herauf?

Angenommen, in Zelle B1 steht der Nettobetrag, in Zelle B2 der Mehrwertsteuersatz. Den Bruttobetrag können Sie berechnen, in dem Sie folgende Formel in die gewünschte Zelle eintragen:

= B1+B1*B2

Und wie rechnet man aus einem Brutto- den Nettobetrag heraus?

Angenommen, in Zelle B2 steht der Mehrwertsteuer-Prozentsatz und in Zelle B3 der Bruttobetrag. Den Nettobetrag können Sie berechnen, in dem Sie folgende Formel in die gewünschte Zelle eintragen:

= B2/(1+B1)