Pressearbeit: agieren und reagierenEin gutes Image ist wichtig – ob im Hinblick auf die Kundengewinnung
oder die Suche nach neuen Mitarbeitern. Regelmäßige gute Pressearbeit
kann einen bedeutenden Beitrag leisten, das Unternehmen in der
Öffentlichkeit positiv darzustellen – und das zu erträglichen Kosten.
Deshalb sollte man den Kontakt zu Journalisten pflegen und bei allen
Aktivitäten immer auch überlegen, ob es sich nicht lohnen würde, die
Presse darüber zu informieren.
Auf jeden Fall ist es sinnvoll, jede Möglichkeit zu nutzen, mit
Pressevertretern zusammenzutreffen, um einen persönlichen Kontakt
aufzubauen. Und das gilt für Mitarbeiter, die mit der Pressearbeit
betraut sind ebenso, wie für die Chefs der Unternehmen – die Sie als
Sekretärin oder Sachbearbeiterin auf entsprechende Termine hinweisen
können. So können zum Beispiel die Mitarbeit im Gemeinderat oder die
Mitgliedschaft bei Berufsverbänden, die Anwesenheit bei lokalen
Ereignissen oder bei Empfängen und Fachtagungen sehr nutzbringend sein.
Neuigkeiten nach außen tragen
Die Presse berichtet nur, wenn es etwas zu berichten gibt. Und die
Öffentlichkeit kann nur wahrnehmen, was ihr zu Ohren (oder zu Augen)
kommt. Sie sollten also nicht im Verborgenen arbeiten, sondern
Neuigkeiten auch nach außen tragen. Viele meinen, über Ihr Unternehmen
gäbe es nichts Berichtenswertes.
Das stimmt selten, sondern lässt sich meist auf die eigene
„Betriebsblindheit“ zurückführen. So könnten Sie zum Beispiel die
(Fach-)Presse informieren, wenn Ihr Unternehmen
- überdurchschnittlich viele Praktikanten oder Auszubildende beschäftigt,
- einen Mitarbeiter so gut ausgebildet hat, dass er zu den Besten seines
Jahrgangs gehört,
- einen neuen großen Auftrag akquiriert hat,
- auf besondere Aktivitäten im Umweltschutz oder Engagement im sozialen
Bereich verweisen kann,
- seinen Mitarbeitern besondere Sozialleistungen bietet,
- sich über ein besonders erfolgreiches Jahr freuen kann,
- neue Räume bezieht,
- Mitarbeiter einstellt,
- ein Jubiläum feiert.
Natürlich kann man auch Anlässe schaffen, um die Aufmerksamkeit der
Öffentlichkeit auf sich zu ziehen, zum Beispiel einen Tag der Offenen
Tür oder eine Kunstausstellung in den Geschäftsräumen.
Pressemitteilungen verfassen
Wer eine Pressemitteilung formulieren muss, sollte sich in die Lage der
Adressaten – also der Journalisten – versetzen. Diese haben in der Regel
wenig Zeit und deshalb meistens auch wenig Geduld. Eine Presseerklärung
muss folglich so formuliert sein, dass der Redakteur möglichst schnell
erfährt, um was es geht und mit relativ wenig Zeitaufwand einen Artikel
daraus verfassen kann. Doch was bedeutet das konkret?
Beginnen Sie auf keinen Fall mit langen Erklärungen, die auf die
eigentliche Neuigkeit hinführen. Fallen Sie vielmehr mit der Tür ins
Haus: Zuallererst müssen die wichtigsten Nachrichten kommen. Erst dann
können ergänzende Informationen folgen. Nur wenn bereits in der ersten
Zeile Ihrer Mitteilung das Interesse des Journalisten geweckt wird,
können Sie darauf hoffen, dass er Ihren Text bis zum Ende liest.
Beschränken Sie sich auf ein Thema – also zum Beispiel das
Firmenjubiläum oder den Tag der Offenen Tür – und widerstehen Sie der
Versuchung, bei der Gelegenheit auch gleich noch alle möglichen anderen
Botschaften unterzubringen. Die gesamte Presseinformation sollte in der
Regel nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein.
Eine Seite: das heißt nicht, dass Sie diese von links oben bis rechts
unten engzeilig voll schreiben dürfen. Kennzeichnen Sie Ihren Text als
Pressemitteilung, versehen Sie ihn mit einer knackigen Headline,
gliedern Sie ihn durch Absätze und lassen Sie auf allen Seiten einen
angemessenen Rand frei. Denn nur eine ansprechende Aufmachung lädt zum
Lesen ein.
Trotzdem sollten Sie alle wichtigen Informationen (das sind im
Wesentlichen die berühmten „fünf Ws“: Was, wann, wer, wo, warum)
unterbringen. Die wenigsten Redakteure nehmen sich Zeit für langwierige
Recherchen – gehen Sie also davon aus, dass auch Ihre Adressaten eher
nicht bei Ihnen nachforschen werden. Fügen Sie am Ende Ihrer Mitteilung
(kurz und knapp) die wesentlichen Facts & Figures Ihres Unternehmens an
und vergessen Sie nicht, den Namen und die Telefonnummer eines
Ansprechpartners zu nennen.
Ihre Angaben müssen nachprüfbar sein und der Wahrheit entsprechen. Sie
können in Teufels Küche kommen, wenn Sie nicht über das schreiben was
ist, sondern über das, was Sie gerne hätten. Schreiben Sie trotzdem
nicht zu „trocken“. Lockern Sie das Ganze durch direkte Rede, die als
Zitat wiedergegeben werden kann, auf. Bieten Sie Fotos zum Abdruck an.
Bevor Sie Ihre Mitteilung versenden, sollten Sie Ihren Verteiler auf
einen aktuellen Stand bringen. Gab es Wechsel in den Redaktionen? In
wessen Ressort fällt die Info – betrifft sie die Lokal- oder eher die
Wirtschaftsredaktionen? Haben Sie die entsprechenden Ansprechpartner
namentlich aufgenommen?
Ist die Presseerklärung dann schlussendlich draußen, können Sie das
Kapitel trotzdem noch nicht schließen. Denn nun heißt es
nachtelefonieren. Rufen Sie in den Redaktionen an, erkundigen Sie sich,
ob sie angekommen ist und bieten Sie Ihre Hilfe bei Fragen an.
Wenn Journalisten anrufen....
.... sollten Sie sie bevorzugt behandeln. Beantworten Sie Fragen nur,
wenn Sie dazu befugt sind und kompetent Auskunft geben können. Ansonsten
sollten Sie den Anrufer sofort mit Ihrem Chef oder dem Pressereferenten
bzw. der Referentin verbinden. Sollte dies nicht möglich sein, dann
sorgen Sie dafür, dass der Rückruf sicher und so schnell wie möglich
erfolgt. Nichts ist so alt wie die Nachricht von gestern – und wenn
Fragen eines Journalisten erst nach Tagen beantwortet werden, ist es
meistens zu spät. Verlassen Sie sich nie darauf, dass der
Pressevertreter sich nochmals bei Ihnen meldet. In den Redaktionen geht
es hektisch zu. Und wenn Ihr Unternehmen zu langsam reagiert, dann gibt
es bestimmt andere, die sich freuen, wenn sie über sich in der Zeitung
lesen.
Bildquelle: snygo.com
