Tagungshotels auswählenIhr Chef hat Sie mit der Aufgabe betraut, für eine Schulung oder eine
Vorstandsklausur ein Tagungshotel auszuwählen und zu buchen. Die
Veranstaltung soll mehrere Tage dauern. Es geht also nicht nur um
passende Seminarräume, sondern auch um Übernachtungsmöglichkeiten.
Außerdem muss das Hotel den Ansprüchen der Teilnehmer genügen.
Überlegen Sie sich vor der Buchung deshalb genau, welche Ansprüche Sie
an den Tagungsort haben, und erstellen Sie am besten eine Liste, in der
Sie Ihre Prioritäten in einem Ranking verdeutlichen.
Doch wo findet man das passende Ambiente? Da beinahe jedes Hotel
Tagungsräume anbietet ist die Auswahl riesig – und damit nahezu
unüberschaubar.
Wer suchet, der findet
Natürlich ist das perfekte Tagungshotel auch eine Frage des Budgets.
Wenn Sie über einen ausreichend großen Etat verfügen, können Sie sich an
eine Eventagentur wenden, die dann die Organisation für Sie übernimmt.
Erheblich preisgünstiger kommt natürlich die eigene Planung.
Wenn Sie noch ganz unentschlossen sind oder Ihr Unternehmen über
keinerlei Erfahrung mit Tagungshotels verfügt, schauen Sie doch mal ins
Internet. Hier finden Sie zum Beispiel bei Google unter dem Stichwort
„Tagungshotels“ Tausende von Einträgen, entweder direkt von Hotels oder
von Datenbanken, die Listen mit Locations anbieten.
In Buchläden oder im Zeitschriftenhandel können Sie Tagungsplaner
kaufen. Achten Sie dabei aber auf eine aktuelle Ausgabe, damit die
angegebenen Preise und Angebote auch stimmen.
Wenn der Ort der Tagung feststeht, können Sie die Touristenbüros oder
das Stadtmarketing um Hilfe bitten. Dort verfügt man über entsprechendes
Infomaterial und berät Sie gerne.
Doch für welche Buchungsart Sie sich auch immer entscheiden: Achten Sie
auf seriöse Angebote, unabhängige Hotelbewertungen und schauen Sie sich
das Hotel, für das Sie sich entscheiden, auf jeden Fall vorher
persönlich genau an – nur dann wird die Tagung ein Erfolg.
Auf was es bei einem Tagungshotel ankommt
Die Auswahl Ihres Tagungshotels richtet sich natürlich nicht nur nach
Ihrem Etat, sondern auch nach der Zielgruppe: Sollen Auszubildende
geschult werden? Oder wird das oberste Management anreisen? Komfort und
Ambiente müssen passen – auch zum Image Ihres Unternehmens.
Besonders wichtig sind die Tagungsräume, schließlich werden die
Teilnehmer hier viele Stunden verbringen. Deshalb dürfen sie nicht zu
klein sein und sollten über Tageslicht verfügen. Kann es passieren, dass
während der Tagung spontan kleinere Arbeitsgruppen gebildet werden?
Bedenken Sie, dass Sie dann dafür entsprechende Nebenräume brauchen.
Auch die technische Ausstattung ist wichtig. Tageslichtprojektoren,
Flipcharts, Beamer und Leinwände sollten in jedem Fall ausreichend
vorhanden sein.
Für die Pausen sollten Sie einen extra Raum einplanen, damit die
Teilnehmer mal Tapetenwechsel bekommen und Ihren Kuchenteller nicht
zwischen die Tagungsunterlagen stellen müssen. Außerdem kann
währenddessen der Tagungsraum gelüftet und aufgeräumt werden. Verhandeln
Sie mit der Hotelleitung eine Tagungspauschale, die Speisen und Getränke
beinhaltet. In der Regel verfügen Hotels über entsprechende
Angebotsmappen. Achten Sie auf leichte Kost. Wer den ganzen Tag sitzen
muss und mittags Schweinshaxe mit Sauerkraut vorgesetzt bekommt, wird
nachmittags Mühe haben, die Augen offen zu halten.
Eine Tagung dient immer auch dazu, dass sich die Kollegen besser kennen
lernen. Auch deshalb sollte Ihr Hotel über eine Bar verfügen. Dann
können die Teilnehmer abends noch zusammensitzen und den Tag Revue
passieren lassen – und verteilen sich nicht in umliegenden Kneipen und
Gasthäusern.
Je offener das Ambiente, um so offener sind auch die Köpfe der
Teilnehmer – und um so erfolgreicher wird die Tagung. In dunklen, engen
Räumen entsteht keine kreative Atmosphäre. Wer seinen Blick auch mal aus
dem Fenster ins Grüne schweifen lassen oder in der Pause durch den Park
spazieren kann, wird eingefahrene Denkmuster leichter verlassen.
Wenn Ihr Hotel über ein Schwimmbad oder einen Wellnessbereich verfügt,
ist das sicher von Vorteil. Es tut gut, wenn man abends noch ein paar
entspannende Bahnen schwimmen kann. Falls Ihr Etat es erlaubt, sollten
Sie daher auch dieses Kriterium in Ihre Entscheidung miteinbeziehen.
Schauen Sie sich auf jeden Fall die Zimmer an. Sind sie ruhig? Verfügen
sie über einen Schreibtisch, falls abends noch „Hausaufgaben“ zu
erledigen sind? Entsprechen Sie bezüglich der Ausstattung Ihren
Ansprüchen und Wünschen?
Es muss kein Nachteil sein, wenn sich das Hotel nicht in unmittelbarer
Nähe des Firmensitzes befindet. Denn dann kommt niemand auf die Idee,
abends doch noch nach Hause zu fahren oder mal schnell im Büro
vorbeizuschauen. Und das ist Bedingung für eine konzentrierte Arbeit.
Trotzdem muss das Hotel natürlich für alle gut erreichbar sein.
